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Office Manager (m/w/d)

XDi - Experience Design Institut GmbH

Role overview

Qualifications

  • Completed commercial training or comparable qualification with relevant work experience in customer-oriented fields
  • Experience in building and maintaining sustainable customer relationships
  • Structured working style with the ability to prioritize tasks independently
  • Fluent in German and English, both written and spoken

Responsibilities

  • Consultation of interested parties and participants regarding funding opportunities and suitable training offers
  • Active support and follow-up of interested parties to promote course enrollments
  • Communication with interested parties, participants, and trainers via phone, video, and email in both German and English
  • Administrative handling of online and on-campus seminars to ensure smooth operations

Key facts

Hard skills

Project Management Customer Relationship Management Tool Management Accounting Transitional Bilingual Education

Other skills

  • Consulting
  • Communication
  • Virtual Collaboration
  • Prioritization
  • Problem Solving

About the company

XDi - Experience Design Institut GmbH logo

XDi - Experience Design Institut GmbH

Beim XDi - Experience Design Institut erwerben Sie schnell praxisnahe Skills in den Bereichen UX Design, Produktmanagement, Digital Marketing und Data & KI. Sind Sie arbeitssuchend gemeldet oder von Arbeitslosigkeit bedroht und suchen Ihren Traumjob? Mit unseren geförderten Weiterbildungen stehen Ihnen alle Türen in zukunftssichere Branchen offen. Beantragen Sie jetzt Ihren Bildungsgutschein bei der Agentur für Arbeit oder beim Jobcenter und starten Sie durch. Für Mitarbeiter, Führungskräfte und Freiberufler, die sich in kurzer Zeit benötigte Skills aneignen wollen, bieten wir gezielte offene Live Online- und Präsenzseminare in den Bereichen UX Design & UI Design, Design Thinking & Service Design sowie Produktmanagement & Agile Methoden. Unsere Seminare werden in Zusammenarbeit mit Branchenexperten entwickelt und auf die Anforderungen des Marktes abgestimmt. Sie erwerben alle fachlichen Kompetenzen, die Sie für Ihren Job benötigen. Wir schulen Ihre Teams mit maßgeschneiderten Inhouse-Seminaren für Ihre Firma. Auf individuelle Bedürfnisse abgestimmt, online oder in Ihren Räumlichkeiten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter von uns schulen und die Agentur für Arbeit übernimmt durch das Qualifizierungschancengesetz bis zu 100% der Weiterbildungskosten und 75% des Gehalts. Mit unserem R-O-T-Konzept (Recruiting, Onboarding & Training) vermitteln und integrieren wir begehrte Talente aus unserem Pool und trainieren neue Mitarbeiter, sodass sie sofort einsatzbereit sind. Wir befähigen Menschen, Teams und Organisationen durch innovative, flexible und pragmatische Ausbildungs- und Rekrutierungsprogramme. Wir gestalten erfolgreiche Karrieren, formen starke Teams und tragen zur positiven Transformation von Unternehmen bei.

Company details

Company size11 - 50

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Job description

Deine Aufgaben

  • Beratung von Interessierten und Teilnehmenden zu Fördermöglichkeiten und passenden Weiterbildungsangeboten
  • Aktive Betreuung und Nachverfolgung von Interessenten zur Förderung von Kursanmeldungen sowie zur Sicherstellung einer hohen Auslastung der Weiterbildungsangebote
  • Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmenden und Trainer:innen per Telefon, Video und E-Mail in deutscher und englischer Sprache
  • Mitarbeit bei der vorbereitenden Buchführung mit Fokus auf Buchungslogiken, Zahlungsabgleich, offene Posten sowie Kostenstellen-Logik und deren Auswertung
  • Eigenständige Planung und Umsetzung ausgewählter Projekte zur Weiterentwicklung unserer Kundenkommunikation und Sichtbarkeit unserer Weiterbildungsangebote sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen und Messen, online wie vor Ort
  • Administrative Abwicklung von Online- und On-Campus-Seminare einschließlich Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Deine Eigenschaften

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch einschlägige Berufserfahrung in kundenorientierten Tätigkeitsfeldern
  • Erfahrung im Aufbau und der Pflege nachhaltiger Kundenbeziehungen sowie ein gutes Verständnis für kundenorientierte Beratungs- und Vertriebsprozesse
  • Strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und auch bei parallelen Anforderungen eine hohe Service- und Ergebnisorientierung sicherzustellen
  • Beratungsorientierte Gesprächsführung mit Interessierten oder Kunden bis zum Abschluss, ergänzt durch Erfahrung im Bildungsträgerumfeld – insbesondere im Umgang mit der Agentur für Arbeit sowie deren Zertifizierungs- und Förderprozessen
  • Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsumgebungen sowie Erfahrung in der vollständig remote organisierten Zusammenarbeit
  • Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, vorzugsweise mit Addison oder vergleichbaren Systemen 
  • Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Technologien, insbesondere im produktiven Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag
  • Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen

Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Beratung und Betreuung unserer Interessierten und Teilnehmenden: Du begleitest sie entlang des gesamten Prozesses, erkennst ihre Anliegen und entwickelst pragmatische Lösungen. 
Bei uns hast du die Möglichkeit, Abläufe eigenverantwortlich mitzugestalten, Projekte voranzutreiben und den Kontakt zu unseren Kundinnen und Kunden aktiv zu optimieren.
Idealerweise bringst du Erfahrung in beratungsorientierten Gesprächen, Kundensupport oder vertriebsnahen Strukturen mit, um unsere Weiterbildungsangebote professionell zu vermitteln.
Wenn du Wert auf kurze Entscheidungswege, selbstständiges Arbeiten in einem vollständig remote organisierten Umfeld und ein motiviertes Team legst, bist du bei uns genau richtig.

Die Position ist in Teil- oder Vollzeit (mindestens 30 Stunden/Woche) zu besetzen.

Wir bieten

  • Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Projekte, bei denen du wirklich etwas bewegen kannst
  • 100% Remote: Arbeite, wo du willst – mit flexiblen Arbeitszeiten und echter Work-Life-Balance
  • Ein motiviertes, kollegiales Team, das dich herzlich aufnimmt und gemeinsam Erfolge feiert
  • Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
  • Sinnvolle Aufgaben: Trage aktiv dazu bei, Menschen in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen
  • Raum für deine Ideen: Bringe dich ein, gestalte Prozesse mit und treibe Innovationen voran
  • Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, inklusive Bildungsurlaub und Zugang zu digitalen Lernplattformen
  • Moderne Ausstattung (z.B. MacBook) und Arbeiten mit den neuesten digitalen Tools 

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MR

Marcus Rivera

Chief Revenue Officer

m.rivera@company.com
linkedin.com/in/marcusrivera
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