Office Manager (m/w/d)

Deine Aufgaben

• Beratung von Interessierten und Teilnehmenden zu Fördermöglichkeiten und passenden Weiterbildungsangeboten
• Aktive Betreuung und Nachverfolgung von Interessenten zur Förderung von Kursanmeldungen sowie zur Sicherstellung einer hohen Auslastung der Weiterbildungsangebote
• Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmenden und Trainer:innen per Telefon, Video und E-Mail in deutscher und englischer Sprache
• Mitarbeit bei der vorbereitenden Buchführung mit Fokus auf Buchungslogiken, Zahlungsabgleich, offene Posten sowie Kostenstellen-Logik und deren Auswertung
• Eigenständige Planung und Umsetzung ausgewählter Projekte zur Weiterentwicklung unserer Kundenkommunikation und Sichtbarkeit unserer Weiterbildungsangebote sowie Mitwirkung bei Veranstaltungen und Messen, online wie vor Ort
• Administrative Abwicklung von Online- und On-Campus-Seminare einschließlich Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Deine Eigenschaften

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, ergänzt durch einschlägige Berufserfahrung in kundenorientierten Tätigkeitsfeldern
• Erfahrung im Aufbau und der Pflege nachhaltiger Kundenbeziehungen sowie ein gutes Verständnis für kundenorientierte Beratungs- und Vertriebsprozesse
• Strukturierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Aufgaben eigenständig zu priorisieren und auch bei parallelen Anforderungen eine hohe Service- und Ergebnisorientierung sicherzustellen
• Beratungsorientierte Gesprächsführung mit Interessierten oder Kunden bis zum Abschluss, ergänzt durch Erfahrung im Bildungsträgerumfeld – insbesondere im Umgang mit der Agentur für Arbeit sowie deren Zertifizierungs- und Förderprozessen
• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsumgebungen sowie Erfahrung in der vollständig remote organisierten Zusammenarbeit
• Idealerweise Erfahrung in der vorbereitenden Buchhaltung, vorzugsweise mit Addison oder vergleichbaren Systemen 
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und neuen Technologien, insbesondere im produktiven Einsatz KI-gestützter Anwendungen im Arbeitsalltag
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen

Wir bieten

• Viel Gestaltungsspielraum und abwechslungsreiche Projekte, bei denen du wirklich etwas bewegen kannst
• 100% Remote: Arbeite, wo du willst – mit flexiblen Arbeitszeiten und echter Work-Life-Balance
• Ein motiviertes, kollegiales Team, das dich herzlich aufnimmt und gemeinsam Erfolge feiert
• Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein wertschätzender Umgang auf Augenhöhe
• Sinnvolle Aufgaben: Trage aktiv dazu bei, Menschen in ihrer Weiterentwicklung zu unterstützen
• Raum für deine Ideen: Bringe dich ein, gestalte Prozesse mit und treibe Innovationen voran
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, inklusive Bildungsurlaub und Zugang zu digitalen Lernplattformen
• Moderne Ausstattung (z.B. MacBook) und Arbeiten mit den neuesten digitalen Tools