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Office & Event Koordinator:in

Coopers Group AG

Role overview

Summary

This role is for an Office & Event Coordinator responsible for planning and executing events and managing administrative tasks. You will work closely with the admin team and support the development of trainees, ensuring smooth operations at the location.

Qualifications

  • Completed commercial training or comparable qualification or professional experience.
  • Several years of professional experience in administration, secretarial work, or an assistant role.
  • Very good German and English language skills, both written and spoken.
  • Preferred: Experience as a practical trainer or motivation to take on this responsibility, practical trainer certificate
  • Preferred: Experience in organizing events and administrative processes

Responsibilities

  • Plan and organize customer events and internal activities at the location
  • Coordinate general facility and service tasks, including office supply management and visitor badges
  • Support all administrative and organizational matters of the location
  • Manage internal communication, including newsletters and employee lists

Key facts

  • Remote from: Anywhere
  • Fixed term
  • German

Hard skills

Other skills

  • Microsoft Office
  • Mentorship
  • Organizational Skills
  • Multitasking
  • Communication

About the company

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Coopers Group AG

  • 51–200
Welcome to Coopers! We are a Swiss recruiting agency with a global reach. We support well-known organisations by finding managers and specialists in the areas of Information Technology, Engineering and Life Sciences. We are a competent partner in recruiting and help our clients finding the right personalities with the expertise they need and with the attitude that fits best with their company culture. Coopers supports candidates throughout the entire application process. Our work is not finished once we have successfully placed a person – we focus on a long-term partnership with our candidates. We care about our people. Whether candidates need support to find a place to live or need help with other administrational issues, our team is thinking outside the box and has a reputation for always having an answer. We believe that there are no problems – only solutions! Would you like to know more? Please get in contact with us. We are looking forward to hearing from you. Your Coopers Team PS: We can also support your international recruiting projects as we are the Swiss representative of the international recruiting and executive search network Talentor International. All infos can be found on our homepage coopers.ch
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Job description

................

Für unseren Kunden in Schaffhausen, suchen wir eine:n erfahrene:n, motivierte:n und aufgeschlossene:n Office & Event Koordinator:in.

Deine Aufgaben:

  • Planung, Organisation und Durchführung von Kundenevents sowie internen Veranstaltungen am Standort
  • Koordination allgemeiner Facility- und Serviceaufgaben, einschliesslich Büromaterialverwaltung, Getränkeversorgung und Besucherbadges
  • Unterstützung bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Anliegen des Standorts
  • Verantwortung für die interne Kommunikation, insbesondere die Erstellung von Newslettern, Aushängen sowie die Pflege von Mitarbeitendenlisten und E-Mail-Verteilern
  • Enge Zusammenarbeit mit dem Admin-Team und gegenseitige Stellvertretung in den Bereichen Eventorganisation und interne Kommunikation
  • Begleitung und Betreuung der KV-Lernenden als Praxisausbildnerin sowie Unterstützung in ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung

Dein Profil:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. Berufserfahrung
  • Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, im Sekretariat oder in einer Assistenzfunktion
  • Erfahrung als Praxisausbildner:in oder Motivation, diese Verantwortung zu übernehmen und sich entsprechend weiterzuentwickeln, Praxisbildner:in-Zertifikat von Vorteil
  • Erfahrung in der Organisation von Events und administrativen Abläufen von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit MS Office
  • Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
  • Fähigkeit, verschiedene Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren
  • Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

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