Executive Assistant (m/w/d)

100% Remote / vor Ort Hamburg - Freiberuflich / Festangestellt - 25-40h/Woche

Über ProviPanda

ProviPanda ist ein wachsendes HR-Tech-Startup und die größte Sales-Job-Plattform im DACH-Raum. Unser Team aus 15 Mitarbeitenden arbeitet daran, den Sales-HR-Markt zu revolutionieren und neu zu denken.

Deine Aufgaben

Operations & Executive Support

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft: Organisation, Koordination, Follow-ups

• Du behältst Prozesse, Deadlines und To-dos im Blick und treibst sie voran

• Du bist Ansprechpartnerin für das Team und hilfst, interne Abläufe zu verbessern und zu automatisieren

HR-Support

• Du betreust Onboardings und Offboardings von der Vertragsvorbereitung bis zur Zugangsverwaltung

• Du pflegst Personalakten und Mitarbeiterdaten

• Du unterstützt im Recruiting-Prozess, etwa bei Terminen und Bewerberkommunikation

Vorbereitende Buchhaltung

• Du bereitest die laufende Buchhaltung vor: Belege sortieren, zuordnen und prüfen

• Du verwaltest Ausgaben und Karten in Moss

• Du bereitest Daten für die Steuerberatung und die DATEV-Übergabe auf

Das bringst du mit

• Erste Berufserfahrung als Assistenz, in Operations, Office Management oder einer ähnlichen Rolle

• Praktische Erfahrung in vorbereitender Buchhaltung und HR-Themen, du hast beides schon gemacht

• DATEV ist für dich kein Fremdwort, Moss und Slack kennst du oder findest dich schnell zurecht

• Technische Affinität: Du arbeitest gern mit digitalen Tools und denkst in Prozessen

• Eine sehr hohe Auffassungsgabe und eine eigenständige, strukturierte Arbeitsweise

• Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch ist ein Plus

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung

• Viel Gestaltungsspielraum in einem schnell wachsenden Unternehmen

• Flexibles Modell: Freelance mit 30 Std./Woche oder Festanstellung mit 30–40 Std./Woche

• Kurze Entscheidungswege, ein dynamisches Team und echte Entwicklungsmöglichkeiten

• Start ab sofort

Interesse?

Schick uns deinen Lebenslauf und ein paar Sätze dazu, warum du genau die/der Richtige bist. Gib bitte auch an, ob du als Freelancerin oder in Festanstellung starten möchtest und wann du anfangen kannst.