HR Admin Specialist

Location: Bucharest

Position level: I

Mandatory language: Romanian & English

Descrierea pozitiei 

Suntem în căutarea unui Employee Services Specialist care să ofere suport operațional în administrarea de personal și în procesele HR, asigurând respectarea legislației muncii, a procedurilor interne și a standardelor de calitate în relația cu angajații. 

Poziția raportează către Employee Services Manager România și presupune colaborarea constantă cu angajați, manageri, echipe locale și regionale, precum și cu furnizori externi. 

În acest rol, vei contribui direct la o experiență corectă și eficientă pentru angajați, la menținerea conformității proceselor de administrare de personal și la simplificarea și digitalizarea activităților HR. 

Responsabilități principale:

• Gestionează documentația aferentă angajărilor, modificărilor, suspendărilor și încetărilor contractelor individuale de muncă, în conformitate cu cerințele legale și procedurile interne. 

• Verifică documentele, urmărește respectarea termenelor și semnalează sau escaladează eventualele neconcordanțe. 

• Asigură înregistrarea corectă și la timp în REGES a angajărilor, modificărilor, suspendărilor și încetărilor contractelor individuale de muncă. 

• Menține dosarele de personal complete, corecte și conforme și administrează arhiva aferentă angajaților activi și foștilor angajați. 

• Actualizează datele în SAP, SuccessFactors și în alte sisteme HR relevante și efectuează verificări periodice pentru a asigura acuratețea și coerența informațiilor. 

• Întocmește sau verifică adeverințele solicitate de angajați, inclusiv documentele necesare pentru pensionare și alte scopuri administrative. 

• Oferă suport în administrarea concediilor de odihnă, concediilor medicale, suspendărilor și altor absențe, verificând documentele și asigurând înregistrarea corectă și la timp a informațiilor. 

• Monitorizează perioadele de probă, contractele pe durată determinată și alte termene relevante și inițiază la timp acțiunile necesare. 

• Sprijină administrarea beneficiilor acordate angajaților, precum tichetele de masă, abonamentele medicale, asigurările de viață și alte beneficii. 

• Oferă suport, atunci când este necesar, pentru Kronos, me@Nestlé și alte platforme interne. 

• Gestionează solicitările de administrare de personal primite prin canalele interne și asigură răspunsuri clare, corecte și la timp către angajați și partenerii interni. 

• Pregătește rapoarte și verificări periodice și oferă suport pentru audituri interne sau externe și pentru solicitări din partea autorităților, atunci când este necesar. 

• Respectă cerințele privind protecția datelor cu caracter personal, confidențialitatea și termenele de păstrare a documentelor. 

• Identifică oportunități de simplificare, standardizare și digitalizare a proceselor HR operaționale și contribuie la implementarea îmbunătățirilor. 

Cum poti avea succes?

• Minimum 5 ani de experiență în administrarea de personal, relații de muncă sau procese HR operaționale. 

• Cunoștințe solide de legislația muncii și capacitatea de a aplica prevederile legale în activitatea curentă. 

• Experiență practică în utilizarea REGES și în gestionarea documentelor aferente raporturilor de muncă. 

• Experiență în administrarea, verificarea și arhivarea documentelor și dosarelor de personal. 

• Studii superioare

• Experiență în administrarea beneficiilor acordate angajaților, precum tichete de masa, abonamente medicale, asigurari de viata sau alte beneficii. 

• Cunoștințe bune de limba engleză, necesare pentru comunicarea scrisă și verbală cu echipe regionale. 

• Cunoștințe bune de Microsoft Excel și experiență în utilizarea sistemelor HR. 

• Atenție la detalii, acuratețe și respectarea confidențialității datelor. 

 Constituie avantaj 

• Certificarea de Inspector/Referent Resurse Umane. 

• Experiență în utilizarea SAP și SuccessFactors. 

• Experiență în gestionarea situațiilor personalului din afara Uniunii Europene și a proceselor de imigrare. 

• Familiaritate cu procesele de salarizare și cu activitățile conexe. 

• Experiență într-o organizație multinațională, în colaborarea cu furnizori externi. 

Ce oferim?

• O cultura care promoveaza incluziunea, diversitatea si inovarea
• Mediu de lucru international
• Work from Home - abordare hibrida si flexibila
• Pachet salarial atractiv si bonus anual de performanta
• Bonus de Craciun si de Paste
• Abonament medical pentru angajatii nostri si sotul/sotia si copiii acestora
• Birou modern
• Cafea si fructe
• Abonament Bookster
• Programul Pets@work.
• Programe de "Mental health"
• Zile de concediu in plus care cresc odata cu senioritatea in Nestlé

La Nestlé, procesul nostru de recrutare este ghidat de respect, incluziune si sanse egale pentru toti candidatii. Incurajam persoanele cu dizabilitati sa aplice si oferim, in mod confidential, suport adaptat pe parcursul interviurilor, evaluarilor si integrarii in echipa. Alatura-te Nestlé si fii parte dintr-o cultura definita de respect, incluziune si echitate. Angajamentul nostru fata de aceste valori asigura ca fiecare persoana sa se simta apreciata si respectata.