Analista de Gestión Documental

Objetivo del cargo

Gestionar, organizar y controlar la documentación física y digital de la organización, garantizando su integridad, trazabilidad, actualización y disponibilidad, mediante la implementación de buenas prácticas de gestión documental y herramientas tecnológicas que optimicen los procesos administrativos y operativos.

Principales responsabilidades

• Administrar, clasificar y organizar documentos físicos y digitales, asegurando su correcto almacenamiento y disponibilidad.

• Ejecutar procesos de digitalización, indexación, archivo y actualización documental.

• Gestionar sistemas de administración documental, garantizando el adecuado registro, control de versiones y trazabilidad de la información.

• Implementar procedimientos de gestión documental, conservación y disposición de archivos.

• Controlar el acceso a documentos, garantizando la confidencialidad y seguridad de la información.

• Realizar seguimiento a la vigencia, actualización y cumplimiento de requisitos documentales.

• Elaborar reportes e indicadores relacionados con el control y la gestión documental.

• Identificar oportunidades de mejora y automatización de procesos documentales.

• Brindar soporte a las diferentes áreas en la búsqueda, recuperación y administración de documentos.

• Apoyar auditorías internas y externas mediante la preparación y disponibilidad de evidencias documentales.

Requisitos del perfil

• Técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental, Archivística, Administración, Sistemas de Información o carreras afines.

• Mínimo 2 años de experiencia en gestión documental, administración de archivos o control de documentación.

• Experiencia en organización, digitalización, clasificación e indexación documental.

• Conocimiento de sistemas de gestión documental (DMS/ECM).

• Manejo de Microsoft Office, Excel y herramientas de almacenamiento digital.

• Experiencia en Microsoft SharePoint, OneDrive o plataformas similares (deseable).

• Conocimientos de control de versiones, trazabilidad, seguridad y confidencialidad documental.

• Familiaridad con procesos de automatización documental, Microsoft Power Automate o Power Platform (deseable).

Competencias clave

Organización, atención al detalle, pensamiento analítico, confidencialidad, orientación a resultados, planificación, capacidad de seguimiento, comunicación efectiva y mejora continua.

Conocimientos valorados

• Microsoft SharePoint y Power Platform.

• Gestión electrónica de documentos y flujos de aprobación.

• Normativas y buenas prácticas de gestión documental.

• Automatización de procesos y transformación digital.

• Indicadores de calidad y cumplimiento documental.

Agregar modalidad y compensaciónIncluir dependencia y stakeholders