Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz (m|f|d)

Verantwortlichkeiten

Bewerbungsfrist 24.04.2026

Die Buchhaltungs- & Verwaltungsassistenz unterstützt die Finanzprozesse, Projektdokumentation und ausgewählte Personalaufgaben bei FCA. In enger Zusammenarbeit mit dem Operations-Team stellt die Rolle sicher, dass finanzielle Abläufe reibungslos und regelkonform funktionieren, Dokumentationspflichten erfüllt werden und interne Prozesse effizient umgesetzt sind. 
Wesentliche Aufgaben umfassen:

• Durchführung der Vorbuchhaltung, einschließlich Prüfung und Zuordnung von Rechnungen, Vorbereitung für die externe Buchführung sowie Pflege der entsprechenden Finanzunterlagen.
• Mitarbeit an der Erstellung von Finanzberichten, Zahlungsanforderungen und förderrelevanter Dokumente. Unterstützung im Zahlungsverkehr der Organisation.
• Pflege und Strukturierung der Ablage von Finanz-, Vertrags- und Projektdokumenten, um Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.
• Unterstützung administrativer Aufgaben im Personalwesen, z. B. Pflege von Personalakten, Onboarding-Unterlagen, Erfassung von Urlaubs- und Arbeitszeiten sowie Vorbereitung relevanter Dokumente.
• Koordination mit dem Operations- und Projektteam, um fristgerechte Abgaben von Unterlagen, Finanzübersichten und Statusinformationen sicherzustellen.

Erforderliche Qualifikationen | Expertise

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in der Buchhaltungsassistenz, Finanzverwaltung, im Office-Management oder vergleichbaren administrativen Tätigkeiten.
• Sehr gutes Verständnis von Vorbuchhaltungsprozessen, finanzieller Dokumentation und administrativen Compliance-Anforderungen.
• Erfahrung in der Arbeit mit projektbezogener Dokumentation oder Fördermitteln ist von Vorteil.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen ist ein Plus.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell und diskret zu behandeln.
• Starke kommunikative Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv im Team und in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Verfügbarkeit von 10–20 Stunden pro Woche, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen.

Vergütung

FCA bietet ein wettbewerbsfähiges Gehalt, das der jeweiligen Berufserfahrung sowie den entsprechenden Zulagen entspricht.

Arbeitsstunden | Mobile Arbeit

Die Position ermöglicht überwiegend Arbeit im Homeoffice und ist auf 10–20 Stunden pro Woche ausgelegt, mit Bereitschaft für zusätzliche Flexibilität in intensiveren Berichtsphasen.

Vertragsdauer | Starttermin

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet, mit der klaren Absicht einer anschließenden Verlängerung.
Der frühestmögliche Starttermin ist so bald wie möglich.