Key Facts

Remote From:

Full time

German

Hard Skills

Lead Generation Proposal Writing Data Quality Assessment Microsoft Dynamics CRM Sales Management Cross-Functional Collaboration Digital File Management Report Generators Proposal Development Calendar Management +3 more

Other Skills

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Microsoft Office
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Communication
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Teamwork
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Time Management
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Detail Oriented

Roles & Responsibilities

Completed commercial training or studies (e.g., Business Administration, Industrial Engineering, technical or administrative-related fields) or an equivalent qualification.
Initial experience in inside sales, proposal/bid management, or order/contract processing is an advantage.
Proficient in MS Office; experience with a CRM system is preferred.
Meticulous, structured and service-oriented work style with a strong focus on data accuracy; excellent German and English written and spoken skills.

Requirements:

Lead administration and CRM data quality: maintain and update leads, opportunities, and customer data in the CRM; coordinate with lead owners, opportunity owners, sales managers, and sales engineers.
Active tracking of leads and opportunities along the sales pipeline: perform status checks, follow-up on open activities, and escalate inactivity.
Proposal and contracts support: assist in preparing proposals and contract documents; support the development of pre-qualification materials and tender documentation; manage deadlines to ensure timely submissions; maintain central proposal and contract documentation (filing, versioning, templates).
Collaboration with international colleagues across sales, engineering, operations and other disciplines; compile and maintain business development materials (reference projects, case studies, corporate presentations).

Job description

Zur Verstärkung unseres Teams am Standort Wietmarschen-Lohne suchen
wir einen

Sales Support & Bid Coordinator (m/w/d)

In unserem Bereich Water Line Integrity Solutions leisten wir mit unseren technischen Lösungen einen Beitrag zur sicheren Wasserversorgung der Zukunft und unterstützen unsere weltweiten B2B‑Kunden mit Inspektions-
und Integritätslösungen für Wassernetze.

Als Sales Support & Bid Coordinator bist du die zentrale administrative Unterstützung unseres Sales-Teams über den gesamten Vertriebsprozess hinweg.

Das erwartet dich

Lead Administration & Datenqualität

Pflege und Aktualisierung von Leads, Opportunities und Kundendaten im CRM-System.
Abstimmung mit Lead Owners, Opportunity Owners, Sales Managern und Sales Engineers.
Aktive Nachverfolgung von Leads und Opportunities entlang der Sales-Pipeline, einschließlich Statusprüfung, Erinnerung an offene Aktivitäten und Eskalation bei Inaktivität.
Sicherstellung von Datenqualität (Vollständigkeit, Konsistenz, Dubletten Prüfung).
Erstellung von Auswertungen und Listen zur Unterstützung von Sales-Meetings.

Proposal & Contracts Support

Administrative Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und Vertragsunterlagen.
Unterstützung bei der Ausarbeitung von Pre-Qualification‑Unterlagen und Tender-Dokumentationen auf Basis interner Inhalte und Vorlagen.
Terminkoordination und Fristenmanagement, damit Pre-Qualification‑, Angebots- und Tenderunterlagen vollständig und rechtzeitig eingereicht werden.
Pflege und Strukturierung der zentralen Proposal- und Vertragsdokumentation (Ablage, Versionierung, Vorlagenbibliothek).
Zusammenstellung, Pflege und Aktualisierung von Unterlagen zur Unterstützung von Business-Development‑Aktivitäten (z.B. Referenzprojekte/Case Studies, Unternehmenspräsentationen).
Enge Zusammenarbeit mit internationalen Kolleginnen und Kollegen aus Vertrieb, Technik, Operations und anderen Disziplinen.

Das bringst du mit

Um Teil der Rosenxt Familie zu werden, hast du eine sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise, sowie:

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Wirtschaftsingenieurwesen, Technik- oder Verwaltungsnahe Studiengänge) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Erste Erfahrung im Vertriebsinnendienst, Proposal-/Bid-Management oder in der Auftrags-/Vertragsabwicklung von Vorteil.
Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit einem CRM-System.
Sorgfältige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Spaß an Datengenauigkeit.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Weitere Fremdsprachen sind ein Plus, aber nicht zwingend erforderlich.

Freu dich auf

Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierechancen in einer globalen, innovativen und auf Langfristigkeit ausgelegten Unternehmensgruppe mit familiärem Charakter
Flexible Arbeitszeiten, Arbeitszeitkonten, Home Office
Eine offene Unternehmenskultur, in der wir uns alle duzen und Erfolge mit Social Events feiern
Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch unsere betriebseigene Kindertagesstätte
Firmeneigenes Betriebsrestaurant
Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und rabattierte Versicherungsangebote (Berufsunfähigkeitsversicherung und weitere Direktversicherungen)
Verschiedene Sportangebote (EGYM Wellpass, Drachenboot etc.)
Attraktive Leasingangebote für IT-Produkte und Fahrräder für die Privatnutzung
Corporate Benefits - Mitarbeiterangebote in wechselnden Online Shops zu Top-Konditionen

Mehr Informationen über die Rosenxt Gruppe findest du hier:

www.rosen-nxt.com

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