English language proficiency at B2 level (spoken and written)
Proficiency in Google Sheets and/or Microsoft Excel
Excellent organizational and time-management skills
Strong communication and interpersonal skills
Requirements:
Plan, coordinate and support business trips for clients and projects according to requirements
Book flights, accommodations, training venues, and ground transportation (including car rental) and identify optimal routes considering cost and time
Prepare and maintain monthly travel-related reports (expenses, bookings, KPIs) and ensure accurate documentation in internal systems
Conduct research on travel options, suppliers, prices and logistics; monitor quality and efficiency metrics to meet defined targets
Job description
Міжнародна компанія Terry Soot MG шукає Travel Desk & Administrative Officer, який/яка буде підтримувати процеси організації поїздок та адміністративні процеси для наших проєктів і клієнтів. Ця роль поєднує координацію корпоративних поїздок та адміністративну підтримку, забезпечуючи ефективну логістику, точну звітність і безперебійну щоденну роботу.
Основні обов’язки:
Travel Desk:
Планування, координація та супровід бізнес-поїздок відповідно до вимог клієнтів і проєктів
Бронювання авіаквитків, проживання, навчальних залів та наземного транспорту (включно з орендою авто)
Пошук оптимальних та альтернативних маршрутів з урахуванням вартості та часу
Контроль дотримання міжнародних правил подорожей та внутрішніх політик компанії
Підтримка співробітників до, під час та після поїздок
Адміністративні та звітні завдання:
Виконання адміністративних завдань, пов’язаних з організацією поїздок та внутрішніми процесами
Підготовка та ведення щомісячних звітів (витрати на поїздки, бронювання, показники ефективності)
Ведення точної документації та обліку в внутрішніх системах і таблицях
Проведення досліджень щодо варіантів подорожей, постачальників, цін та логістичних рішень
Моніторинг показників якості та ефективності для визначених цілей
Командна робота та розвиток:
Виконання складних і різнопланових завдань
Тісна співпраця з внутрішніми командами для забезпечення ефективної комунікації
Участь у внутрішніх навчаннях та програмах професійного розвитку
Вимоги до кандидата:
Володіння англійською мовою на рівні B2 (усно та письмово)
Знання інших мов буде перевагою
Впевнене користування Google Sheets та/або Microsoft Excel
Відмінні організаційні навички та навички тайм-менеджменту
Сильні комунікативні та міжособистісні навички
Аналітичне мислення та здатність вирішувати проблеми
