Company Description
Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych. Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej.
W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.
Job Description
Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.
Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:
- odpowiedzialność,
- dobra organizacja własnej pracy,
- dbałość o szczegóły,
- skrupulatność i dokładność,
- dyscyplina,
- dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.
Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.
Audit Booking Coordinator pełni funkcję:
- kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,
- istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,
- osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.
Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:
- przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,
- kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
- inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,
- pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,
- weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,
- tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,
- monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,
- potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,
- komunikacja z klientami w razie potrzeby,
- przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,
- stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,
- cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,
- przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,
- przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,
- przydzielanie audytorów do audytów,
- przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,
- udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,
- promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,
- utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,
- wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,
- wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.
Qualifications
Czego oczekujemy:
- Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),
- znajomość programów MS Office,
- wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- bardzo dobra dbałość o szczegóły,
- umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,
- zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,
- umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,
- pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
- doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,
- umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,
Additional Information
Korzyści z pracy w zespole Eurofins:
- Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,
- międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,
- praca w 100% zdalna,
- elastyczna forma czasu pracy,
- prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.
