Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (~20h)

Das erwartet Dich bei uns:

Du bist ein Organisationstalent, kommunikationsfreudig und suchst eine Rolle mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum?

Als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) unterstützt Du uns in allen Fragen des Unternehmensalltags und gestaltest die Prozesse im HR-Bereich aktiv mit. Die Position umfasst 20 Stunden pro Woche und bietet Dir viel Eigenverantwortung, Flexibilität und direkten Austausch mit der Geschäftsführung.
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Deine Aufgaben:   

• Terminmanagement und Korrespondenz: Du koordinierst Termine, behältst den Überblick über administrative Abläufe und sorgst dafür, dass die Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Behörden, Rechtsanwälten oder dem Steuerbüro reibungslos läuft.
• Koordination und Austausch mit unseren Werkstudenten: Du bist die erste Ansprechperson, koordinierst Aufgaben und Arbeitszeiten und unterstützt unsere Werkstudenten bei Fragen und Anliegen. Bei Bedarf stimmst Du dich hierzu eng mit der Geschäftsführung ab.
• Erstellung und Aufbereitung von Kundenangeboten: Du bereitest Unterlagen professionell auf und unterstützt uns bei der Erstellung unserer Kundenangebote 
• Organisation von Team-Events & externen Buchungen:Ob Team-Events, Workshops oder externe Meetings – Du planst, koordinierst und stellst sicher, dass alles reibungslos abläuft.
• HR & Recruiting: Du begleitest den Recruiting-Prozess, führst Erstgespräche gemeinsam mit unseren Consultants und kümmerst dich um die Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen.

Damit bist Du bei uns richtig:

• Ausbildung: Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein passendes Studium mit
• Verantwortungsbewusstsein & Diskretion: Die Themen der Geschäftsführung sind oftmals besonders eilig, kritisch und für den Erfolg des Unternehmens entscheidend. Hier ist ein hohes Maß an Diskretion erforderlich
• Erfahrung: Du hast bereits Erfahrung als Assistenz oder im HR-Bereich, u. a. in Zeiterfassungssystemen, gesammelt und bringst die Motivation mit, dich schnell in weitere Themen einzuarbeiten. Auch im Führen von Gesprächen konntest Du bereits Erfahrung sammeln und hast idealerweise gute Kenntnisse im AGG
• Interesse: Energiewirtschaftliche Themen wecken deine Neugier, und Du hast Lust, in diesem spannenden Umfeld mitzuwirken
• Digitale Kompetenz: Mit den gängigen Tools wie E-Mail, MS Office und Teams arbeitest Du sicher und routiniert. Optimalerweise bist Du mit dem ATS Personio vertraut, dies ist aber kein Muss
• Arbeitsweise: Du bist zuverlässig, strukturiert und kommunizierst klar
• Teamgeist: Du findest dich schnell in neue Teams ein, arbeitest gut mit anderen zusammen und schätzt den gemeinsamen Austausch
• Sprache: Deutsch auf mindestens C1-Niveau ist erforderlich.

Das bieten wir Dir:

• Teilzeit & Flexibilität: Die Position umfasst ca. 20 Stunden pro Woche und lässt sich dank flexibler Arbeitszeiten gut mit Deinen individuellen Bedürfnissen und Lebenssituationen vereinbaren.
• Remote Work: Arbeite 100 % Remote – deutschlandweit, mit bis zu 40 Tage pro Jahr im EU-Ausland und nach Deinen individuellen Bedürfnissen.
• Entwicklung: Wir fördern Dich mit Weiterbildungen und klaren Karrierepfaden.
• Teamspirit: Wir verbinden Remote-Arbeit mit regelmäßigen Treffen, Onboarding-Programmen und Events, die uns zusammenhalten.
• Extras: Hansefit, Corporate Benefits, Jobrad, vermögenswirksame Leistungen und Betriebsrente.

Kontaktinformationen

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Bei der Auswahl von Bewerbenden berücksichtigen wir ausschließlich fachliche Qualifikationen und Kompetenzen. Diskriminierung jeglicher Art werden bei UTILITY PARTNERS nicht toleriert. Wir ermutigen alle, sich unabhängig von Hintergrund oder Identität zu bewerben, da bei uns die individuellen Fähigkeiten im Vordergrund stehen.

Kontaktinformationen
Fragen zu dieser Position oder anderen Themen rund um UTILITY PARTNERS beantwortet Corina Reutter unter +49 152 09422842 oder bewerbung@utility-partners.de