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Specialist (w/m/d) Order Management/ Vertragsmanagement

stp.one | Simplify Legal Work

Key Facts

Remote From: 
Germany
Full time
Entry-level / graduate
German

Other Skills

  • •
    Microsoft Excel
  • •
    Microsoft PowerPoint
  • •
    Microsoft Word
  • •
    Teamwork
  • •
    Detail Oriented
  • •
    Communication

Roles & Responsibilities

  • 2-3 years of experience in order management/order processing and contract administration, including handling complex orders and invoicing (subscription contracts preferred)
  • Experience in a dynamic, growth-oriented company
  • Strong MS Office skills (Excel, Word, PowerPoint) and ERP/CRM experience, preferably Microsoft Dynamics (Dynamics 365) and Microsoft Business Central
  • Completed commercial apprenticeship or a commercial degree

Requirements:

  • Order intake and processing: accept, review, and process incoming orders; maintain the order book; contract checks and monitoring time-to-rent
  • Contract management: maintain existing contracts including terminations and amendments
  • Invoicing: perform invoicing runs and implement annual price increases as specified
  • Third-party product orders and customer communication: manage orders from entry to delivery for third-party products and communicate with customers regarding order status, invoices, and contracts to ensure high satisfaction

Job description

Kurzbeschreibung
Bist du ein kaufmännisches Multitalent und hast Lust, Teil unseres Order Management Teams zu werden?
Bei uns liegt dein Fokus auf der Abwicklung des gesamten Order-to-Cash Prozesses, also alles zwischen Auftragseingang bis zur Fakturierung. Wir sind im Order Management für die Abwicklung sämtlicher Gesellschaften in unserer Unternehmensgruppe verantwortlich und freuen uns hier über deine Fähigkeiten und deine Erfahrungswerte, die du hier ideal mit einfließen lassen kannst.

Homeoffice: Du hast bei uns die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten. Unabhängig von deinem Wohnort freuen wir uns, wenn du 1x pro Woche oder alle 2 Wochen am Karlsruhe Standort zu unseren Teamtagen vorbei kommst.

Klingt nach deiner Mission? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!
Deine Aufgaben
  • Auftragsannahme und -abwicklung:
    • Annahme, Prüfung und Abwicklung eingehender Aufträge, inklusive Pflege des Orderbooks, Vertragsprüfung, sowie Monitoring der Time-to-rent
  • Vertragsmanagement:
    • Pflege von Bestandsverträgen inklusive Kündigungen und Vertragsänderungen
  • Rechnungsstellung:
    • Durchführung der Fakturierung/ Rechnungsläufe bis hin zur Umsetzung jährlicher Preiserhöhungen nach Vorgabe
  • Bestellabwicklung (Third Party Produkte):
    • Abwicklung der Bestellungen, von der Bestellungseingabe bis zur Lieferung, um sicherzustellen, dass alle Bestellungen pünktlich und korrekt bearbeitet und berechnet werden.
  • Kundenkommunikation:
    • Pflegen einer effektiven Kommunikation mit Kunden bezüglich Bestellstatus, Rechnungen, Verträgen und bei etwaigen Problemstellungen, um eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Dein Profil
  • Berufserfahrung:
    • Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung im m Order Management / Auftragsabwicklung und in der Vertragsverwaltung
    • Erfahrung in der Bearbeitung komplexer Aufträge sowie in deren Abrechnung. Idealerweise im Kontext von Subscription Verträgen
    • Berufserfahrung in einem dynamischen, wachstumsorientieren Unternehmen
  • Fachkenntnisse & Tools:
    • Sehr gute Kenntnisse in gängigen Office-Programmen (Microsoft Excel, Word, Powerpoint)
    • Sehr gute Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, idealerweise mit Microsoft Business Central
    • Gute Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen, idealerweise Microsoft Dynamics
  • Ausbildung:
    • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes kaufmännisches Studium
  • Arbeitsweise & Soft Skills:
    • Lösungsorientierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise
    • Stark ausgeprägte Kundenorientierung
    • Eigenverantwortliche Arbeitsweise und Teamfähigkeit
  • Sprachkenntnisse:
    • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Bewerbungsprozess
  • Kennenlernen: In einem 20-minütigen Austausch mit unserer People Relations Managerin Anna schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
  • Interview: Anschließend wirst du unsere Teamleitung kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (gerne vor Ort in Karlsruhe)
  • Aufgabe & Offene Fragen: Nach unserem ersten Gespräch wirst du von uns eine Aufgabe erhalten. Die Ergebnisse besprechen wir zusammen vor Ort und klären darüber hinaus noch alle offenen Fragen.
Benefits
Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick: https://www.stp.one/en/careers 
Als europäisches Unternehmen unterscheiden sich unsere Benefits je nach Land, einige Benefits gelten jedoch für alle Mitarbeitenden: 

  • Jährliches Weiterbildungsbudget sowie konkrete Karrierepfade
  • Mitarbeitendenempfehlungsbonus
  • Mobilität: z. B. Fahrradleasing, Bezuschussung bei öffentlichen Verkehrsmitteln
  • Workation: bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb der EU
  • Bildschirmarbeitsplatzbrille
  • Steuerfreie Sachbezüge
  • Events & Firmenfeiern (Sommerfest, Jahres-Kick-off usw.)
  • Flexible Arbeitsmodelle (hybrid, Home-Office,Teilzeit usw.)
  • Englischkurse für alle Level
Kontaktdaten
Wenn du Fragen hast, melde dich gerne bei unserem People & Culture Team!

E-Mail: jobs@stp.one
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Über uns
Sharing Trust and Passion for Unity
One Team. One Mission: We are stp.one and together we simplify legal work. 
In our industry, we have the opportunity to drive innovation every day. The great ideas of our colleagues ensure that we are shaping the AI-driven future of legal tech. You can help our clients to be successful and enable smart digital experience. Across various locations, all of us - over 400+ colleagues - collaborate with purpose, creativity, and passion to redefine how legal professionals work.

At stp.one everyone has a voice. We believe in the strength of diversity and are proud to bring together people from different backgrounds, skill sets, and walks of life - because it’s these unique perspectives that drive innovation and success.


Your impact matters
Join us in our journey to become the market leader across Europe. Be yourself, thrive in a supportive environment, and take pride in being a key player in our success story. Discover the difference you can make in an organization that values you as an individual and as an essential part of our thriving community.

What our People can expect 
At stp.one, we’ve created a workplace that values your individuality and your contribution. We foster diversity and we know that everyone has different preferences and needs. Therefore, we ensure that our people have choices to maintain the best work-life-fit. Enjoy the perks of working from anywhere or from an innovative workspace, workcation experiences, and continuous learning.

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Our focus goes beyond innovative software solutions, we believe in the power of our people to shape the future of legal tech and the digital economy. We amplify each other and forge trust sharing knowledge, offering encouragement, celebrate our team effort and cherishing our differences: stp.one is where your unique journey meets professional growth.
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