Responsable Administration & Facturation - Freelance H/F

Depuis 2020, Jody Cavalie accompagne des entrepreneurs et des investisseurs dans le lancement de leur business et le développement de leur capital à travers des programmes de formation en ligne.

Avec plus de 7000 clients formés, la Jody Cavalie Academy est aujourd’hui un acteur clé de l’infopreneuriat francophone.

Dans un contexte de croissance soutenue et de flux financiers importants, nous recrutons un(e) Responsable Administration & Facturation.

Poste clé de continuité financière, vous garantissez la fiabilité et la fluidité des opérations financières quotidiennes, au cœur du back-office de l’entreprise.

🎯 Vos missions:

En lien direct avec le Finance Business Partner et en collaboration avec l’ensemble des équipes, vous serez en charge d’assurer l’exécution rigoureuse des opérations financières.

1. Appels à facture closers (HubSpot)

• Vous produisez et vérifiez les appels à facture dans HubSpot.

• Vous contrôlez la cohérence entre les ventes validées, les encaissements effectifs et les règles de commission définies.

• Vous suivez les statuts (émis / validé / payé / bloqué) et communiquez de façon claire avec les closers.

  👉 Vous ne calculez pas manuellement les commissions.

  👉 Vous appliquez strictement les règles financières définies.

2. Facturation clients (Sellsy – phase transitoire)

• Vous créez manuellement les factures clients dans Sellsy (en attendant l’automatisation complète).

• Vous vérifiez les montants, les échéances et les références.

• Vous assurez la transmission des éléments à la comptabilité et garantissez la conformité des données.

3. Paiements sortants

• Vous exécutez les paiements : commissions closers, prestataires, fournisseurs, logiciels.

• Vous vérifiez les montants, échéances et justificatifs avant exécution.

• Vous assurez le suivi des paiements effectués et à venir.

4. Gestion administrative & prestataires

• Vous récupérez et centralisez les factures (prestataires, outils, logiciels).

• Vous assurez une pré-validation avant transmission comptable.

• Vous participez à la documentation des process.

5. Suivi des paiements HubSpot (mission partagée)

• Vous mettez à jour les statuts de paiement dans HubSpot.

• Vous vérifiez les encaissements et contribuez au traitement des retards.

• Vous êtes capable de prendre le relais dans un système de roulement avec les équipes concernées.

6. Reporting & alerte

• Vous remontez régulièrement les écarts, les blocages, les risques de trésorerie.

• Vous êtes force de proposition dans l’amélioration continue des process.

🔎 Profil recherché:

💼 Expérience

• Vous avez au moins 5 ans d’expérience en gestion administrative et financière.

• Vous avez déjà travaillé sur la facturation clients, la gestion des paiements sortants, des environnements à fort volume transactionnel.

🔨 Compétences

• Hubspot (fortement souhaité) ou un CRM équivalent : Vous savez produire et vérifier des appels à facture et suivre les statuts de paiement avec rigueur.

• Vous êtes à l’aise avec la création et le contrôle de factures clients (Sellsy ou outil de facturation équivalent)

• Vous maîtrisez les bases de la pré-comptabilité et la gestion structurée des pièces comptables (Dext / Xero ou équivalent)

• Vous savez suivre et analyser des données financières simplement et efficacement via Excel / Google Sheets.

• Vous exécutez les paiements en vérifiant montants, échéances et justificatifs.

• Vous savez appliquer des règles de commission avec précision et fiabilité.

• Vous êtes à l’aise avec un volume important de demandes et d’e-mails.

🤝 Qualités personnelles

• D’une fiabilité absolue : vous respectez vos engagements et sécurisez les opérations sans faille.

• Extrêmement rigoureux(se) et structuré(e) : vous organisez votre travail avec méthode et précision.

• Orienté(e) process et amélioration continue : vous cherchez constamment à clarifier et optimiser les façons de faire.

• Proactif(ve) et autonome : vous prenez des initiatives et avancez sans avoir besoin d’être relancé(e).

• Capable de garder votre sang-froid sous pression : vous gérez les urgences avec calme et lucidité.

• À l’aise pour communiquer avec autorité calme en interne : vous échangez de façon claire et posée, même sur des sujets sensibles.

• Discret(e) sur les sujets sensibles : vous manipulez les données financières avec confidentialité et professionnalisme.

🚫 Cette mission n’est pas pour vous si :

• Vous n’avez jamais géré de gros volumes.

• Vous recherchez un poste purement stratégique.

• Vous préférez un cadre très figé avec peu d’autonomie.

• Vous n’êtes pas à l’aise avec des responsabilités financières opérationnelles.

🏆 Ce que vous trouverez chez JCA :

• Un poste clé dans la structuration financière de l’entreprise, avec une contribution directe sur son développement.

• Une grande liberté d’action, de vraies responsabilités et une ambition claire

• L’opportunité de rejoindre l’un des leaders de l’infopreneuriat francophone

• Une entreprise en hypercroissance, avec un rôle clé dans son expansion

• Vous évoluerez dans un environnement entrepreneurial, dynamique et responsabilisant.

📅 Modalités du poste:

• Type de contrat : Freelance, long terme, 100% télétravail

• Temps de travail : temps plein idéalement (minimum 80%)

• Démarrage : Dès que possible

• Rémunération : forfait mensuel selon profil

⚒️ Process de recrutement :

1. Candidature via formulaire

2. Entretien visio avec l’équipe recrutement

3. Cas pratique

4. Entretien final avec la direction

🎯 Si vous aimez les environnements en croissance, les process bien structurés et les rôles à forte responsabilité opérationnelle, ce poste est fait pour vous. Postulez dès maintenant, nous avons hâte de découvrir votre profil.