Offer summary

Qualifications:

Good command of office tools and planning software, preferably Hyperplanning., Excellent written and spoken English skills (minimum B2 level)., Reactivity, autonomy, and strong interpersonal skills., Educational background or experience relevant to administrative or customer service roles..

Key responsibilities:

Welcome and orient students, staff, and visitors both physically and via phone.

Manage administrative tasks such as handling correspondence, updating absence records, and supporting academic and student life activities.

Assist with logistical tasks including ordering supplies, managing mail, and maintaining equipment.

Support team members with administrative and operational tasks across various departments.

Job description

🎯 Vous aimez accueillir, orienter, informer dans un cadre culturel stimulant ?

Rejoignez l’IESA en tant que Chargé·e d’accueil et devenez le premier contact de l’école pour nos étudiants, intervenants et visiteurs.

👋 L’école

L’IESA L’IESA (Institut d'Etudes Supérieures des Arts) forme aux métiers du marché de l’art et de la culture dans le cadre d’une économie internationale. Sa pédagogie allie l’étude critique des œuvres et l’apprentissage des compétences professionnelles nécessaires à leur production, leur médiation, leur communication et leur marché.

🚀 Vos missions

En tant que Chargé·e d’accueil, vous jouez un rôle essentiel dans la vie de l’école :

Accueil & orientation

Accueil physique et téléphonique
Gestion des appels entrants
Réception et diffusion des messages
Orientation des étudiants, intervenants et visiteurs

Suivi des absences

Saisie et mise à jour des absences
Relance et classement des justificatifs
Envoi des avertissements et courriers d’information (parents/entreprises)
Gestion des demandes spécifiques (entreprises, validations pédagogiques)

Support à la scolarité

Dossiers de rentrée, partiels, conseils de classe
Envoi de courriers administratifs et pédagogiques (attestations, diplômes…)
Aide à la planification et aux enquêtes réglementaires

Vie étudiante

Édition des cartes étudiant / intervenant
Suivi des trombinoscopes
Informations ponctuelles sur les événements de la vie scolaire

Logistique & fournitures

Reprographie, gestion des cartes de photocopies, commandes de fournitures
Suivi du matériel et de la maintenance

Courrier & administratif

Réception, enregistrement, affranchissement et envoi du courrier
Traitement du courrier électronique
Participation à la gestion des locaux (ouverture/fermeture)

Soutien aux équipes

Missions administratives transversales
Travail en relais avec les autres services

🧠 Profil recherché

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte davantage que votre parcours technique !

Un test AssessFirst (jeu cognitif) vous sera proposé pour valider votre adéquation culturelle.

Compétences attendues

Aisance sur les outils bureautiques
Expérience d’un logiciel de planification (Hyperplanning est un plus)
Très bon niveau d’anglais (B2 minimum)
Expression orale et écrite impeccable

Qualités humaines recherchées

Réactivité et autonomie
Aisance relationnelle, bienveillance
Souplesse, adaptabilité, sens du service

💼 Conditions & avantages

CDI – 36h40/semaine
Poste basé à Paris (IESA)
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre
24 k€ brut annuel, selon expérience et profil
Mutuelle prise en charge, tickets restaurant, 50 % transport ou prime mobilité douce