Event Manager(m/w/d)

Unsere Mission

Cyber Valley ist Europas größtes Kompetenzzentrum für Künstliche Intelligenz und Robotik. Der Innovationscampus steht für wissenschaftliche Exzellenz und Unternehmergeist und fördert Forschung, Entwicklung, Anwendung und Akzeptanz intelligenter Systeme.
Cyber Valley ist ein Netzwerk aus Wissenschaftler: innen, Unternehmer: innen, Investor: innen und Start-ups sowie Partnern aus Wissenschaft, Industrie und Gesellschaft. Die Cyber Valley GmbH fungiert als Dienstleisterin, zentrale Organisatorin und Gastgeberin dieser Community.
Als Event Manager (m/w/d) in Teilzeit (50 %) spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Planung und Umsetzung unserer Veranstaltungen. In dieser Position tragen Sie maßgeblich zum Wachstum und Erfolg von Cyber Valley bei und stärken Innovation und Zusammenarbeit in den Bereichen Künstliche Intelligenz und Robotik. Die Position ist zunächst befristet auf zwei Jahre.

Deine Mission

• Planung und Durchführung von Präsenz‑, Hybrid‑ und Online‑Formaten.
• Angebotseinholung und Verhandlung mit Dienstleistenden (Bedarfsmeldung, Locations, Catering, Technik, Sicherheit etc.).  
• Koordination interner und externer Stakeholder. 
• Organisation der kompletten Logistik: Raumplanung, Technik, Registrierung, Gästemanagement, Reiseplanung für Speaker: innen, Sicherheits- und Genehmigungsaspekte.
• Koordination von Event Materialien wie Messestände, Give aways sowie Präsentationen und Unterstützung bei der organisatorischen Umsetzung vor Ort.
• Mitwirkung an der Programmgestaltung in Abstimmung mit Fachteams; Betreuung der Gäste.
• Nachbereitung: Evaluation, Dokumentation, Lessons Learned, Pflege von Kontaktdatenbanken und Lieferantenlisten.  
• Mitentwicklung von Eventstandards, Checklisten und Prozessbeschreibungen im Team.
• Einsatzorte: regelmäßig Tübingen und Stuttgart, sowie andere Orte in BW, i.d.R. zu den üblichen Bürozeiten. In Ausnahmen verschiebt sich die Arbeitszeit in den Abend, selten am Wochenende.

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung im Eventbereich oder Hotelfach, oder vergleichbare Qualifikation. 
• Ausgeprägtes Servicebewusstsein und Freude an der Gastgeberrolle.  
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Detailgenauigkeit und Belastbarkeit auch bei parallelen Projekten und engen Deadlines. 
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und sicheres Auftreten gegenüber höherrangigen Personen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
• Sicherer Umgang gängiger Office‑Tools; Erfahrung mit Registrierungs‑/ Eventmanagement‑Systemen von Vorteil.
• Bereitschaft zu mehrtägigen Dienstreisen zu Konferenzen, Messen o.ä. im europäischen Ausland.
• Hohe Lernbereitschaft und Fähigkeit sich in neue Themenfelder einzuarbeiten.
• Sicherer Umgang mit der VStättVO BW sowie deren praktischer Anwendung.
• Führerschein Klasse B, der das Führen von Fahrzeugen im europäischen Ausland ermöglicht.
• Sehr gute Deutsch‑ und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Warum wir?

• Eine sinnstiftende Tätigkeit in einem hochsichtbaren, international vernetzten Innovationsökosystem mit Bezug zu KI, Robotik und Transfer.
• Eingruppierung nach TV‑L E8, 50% Teilzeit, mit der Möglichkeit einer späteren Aufstockung.
• Entscheidungs- und Gestaltungsspielraum. 
• Enge Zusammenarbeit mit Wissenschaft, Wirtschaft und Politik.
• Modernes Arbeitsumfeld, flache Hierarchien und kollegiale Teamkultur; Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Absprache.
• Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Contact

Für weitere Informationen können Sie uns unter application@cyber-valley.de kontaktieren.