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Operations & Automation Manager (m/w/d) im Praxisnetzwerk

filu

Key Facts

Remote From: 
Full time
German

Other Skills

  • •
    Microsoft Excel
  • •
    Humility
  • •
    Communication
  • •
    Entrepreneurship
  • •
    Analytical Thinking
  • •
    Quick Learning

Roles & Responsibilities

  • 1–3 years of experience in top-tier consulting (MBB/Tier-2/Boutique) or in a high-intensity startup-ops environment.
  • Proven ability to independently build workflow automation using no-code tools (e.g., Make, Relay.app, n8n, Zapier, Claude Cowork); no engineering background required.
  • Fast learner with structured thinking, hands-on execution, and strong Excel and data analysis skills.
  • Excellent stakeholder communication with veterinarians and practice managers; entrepreneurial mindset with ownership of outcomes; willing to travel up to 25% to visit multiple practices.

Requirements:

  • Identify network-wide topics, develop pragmatic solutions, pilot in select practices, validate impact, and roll out best practices across all filu locations.
  • Define and drive projects with the Head of Practice Execution, focusing on maximum leverage; regularly visit practices to understand on-site realities before building solutions; collaborate with practice-performance stakeholders.
  • Drive economic levers across the network (pricing strategy and profitability, follow-up appointment conversions, COGS optimization via inventory and purchasing processes).
  • Standardize processes and scale: standardize booking and practice management routines; accelerate onboarding of new practices; optimize and scale quality management; automate repetitive workflows using no-code/AI tools; own end-to-end selected practice communication tools and KPI dashboards.

Job description

Art der Stelle

  • Unbefristete Stelle in Vollzeit, 5 Tage-Woche 
  • Startdatum: ab 01.06.2026
  • Hybrides Arbeiten vor Ort in München, im Homeoffice & filu Praxen
  • Vergütung: Festgehalt zzgl. Beteiligung über unser VSOP-Programm
  • Regelmäßige Reisebereitschaft für persönlichen Austausch und Hands-on-Arbeit in den Praxen (ca. 15–25%)

Wir denken Tierarztpraxis neu

filu baut das innovativste Netzwerk moderner Tierarztpraxen in Deutschland - und wir wissen, dass moderne Tiermedizin nicht nur am Behandlungstisch entsteht, sondern auch in den Prozessen drumherum. Als Operations Manager (m/w/d) arbeitest du direkt mit unserem Head of Practice Execution daran, das Operating System eines wachsenden Praxisnetzwerks zu bauen - Praxis für Praxis besser, Roll-out für Roll-out skalierbarer.

Dein persönlicher Verantwortungsbereich

Du nimmst Themen mit netzwerkweiter Relevanz auf, entwickelst pragmatische Lösungen, pilotierst sie in einzelnen Praxen, validierst Wirkung und rollst Best Practices über alle filu-Standorte aus. Welche Projekte du treibst, definierst du laufend gemeinsam mit dem Head of Practice Execution — je nachdem, wo der größte Hebel liegt. Du bist regelmäßig in den Praxen vor Ort, um die Realität dort wirklich zu verstehen, bevor du Lösungen baust. Im Alltag arbeitest du eng mit den für die Praxisperformance verantwortlichen Stakeholder.

Wirtschaftliche Hebel - Beispielthemen:
  • Pricing-Strategie und Profitabilitätshebel über das Netzwerk hinweg.
  • Folgetermin-Konvertierung als zentraler Performance-Hebel.
  • COGS-Optimierung durch bessere Lagerführung und Bestellprozesse.
Prozesse & Standards - Beispielthemen:
  • Standardisierung von Buchungs- und Praxismanagement-Routinen.
  • Schnelleres und konsistenteres Onboarding neuer Praxen.
  • Optimierung und Skalierung von Qualitätsmanagement in den Praxen.
Tools & Automation
  • Repetitive Arbeitsabläufe in Praxis und Praxismanagement automatisieren — mit modernen No-Code- und AI-Tools (z.B. Make, Relay.app, n8n, Zapier, Claude Cowork).
  • Ownership ausgewählter Praxis-Kommunikationstools (z.B. Zendesk, Sipgate) end-to-end — von Konfiguration über Roll-out bis zur laufenden Performance-Messung.
  • KPI-Dashboards als Steuerungsinstrumente optimieren.

Das macht dich zum filuneer

  • Du hast 1–3 Jahre Berufserfahrung in einer Top-Beratung (MBB / Tier-2 / Boutique), in einem starken Startup-Ops-Umfeld oder vergleichbar hochintensiver Umgebung.
  • Du hast bereits eigenständig Workflow-Automation gebaut — nicht nur darüber gelesen. Du brauchst keinen Engineering-Hintergrund, sondern den Drive, dich in Tools wie Make, Relay.app, n8n, Zapier oder Claude Cowork reinzufuchsen und sie produktiv einzusetzen.
  • Du hast eine ungewöhnlich schnelle Auffassungsgabe — du arbeitest dich in eine Praxis, eine Abrechnungslogik oder ein neues Tool an einem Tag rein.
  • Du denkst strukturiert und exekutierst hands-on. Du schreibst Konzepte und setzt sie selbst um.
  • Du bist stark in Excel und Datenanalyse.
  • Du kommunizierst professionell mit Tierärzt:innen und Praxismanager:innen — Demut vor dem Fach, Klarheit in der Sache.
  • Du bist unternehmerisch geprägt und ownst Outcomes statt Aktivitäten.
  • Du sitzt in München und bist reisebereit (max 25%), um unsere Praxen (u.a. München, Hamburg, Düsseldorf, Köln, Berlin, Hannover) vor Ort zu besuchen.

Warum filu?

MEHR ALS STANDARD-BENEFITS - Wir bieten dir eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, die deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellen.

SEI TEIL UNSERER HERDE
  • Ein strukturiertes Onboarding mit Mentor:innen.
  • Ein interdisziplinäres, starkes Team aus Operations, Medical und Product, das dir den Rücken stärkt.
NIMM EINFLUSS
  • Bringe deine analytische und unternehmerische Expertise direkt in die Wirtschaftlichkeit unserer Praxen ein und präge das Operating System eines wachsenden Netzwerks.
  • Beteilige dich am Unternehmenserfolg über unser VSOP-Programm als Teil des Vergütungspakets.
NUTZE FLEXIBILITÄT & GENIESSE WERTSCHÄTZUNG
  • Flexible Arbeitsmodelle (Home-Office/Remote) und flexible Arbeitszeiten.
  • 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte.
  • Ein Budget für dein mentales und körperliches Wohlbefinden (Mental Academy), Zuschüsse für Fitness oder Mobilität, BusinessBike und regelmäßige Team-Events.

Mitgestalten statt nur mitarbeiten - genau dafür suchen wir dich. Wir freuen uns, dich kennenzulernen!

Bewerbungsprozess

  1. Schicke uns deine Bewerbung - dein CV genügt uns für den ersten Eindruck! Wir melden uns sobald wie möglich per E-mail oder Telefon
  2. Meet the Founder | filu Vorstellung + Culture Fit | 30 Min. Video Call
  3. Case Interview + Culture Fit II | 90 Min. | Head of Practice Execution, Head of Medical & People
  4. Praxisführung & persönliches Kennenlernen | Head of Practice Execution
filu verpflichtet sich zur Chancengleichheit für alle Mitarbeitenden und Bewerbenden, unabhängig von Geschlecht, Alter, Rasse, Religion, Herkunft, Behinderung, Schwangerschaft, sexueller Orientierung und anderen gesetzlich geschützten Merkmalen. Wir schätzen Vielfalt und fördern ein respektvolles, inklusives Arbeitsumfeld, in dem jeder Mensch die gleichen Chancen erhält.
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