Key Facts

Remote From:

Full time

German

Hard Skills

Legal Document Management Calendar Management Digital File Management Corporate Travel Management Mail Processing Administrative Law Expense Reports Brand Management

Other Skills

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Microsoft Office
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Engagement Skills
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Teamwork
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Proactivity
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Organizational Skills
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Detail Oriented

Roles & Responsibilities

Completed vocational training in languages or business administration (e.g., Foreign Language Correspondent, Euro-Correspondent, Management Assistant) or qualified as a Paralegal (m/f/d)
Relevant work experience in an administrative/assistance role
Strong organizational skills with a proactive, precise work approach
Excellent interpersonal skills with discretion and a professional demeanor

Requirements:

Independent scheduling and calendar management, management of email accounts, and handling mail/post
Travel management: organizing and booking business trips and processing travel expense reimbursements
Preparation and creation of fee invoices according to RVG and individual fee agreements to ensure accurate and transparent billing
Document management: creation, formatting, and proofreading of legal documents in German and English

Job description

Über Hogan Lovells

Hogan Lovells ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten mit mehr als 35 Büros weltweit. Als echte globale Full-Service-Kanzlei beraten wir Unternehmen auf allen Gebieten des Wirtschaftsrechts. In Deutschland sind wir in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg und München vertreten. Unsere Mandant*innen unterstützen wir mit verständlicher, praxisorientierter und genau auf sie zugeschnittener Rechtsberatung – für alle Fragestellungen.

Unsere Mitarbeiter*innen sind unser größtes Kapital.
Mit über 400 hochqualifizierten Business Team Mitarbeiter*innen und mehr als 500 ambitionierten Anwält*innen in Deutschland bilden wir eine große, internationale und dynamische Anwaltssozietät.

Zur Verstärkung unserer Teams suchen wir Sie an unserem Münchner Standort als

Assistent / Fremdsprachenkorrespondent / Personal Assistant / Teamassistent (w/m/d) im Bereich Legal Support
Vollzeit/unbefristet

Als Personal Assistant (m/w/d) spielen Sie eine entscheidende Rolle, indem Sie den Partner*innen und den Jurist*innen den Rücken freihalten und gleichzeitig aktiv in die täglichen Abläufe involviert sind.

Diese spannenden Aufgaben warten auf Sie:

Organisatorische Unterstützung: Eigenständige Terminplanung, Verwaltung von Mail-Accounts und Bearbeitung der Post
Reisemanagement: Organisation und Buchung von Geschäftsreisen sowie Reisekostenabrechnung
Honorarabrechnung: Vorbereitung und Erstellung von Honorarabrechnungen nach RVG sowie individuellen Vergütungsvereinbarungen, um eine korrekte und transparente Abrechnung sicherzustellen.
Dokumentenmanagement: Erstellung, Formatierung und Korrekturlesen juristischer Dokumente in Deutsch und Englisch
Mandatsmanagement

Diese Qualitäten bringen Sie mit:

Eine abgeschlossene sprachliche oder kaufmännische Ausbildung (Fremdsprachenkorrespondent, Eurokorrespondent, Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine abgeschlossene Ausbildung als Rechtsanwaltsfachangestellte*r (w/m/d))
Sie konnten bereits Berufserfahrung im Assistenzbereich sammeln
Ausgeprägtes und proaktives Organisationstalent in Kombination mit einer präzisen Arbeitsweise und Engagement
Als engagierter und loyaler Teamplayer haben Sie das gemeinsame Ziel und die Projekte im Blick
Ihre Umgangsformen sind ausgezeichnet, Ihr Auftreten ist souverän und Sie legen Wert auf Diskretion
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und Offenheit für eine IT-basierte Mandatsbearbeitung zeichnen Sie aus
Last, but not least: Sie verfügen über in der Praxis erprobte, gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das können Sie von uns erwarten:

Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten nach strukturierter Einarbeitung in einem kollegialen Team
Zukunftssicherer, attraktiver und moderner Arbeitsplatz in bester Innenstadtlage
Branchenübliche Vergütung, 30 Tage Jahresurlaub, Jobticket, Corporate Benefits sowie viele Mitarbeiterevents und Wellbeing-Angebote (z. B. Evermood-App, EGYM Wellpass-Mitgliedschaft, JobRad, uvm.
Dynamische, innovative und internationale Unternehmenskultur
Attraktive Vergütung sowie Essens- und Fahrtkostenzuschuss
Betriebliche Altersvorsorge
Möglichkeit von Remote Working
Regelmäßige Fortbildungsangebote (IT und Englisch) sowie viele Events- und Wellbeing Angebote für unsere Mitarbeitenden
Möglichkeit zu sozialem Engagement (Inclusion, Citizenship) im Job

Wir sind stolz auf unsere wertschätzende Kultur und die Vielfalt in unserer Kanzlei. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung/Identität.

Wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung:

Gehen Sie den nächsten Schritt – wir freuen uns auf SIE!

Bitte bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Unterlagen (Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse) mit Angabe Ihres Gehaltsrahmenwunsches und sonstiger für uns wichtiger Informationen (z. B. Kündigungsfrist, Eintrittstermin) direkt über unser Online-Portal.

Bei Rückfragen zu dieser Position oder zu unserem Angebot stehen wir Ihnen jederzeit gerne persönlich zur Verfügung.