Offer summary

Qualifications:

Bac+2 in purchasing, management, or business administration., First successful experience in a similar role or executive assistance., Proficiency in office tools, especially Excel, and familiarity with purchasing management software or ERP., Strong organizational skills, attention to detail, and ability to prioritize..

Key responsibilities:

Manage administrative tasks related to contracts, leases, and supplier relations.

Assist in tracking and entering data related to real estate and procurement activities.

Coordinate with internal teams and external providers to ensure smooth operations.

Support budgeting and financial processes within the department.

Job description

Description de l'entreprise

Trouver des solutions au dérèglement climatique est la priorité du 21ème siècle, et implique de switcher à l’énergie bas-carbone. Chez Assystem, on s’est donc donné pour mission d’accélérer la transition énergétique partout dans le monde. Et pour y parvenir, nos 8 000 Switchers couplent leur expertise historique en ingénierie et en management de projet aux technologies digitales.

Présent dans 12 pays (Europe, Moyen-Orient, Asie), nous travaillons sur la production et la distribution d’électricité bas-carbone, à travers le développement des énergies nucléaires et renouvelables. Nous participons également à la modernisation des réseaux électriques et l’électrification des usages, à travers l’hydrogène pour décarboner les secteurs des transports et de l’industrie.

Description du poste

Le département DMW – Direction Mobility & Workspace gère pour l’ensemble du Groupe Assystem, les achats indirects, la partie immobilière et exploitation des locaux, l’ensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, ainsi que les déplacements des salariés en France et à l’étranger.

Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, à l’intervention de prestataires externes, au suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques gestion (suivi commande, facturation, etc.).

C’est un véritable soutien opérationnel.

Lapersonne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière, et intégrera une équipe de 14 personnes.

Missions de suivi administratif :

Suivre la gestion administrative des contrats
Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
Suivre et gérer le parc copieurs
Suivre les abonnements de parkings
Suivre les consommations EDF

Suivi des achats

Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne
Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
Participer à la facturation interne
Être en relation avec la comptabilité
Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
Participer à l’élaboration des budgets

Participation aux activités immobilières

Utiliser l’outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions, suivi des contrats
Enregistrement sur Camileia des contrats, devis, etc.
Être le garant des données enregistrées dans l’outil de gestion immobilière

Et qu’avons-nous à vous offrir ?

✨ En intégrant notre équipe, vous serez au cœur de l'action, jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez directement à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.

🏆 Vous aurez l'opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante, prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.

🤝 Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d'excellentes compétences relationnelles et de communication.

Qualifications

De formation Bac+2 en achats, gestion, ou administration des entreprises, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l’aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.

Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir à ce poste.

Compétences et Qualités requises :

Connaissance pack Office
Capacité à travailler en équipe
Capacités rédactionnelles
Notion forte de Service clients
Rigoureux(se), consciencieux(se) et organisé(e)

Informations complémentaires

Nous nous engageons au respect de l’égalité de traitement entre les candidats, et célébrons toutes les formes de diversité. Chez Assystem, seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez porter à la connaissance d’Assystem une quelconque situation ou des besoins spécifiques, n’hésitez pas vous serez accompagné(e) !

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