Junior Operations Specialist (part time)

AI REV to nie tylko firma technologiczna - to społeczność ludzi, którzy wierzą, że technologia może czynić świat lepszym miejscem. Realizujemy projekty z obszaru sztucznej inteligencji i inżynierii oprogramowania dla międzynarodowych korporacji, dynamicznych startupów i organizacji non-profit. Naszą prawdziwą pasją jest jednak długofalowy wpływ: część przychodów inwestujemy w AI REV Foundation, wspierając programy edukacyjne dla młodzieży w trudnej sytuacji życiowej.

Dlaczego warto do nas dołączyć

• Rzeczywiste wyzwania - Twoja praca usprawni działanie firmy, a tym samym przełoży się na efektywniejszą realizację wszystkich projektów o istotnym znaczeniu biznesowym i społecznym, od zaawansowanych chatbotów z elementami NLP po inteligentne systemy wspierające decyzje w globalnych organizacjach. Nie tworzymy “rozwiązań do szuflady”; wszystko, co robimy, przekłada się na konkretną wartość dla klientów i społeczności.
• Kultura rozwoju i współpracy - Wierzymy, że każdy członek zespołu wnosi unikalny zestaw doświadczeń i talentów. Prowadzimy regularne sesje wymiany wiedzy, 1:1 z mentorami oraz otwarte spotkania, w których każdy może zabrać głos i zaproponować nowe inicjatywy.
• Elastyczność i zaufanie - U nas decydujesz, jak chcesz pracować: zdalnie, hybrydowo czy z biura. Dbamy o to, abyś miał(a) wystarczająco dużo swobody w łączeniu pasji zawodowych z prywatnymi.
• Nauka i rozwój - Nawet jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z księgowością lub administracją, zapewnimy Ci wsparcie merytoryczne i dostęp do wiedzy branżowej.
• Misja społeczna - Pracując z nami, realnie wspierasz działania Fundacji AI REV, która oferuje programy edukacyjne dla młodzieży w trudnej sytuacji życiowej, m.in. na Filipinach.
  
  

Zajrzyj na https://airev.us/careers aby dowiedzieć się więcej o firmie, procesie rekrutacyjnym, a także o naszej unikalnej kulturze.

Kogo szukamy

Poszukujemy Młodszego Specjalisty ds. Operacji , który(a) wesprze nasz zespół, przejmując niektóre zadania i obowiązki, obecnie realizowane przez dział administracji. Jeśli chcesz pracować w środowisku przyjaznym, elastycznym i jednocześnie rozwijać się w obszarze finansowo-operacyjnym, zapraszamy do nas!

Twój zakres odpowiedzialności

Administracja i organizacja pracy

• Zarządzanie dokumentacją finansową i jej archiwizacja w systemach księgowych.
• Przygotowywanie i wysyłanie zleceń dla współpracowników.
• Zbieranie raportów z pracy od współpracowników i ich analiza.
• Organizowanie i usprawnianie procesów administracyjnych i operacyjnych.
• Koordynacja działań operacyjnych firmy i dbanie o ich sprawny przebieg.
• Współpraca z zespołem w zakresie bieżących działań administracyjnych.
• Przygotowywanie raportów i zestawień operacyjnych na potrzeby zespołu zarządzającego.
  
  

Obsługa finansowa i księgowa

• Zbieranie i organizacja faktur (płatności i należności) przez cały miesiąc.
• Wystawianie faktur i zamówień dla klientów.
• Monitorowanie terminów płatności oraz kontaktowanie się z klientami w sprawie rozliczeń.
• Obsługa transakcji wymiany walut.
• Dokonywanie terminowych płatności w imieniu firmy (przelewy, weryfikacja VAT i inne obowiązki administracyjne).
• Monitorowanie przepływów pieniężnych i weryfikacja zgodności faktur z kontem bankowym.
• Prowadzenie ewidencji finansów w systemach wewnętrznych (przychody, koszty).
• Współpraca z zewnętrznym księgowym w sprawach finansowych, podatkowych i księgowych.
  
  

Wsparcie operacyjne i optymalizacja procesów

• Wdrażanie usprawnień w procesach administracyjnych i operacyjnych.
• Wsparcie w analizie kosztów operacyjnych i optymalizacji budżetu.
• Tworzenie i aktualizowanie dokumentacji operacyjnej oraz procedur wewnętrznych.
• Dbanie o efektywny przepływ informacji między działami.
• Współpraca z dostawcami usług w zakresie zamówień i fakturowania.
• Koordynowanie zakupów operacyjnych i organizowanie niezbędnych zasobów.
  
  

Wymagane kompetencje

• Podstawowa wiedza księgowa oraz znajomość polskich przepisów księgowo-podatkowych na poziomie umożliwiającym samodzielną pracę.
• Dobra organizacja pracy i zdolność do samodzielnego zarządzania zadaniami.
• Analityczne podejście – dokładność i sumienność w realizacji zadań.
• Dobra komunikacja w języku angielskim (pracujemy w międzynarodowym środowisku i używamy angielskiego w dokumentach oraz korespondencji).
• Znajomość narzędzi biurowych – doświadczenie w pracy z Excelem/arkuszami kalkulacyjnymi oraz edytorami tekstu.
• Elastyczność i chęć nauki – szybkie przyswajanie wiedzy oraz dostosowanie się do zmieniających się warunków.
• Umiejętność współpracy w zespole oraz gotowość do wspierania różnych działów firmy.
  
  

Mile widziane:

• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (administracja, finanse, operacje).
• Znajomość systemów księgowych i programów do zarządzania finansami.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i efektywne zarządzanie zadaniami.
• Doświadczenie w optymalizacji procesów operacyjnych.
  
  

Co oferujemy

• Konkurencyjne wynagrodzenie: 35zł/h (umowa zlecenie/B2B).
• Elastyczność: możesz pracować całkowicie zdalnie, hybrydowo albo z naszego biura (w Warszawie). Mamy elastyczne godziny pracy, które sam(a) wybierasz dostosowując je pod siebie.
• Szybką ścieżkę rozwoju: regularne przeglądy Twoich osiągnięć (feedback 360°), wsparcie mentorskie, a także możliwość wzięcia udziału w dodatkowych szkoleniach.
• Pracę z doświadczonymi inżynierami: ludźmi, którzy zdobywali wiedzę w największych korporacjach (Google, NASA, Microsoft, Nvidia).
• Wpływ społeczny: wspólnie z nami angażujesz się w działalność Fundacji AI REV, która umożliwia młodzieży z trudnych warunków życiowych kształcenie umiejętności programowania i poprawy swojej sytuacji życiowej.
• Zgrany zespół i przyjazną atmosferę: brak sztywnej hierarchii i zbędnej biurokracji, za to nastawienie na współpracę, otwartą komunikację i wsparcie w codziennych wyzwaniach.
  
  

Jak aplikować

Wypełnij formularz i prześlij swoje CV oraz kilka słów o sobie. Opisz nam krótko, co Cię motywuje w pracy i czym chciał(a)byś się zajmować w AI REV. Po otrzymaniu Twojego formularza lub wiadomości:

• Zaprosimy Cię na krótką rozmowę wstępną, aby poznać Twoje doświadczenia i plany zawodowe.
• Rozmowa merytoryczna - zweryfikujemy Twoje umiejętności z zakresu operacji/administracji oraz omówimy szczegóły współpracy.
  
  

Po pozytywnym zakończeniu rozmów otrzymasz od nas ofertę i dołączysz do AI REV, by razem z nami rozwijać naszą organizację. Jeśli szukasz miejsca, gdzie Twoje umiejętności będą się rozwijać, a jednocześnie chcesz mieć wpływ na społeczne działania firmy, dołącz do AI REV - czekamy na Ciebie!