HR Operations Specialist, PSA Japan

Collectors is the leading creator of innovative technology that provides value-added services for collectors worldwide. We grade, authenticate, vault, and sell millions of record-setting collectibles, all while modernizing and digitalizing the process to further our mission of helping collectors pursue their passions. We’re always on the lookout for talented people to join our growing team.

Our services span collectible trading cards, autographs, comic books, coins, video games, event tickets, and memorabilia. Our subsidiaries include PSA, PCGS, Beckett, SGC, and Card Ladder.

Since our founding in 1986, we have graded and authenticated millions of items. We employ more than 3000 people across our headquarters in Santa Ana, California and offices in New Jersey, Texas, Florida, Japan, Shanghai, Hong Kong, Canada, Mexico, Germany, and France.

As part of our interview process, we request that candidates have their cameras on during video interviews. This helps foster meaningful conversation and allows us to create an experience that closely resembles our standard working environment. Certain interview steps may take place by phone. For remote roles, and at our discretion, candidates may be asked to participate in an on-site interview as part of the final stages of the process.

We understand there may be occasional circumstances requiring accommodation and are happy to discuss them as needed. Your recruiter will be able to clarify expectations and answer any questions you have.

コレクターズ（Collectors）は、世界中のコレクターの皆様に付加価値の高いサービスを提供する、革新的なテクノロジーのリーディングカンパニーです。私たちは、数百万点に及ぶ記録的な価値を持つコレクターズアイテムのグレーディング、真贋鑑定、保管、および販売を行っています。また、コレクターの皆様が自身の情熱を追求できるよう支援するというというミッションのもと、これらのプロセスの近代化とデジタル化にも注力しています。現在、成長を続ける私たちのチームに加わっていただける人材を常に募集しています。

当社のサービス対象は、トレーディングカード、サイン、コミック、コイン、ビデオゲーム、イベントチケット、メモラビリアなど多岐にわたります。主な傘下ブランドには、PSA、PCGS、Beckett、SGC、Card Ladderが含まれます。

1986年の創業以来、私たちは数百万点ものアイテムのグレーディング、と真贋鑑定を行ってきました。カリフォルニア州サンタアナの本社に加え、ニュージャージー、テキサス、フロリダ、日本、上海、香港、カナダ、メキシコ、ドイツ、フランスに拠点を構え、合計3,000名以上の従業員が活躍しています。

当社の面接プロセスの一環として、ビデオ面接の際はカメラをオンにしていただくようお願いしております。これにより、より充実した対話を促し、実際の職場環境に近い環境を再現するためです。なお、選考の段階によっては電話で実施する場合もございます。また、リモートワークの職種においても、弊社の判断により、選考の最終段階としてオンサイトでの面接をお願いする場合がございます。

状況によりは特別な配慮が必要となる場合があることも承知しておりますので、必要に応じて個別にご相談にのって承ります。詳細なプロセスやご期待に沿えるか等の確認につきましては、採用担当者からご説明いたしますので、ご不明な点がございましたらお気軽にご質問ください。

About PSA

PSA is the world’s largest trading card, autograph and memorabilia authentication and grading service, Since its inception in 1991, PSA has certified over 40 million cards and collectibles with a cumulative declared value of over a billion dollars. Collectors Universe Japan GK which was established in 2018, provides PSA services to the Japanese market. As the only third-party grading service provider in Japan, PSA has emerged as the dominant leader in authentication and grading for trading cards in the region.

PSAについて

Professional Sports Authenticator (PSA) は世界最大そして最も信頼されている第三者トレーディングカード真贋鑑定・グレーディングサービス会社です。1991年の創業以来、PSAは4,000万枚以上のカードと1,000億円以上の累計申告価格の収集品を鑑定してきました。日本では、2018年に設立されたCOLLECTORS UNIVERSE JAPAN合同会社を通じて、PSAのサービスを提供しています。日本国内で唯一の第三者グレーディングサービスプロバイダーとして、PSAはトレーディングカードの真贋鑑定およびグレーディング分野において、国内市場で確固たるリーダー的地位を築いています。

PSA Japanでは、従業員ライフサイクル全体にわたる人事プロセスの策定・運用・効率化を支援するHRオペレーション・スペシャリストを募集しています。新しく編成されたチームのメンバーとして、課題に積極的に取り組み、問題解決の機会を楽しめる方を歓迎します。オンボーディングからオフボーディングに至るまで、日常の人事問い合わせにおける主要な窓口として、すべてのステークホルダーに優れたエクスペリエンスを提供します。日本の労働法およびHRベストプラクティスに関する専門知識を活用し、従業員へ適切かつコンプライアンスに準拠したフロントラインサポートを提供します。東京の新オフィスにて、Japan HRチームのシニアマネージャーへ報告し、出社またはハイブリッド形式で勤務します。

主な業務内容

• 対面および共有メールボックスを通じ、従業員およびマネージャーからのHR関連ニーズ（オンボーディング、異動・ステータス変更、オフボーディング、労災、正社員・派遣等の採用関連タスク、職場の安全衛生など）全般の問い合わせ窓口を担当
• 人事部門内の各専門チームと連携し、適切なチームへの案件割り当てを含め、基幹人事サービスおよび日常運用を円滑に提供
• 日本の労働法・規制および推奨されるベストプラクティスの遵守を維持し、法的リスクの低減とコンプライアンス維持のために定期的なポリシー・運用見直しを実施
• 社内規定・手続を正しく理解・解釈し、従業員からの質問に回答
• HRISデータの更新・データ入力を行い、各システム間での正確な連携、データの整合性、コンプライアンスを維持
• 従業員情報、福利厚生規定、有給・休暇データなどの維持・更新
• 派遣会社との契約管理、既存派遣社員の進捗トラッキング（正社員登用要件の管理を含む）
• 日米の各部門からのリクエストに基づく週次・月次レポートの作成
• 組織の成長に伴う曖昧な状況に対応し、新たなプロセスの構築や課題解決を推進
• 日英両語の語学力を活かした実務の遂行、および必要に応じた米国・グローバルのHRチームとの密な連携

応募要件

• 急成長企業での3年以上の人事（HR）実務経験（製造・プロダクション系企業やスタートアップでの経験者優遇）
• 日本の労働法に関する基礎知識または実務経験
• HRIS（人事情報システム）の利用経験（Workday経験者優遇）
• 細部まで行き届いた高い事務処理・組織化能力
• 優れたカスタマーサービス意識とステークホルダー管理能力
• 協調性があり、従業員のサポートに尽力できるチームプレイヤー
• 成長マインドセットを持ち、課題を学習と構築の機会と捉えられる主体的な姿勢（セルフスターター）
• 業務の効率性・実効性・明確性を追求できるオペレーション思考
• 人事管理学、または関連ビジネス分野の学士号

PSA Japan is currently seeking a Human Resources Operations Specialist to join our Japan HR team to support the creation, delivery and effectiveness of HR processes across the employee lifecycle. As a member of our newly-redefined team, you are excited by new challenges and embrace opportunities to solve problems. You will provide an exceptional customer experience for all stakeholders from onboarding through offboarding as one of our key representatives for day-to-day HR inquiries. You will use your domain expertise in Japan employment law and HR best practices to provide informed and compliant frontline support to employees. 

You’ll report to the Senior Manager on the  Japan HR team and work onsite/hybrid in our new Tokyo office.
 

What You’ll Do:

• Serve as a point of contact for employees and managers both in person and via our shared email inbox for all their HR-related needs, including but not limited to: onboarding, job/status changes, offboarding, workers compensation, recruiting related tasks (FTE and Temp including temp agency communication) and workplace safety.
• Collaborate with partner teams across People to ensure fundamental HR services and day-to-day operations are smoothly delivered, including assigning inquiries to the appropriate functional teams
• Ensure ongoing compliance with Japan labour laws and regulations, and recommended best practices; regularly review policies and practices to maintain compliance and reduce legal risks
• Understand and interpret company policies and procedures to answer employee questions
• Execute HRIS tasks and transactions, ensuring changes flow appropriately throughout our systems to support data integrity and compliance
• Maintain and update employee policies and data, including but not limited to: employee records and benefits policies and leave data
• Manage contingent worker agency engagements and tracking of existing contingent workers, including full-time conversion eligibility
• Creating monthly/weekly report based on the request from departments both in the US and Japan
• Navigate through ambiguity to help create processes and solve new problems as the organization evolves
• Utilising both Japanese and English skills to perform tasks
• Working closely with the HR team members in the US and other countries upon necessary
• Any ad-hoc tasks relating the HR operations instructed by the line manager

Who You Are: 

• 3+ years of progressive HR experience in a high-growth setting; strong preference for experience working in production-based or startup companies
• Understanding of Japan labour laws in basic or direct experience
• HRIS experience (Workday preferred)
• Excellent organization and administration skills with high attention to detail
• Strong customer service and stakeholder management experience
• Collaborative, helpful team player and employee advocate
• Curious self-starter with a growth mindset; you see new challenges as opportunities to learn and build
• Operational-minded with a focus on efficiency, effectiveness, and clarity
• Bachelor’s degree in Human Resources Management, or a related business concentration
• Native in Japanese and business level in English

Reasons To Join Us:

• Social Insurance: All full-time employees are eligible for Employee Pension, Health Insurance, Workers Accident Insurance, Employment Insurance

• Paid Leaves: Our employees qualify for annual leaves and special leaves in accordance with the Company’s Rules of Employment

• Allowances: Employees are also offered commutation allowance in accordance with the Company’s Rules of Employment

• Benefits: Defined Contribution Pension Plan, Group Life Insurance, Group Long-Term Disability Insurance

• Employee Discounts: Employees receive discounts on select grading services for approved submissions

• Fun Working Environment: Our team members are invited to participate in celebrations, holiday events, and team-building activities

福利厚生:

• 社会保険：厚生年金、健康保険、労災保険、雇用保険

• 有給休暇：当社就業規則に基づき、年次休暇及び特別休暇の付与

• 諸手当：当社就業規則に基づき、通勤手当を支給

• 福利厚生：確定拠出年金制度（DC）、団体生命保険（GLI）、団体所得補償保険（GLTD）

• 従業員割引: 従業員が鑑定サービスを申し込む場合に割引料金が適用（要承認）

• 明るく楽しい職場環境: 祭事や祝日の行事をはじめ、チームビルディングなど様々な行事への招待

We are committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ethnicity, ancestry, religion, national origin, gender, sex, gender identity or expression, sexual orientation, age, citizenship, marital or parental status, disability, veteran status, or other class protected by applicable law. We believe that a team that represents a variety of backgrounds, perspectives, and skills will better service the diverse community of collectors we support.

当社は、人種、肌の色、民族性、家系、宗教、出身国、性別、セクシュアリティ、性自認または性表現、性的指向、年齢、市民権、婚姻状況や育児の有無、障がいの有無、退役軍人であるか否か、その他適用される法律で保護されるあらゆる属性にかかわらず、すべての方に平等な雇用の機会を提供することを約束します。さまざまな背景、視点、スキルを持つチームこそが、当社が支援する多様なコレクターコミュニティに対して、より良いサービスを提供できると信じています。

Residents of areas outside the United States: Please see the Collectors Global Privacy Policy, located here.