Conseiller ou Conseillère, Planification et analyse financière

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Collège Boréal is committed to upholding the values of equity, diversity, inclusion and human rights in our living, learning and working environments. We know that diversity fosters excellence and we all share the responsibility to foster an equitable, diverse and inclusive community. In keeping with our values, we are looking for staff who will work respectfully and constructively with everyone who attends our college. We invite applications from any qualified individual and actively encourage applications from members of groups with historical or current equity barriers, including, but not limited to, women, people of Indigenous descent, racialized people, people with disabilities, and members of the 2SLGBTQI+ community. We support diversity and equity and are committed to creating a workplace free of harassment and discrimination and an inclusive and barrier-free environment. If we contact you for a job interview, please inform us of any accommodations you require with respect to any materials or processes used, so that we can ensure you receive a fair and equitable assessment of your qualifications.

Alternative formats will be provided upon request throughout the recruitment and selection process. Please let us know if you require accommodations to apply for the position.
 

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Job Description

Sous la supervision de la personne gestionnaire de la planification financière, la personne titulaire joue un rôle clé dans la préparation, l’analyse et le suivi budgétaire des ententes liées au gestionnaire de système de services (GSS) et dans le soutien à la planification financière corporative. Elle contribue à la cohérence des données financières, à la conformité des rapports aux exigences des bailleurs de fonds et à la fiabilité des informations transmises aux gestionnaires. Ce poste apporte un soutien technique essentiel pour appuyer une gestion rigoureuse des ressources budgétaires, en conformité avec les directives institutionnelles.

Le mode de travail est à distance, avec quelques déplacements prévus à Sudbury au cours de l’année, lesquels seront communiqués à l’avance.

Responsabilités :
 

Préparation, révision et analyse des budgets et ententes

• Établir et entretenir des relations professionnelles avec les bailleurs de fonds. Veiller à une bonne gestion des relations interpersonnelles et établir un rapport de confiance pour assurer une interaction efficace dans la gestion des ententes. Agir à titre d’intermédiaire entre le ministère, les bailleurs de fonds et le service des ressources financières en matière de budget. Consulter les bailleurs de fonds sur les soumissions actuelles et futures et répondre à leurs demandes de façon ponctuelle, et assumer la responsabilité de la soumission de rapports selon les échéanciers prescrits.

• Effectuer la mise à jour continue des budgets et veiller à la pertinence des données budgétaires afin d’assurer l’atteinte de la contribution financière des ententes. Rendre compte des revenus, des dépenses, des écarts en fonction des prévisions établies et de tous les ajustements qui influencent la contribution financière des projets spéciaux et la gestion budgétaire du Collège.

• Repérer les budgets à risque et, en collaboration avec la personne gestionnaire de la planification financière, mettre en place les mesures proactives afin de rencontrer les cibles de contribution prévues et d’éviter les glissades budgétaires. Assurer les suivis et en faire rapport à la personne gestionnaire de la planification financière.

• Maîtriser l’ensemble des ententes liées aux budgets, aux rapports et aux dépenses admissibles afin d’assurer la surveillance de l’ensemble des fonds et de conseiller les gestionnaires dans la gestion financière de leur entente. Effectuer des analyses approfondies afin de vérifier et d’assurer la concordance entre les exigences des bailleurs de fonds et les systèmes comptables du Collège. Vérifier l’allocation des recettes et des coûts dans divers budgets interreliés. Analyser la distribution des recettes et des dépenses, expliquer et expliquer les écarts. Faire rapport des constats et déposer des recommandations auprès de la personne gestionnaire de la planification financière afin de respecter les engagements budgétaires. Effectuer les suivis du plan d’action auprès de cette personne.

• Être responsable de la gestion des échéanciers, de la vérification de l’atteinte des critères énoncés dans les ententes contractuelles et du respect des politiques et procédures du Collège. Veiller à ce que les plans de livraison des programmes répondent aux critères du Ministère. En collaboration avec la personne gestionnaire de la planification financière, préparer les dossiers pour la vérification et assurer la préparation de tous les rapports financiers.

• Traiter des données hautement confidentielles. Imputer au système financier les données budgétaires qui découlent de décisions confidentielles de l’équipe de gestion du Collège. Prendre les mesures qui s’imposent afin d’assurer la confidentialité des données personnelles et des informations privilégiées auxquelles la personne titulaire a accès dans le cadre de ses fonctions, qu’elles soient verbales ou écrites. Ces informations privilégiées comprennent, entre autres, la planification des effectifs et toutes informations, connaissances, idées, concepts, formules ou principes discutés dans le cadre de la gestion des budgets corporatifs, ainsi que toutes les données provenant de son accès complet au système financier.
   

Services de soutien à la gestion des projets et ententes

• Élaborer les rapports destinés aux bailleurs de fonds, maintenir à jour et modifier au besoin la charte de comptes et les structures comptables pour les écritures. Analyser les données et formuler des recommandations au besoin pour les différentes ententes. Tenir à jour un registre des ententes du Collège contenant les détails pertinents (bailleur de fonds, montant total, dates importantes) pour respecter les divers échéanciers contractuels et maintenir de bonnes relations avec les bailleurs de fonds.

• Compiler et analyser des rapports non standards spécialisés de divers projets au besoin. Aviser quant au statut mensuel des projets spéciaux, y compris le budget prévisionnel comparé aux résultats à date, pour assurer que les recettes et contributions provenant des projets spéciaux soient maximisées. Effectuer des analyses détaillées à la demande de la personne gestionnaire de la planification financière ou des gestionnaires de projets, et préparer les dossiers pour la vérification.

• Assurer la liaison entre les parties prenantes internes et externes associées aux projets. Préparer et planifier les échéanciers, appuyer les gestionnaires dans la préparation des soumissions, des budgets et des rapports, et assurer un suivi constant auprès d’eux pour maintenir à jour l’information sur chaque entente et garantir une saine gestion financière.

• Assurer la vérification des données financières (taux salariaux, avantages sociaux, frais administratifs, etc.).
   

Soutien technique et formation

• Assurer le soutien technique aux gestionnaires lors du processus de préparation et de révision budgétaire des ententes. Comptabiliser et imputer au système les données budgétaires rattachées au plan de livraison déposé par la personne gestionnaire de projet.

• Mettre à jour les gabarits d’analyse de coûts standards pour toutes les demandes de fonds.

• Offrir de la formation sur demande aux gestionnaires et aux membres du personnel qui doivent préparer des demandes de fonds.

• Assurer la facturation et la réception des fonds.
   

Gestion des contrats d’assurance et des loyers

• Comptabiliser les loyers en assurant une gestion précise et efficace des paiements, des documents associés et de la répartition des coûts aux programmes et services associés.

• Gérer le processus de signature des contrats, en coordonnant avec les parties prenantes internes et externes pour garantir une finalisation rapide et conforme des accords.

• Répondre aux demandes des services internes concernant les contrats en fournissant un soutien rapide et précis.

• Organiser et classer les contrats dans les fichiers partagés, en maintenant un système de classement structuré et accessible.

• Gérer les certificats d’assurance en s’assurant que tous les documents nécessaires sont à jour et conformes aux exigences réglementaires.

• Autres projets du service des ressources financières.

Exigences :

• Diplôme de trois ans en comptabilité, en administration des affaires ou dans un domaine connexe;

• Baccalauréat en administration des affaires, considéré comme un atout;

• Minimum de cinq années d’expérience pertinente;

• Être habile à communiquer et démontrer une capacité à travailler en partenariat ainsi qu'en équipe avec des intervenants variés et avoir un grand sens du service client;

• Avoir un intérêt marqué pour l'analyse financière et l'information budgétaire et démontrer une capacité à exercer un rôle conseil dans son domaine;

• Être reconnu pour son excellent esprit d'analyse et par sa capacité à synthétiser l'information complexe, à innover et à exercer un rôle-conseil dans son domaine;

• Avoir une excellente capacité pour la gestion des priorités et être en mesure de pouvoir gérer plusieurs dossiers et échéances à la fois;

• Posséder un bon sens de l'organisation, faire preuve de leadership, avoir le souci du détail et de la confidentialité;

• Avoir une bonne connaissance des principes comptables reconnus et de la gestion budgétaire;

• Maîtriser la suite Office, posséder d'excellentes habiletés en informatique ainsi qu'une excellente maîtrise de Microsoft Excel.

• Maîtrise du français parlé et écrit.

Closing Date:

Note: Posting is no longer available as of date cited above at 11:59 p.m.

First consideration will be given to internal applicants in accordance with their respective Collective Agreements.