Adjoint·e administratif·ve

PrevTech est une entreprise en croissance qui évolue dans un secteur clé lié à la protection et à la performance du secteur agroalimentaire. L’organisation se distingue par son approche humaine, sa proximité avec ses clients et son engagement à offrir un service rigoureux et de qualité. L’équipe valorise la collaboration, le respect et l’autonomie, dans un environnement flexible et en constante évolution.

Dans ce contexte, PrevTech souhaite intégrer un·e adjoint·e administratif·ve afin de soutenir les opérations quotidiennes et contribuer à la fluidité des activités administratives de l’entreprise. Ce poste est central dans l’administration du cycle des ventes, la communication avec les clients, le traitement de certaines tâches comptables ainsi que le bon fonctionnement des processus internes. La personne recherchée se démarque par sa rigueur, son sens de l’organisation et sa volonté d’offrir un service de qualité, tant à l’interne qu’à l’externe.

CYCLE DES VENTES ET FACTURATION

Vous contribuez à la fluidité du cycle de ventes en assurant la gestion administrative des transactions, des communications clients et des suivis liés à la facturation, principalement pour PrevTech, mais aussi pour Inspek Sécurité Électrique, une filiale :

• Créer, valider et envoyer les factures aux clients à partir du système Salesforce (PrevTech) et Sage (Inspek Sécurité Électrique);

• Effectuer les suivis nécessaires auprès des clients concernant la facturation, les documents ou les informations requises;

• Préparer et envoyer les contrats clients via DocuSign, puis assurer le suivi des signatures et les relances au besoin;

• Contribuer à l’envoi des certificats d’installation et des communications liées à l’activation des services;

• Maintenir à jour les dossiers clients dans le CRM et effectuer les ajustements requis.

CYCLE DES ACHATS ET SOUTIEN ADMINISTRATIF COMPTABLE

Vous soutenez les opérations financières courantes en assurant la gestion administrative des achats, des dépenses et de certaines activités comptables :

• Saisir les factures fournisseurs et les dépenses dans les systèmes;

• Effectuer la conciliation des cartes de crédit;

• Apporter un soutien lors des fins de mois;

• Participer aux activités administratives dans Salesforce et dans Sage;

• Contribuer à la saisie et à la gestion de données administratives liées aux opérations.

SERVICE CLIENT ET GESTION DES COMMUNICATIONS

Vous contribuez à une expérience client professionnelle et efficace en assurant la gestion des communications administratives et le traitement des demandes entrantes :

• Répondre aux appels entrants de nature administrative et rediriger les demandes vers les bonnes ressources;

• Traiter les demandes liées aux certificats d’installation, aux factures ou aux informations générales;

• Offrir un service courtois, professionnel et orienté vers la résolution;

• Gérer les boîtes courriel générales et assurer le suivi des demandes reçues;

• Agir comme point de contact administratif pour différentes requêtes internes et externes.

SOUTIEN ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL

Vous contribuez à la structure et à l’efficacité des opérations en assurant un soutien administratif transversal et en participant à l’amélioration des pratiques internes :

• Préparer différents rapports administratifs, notamment pour des membres de l’équipe interne;

• Participer à l’organisation, au classement et à la structuration des documents dans Google Drive et Salesforce;

• Contribuer à l’amélioration continue des processus administratifs;

• Effectuer diverses tâches administratives connexes selon les besoins de l’équipe;

• Traiter le courrier et les dépôts, lorsque applicable.

Compétences recherchées :

• Communication orale

• Communication écrite

• Entrer en relation avec les autres

• Sens de l’organisation

• Esprit critique

• Minutie

• Adaptation

• Gestion du stress

Requis (expérience et qualification, langue) :

• Minimum de 5 ans d’expérience en administration;

• Bilinguisme requis;

• Bonne maîtrise des outils informatiques;

• Capacité à travailler en télétravail avec un environnement adapté.

Défis du poste :

• Travailler en télétravail avec autonomie et structure;

• Gérer des priorités variables au fil des demandes;

• Naviguer entre deux environnements systèmes principaux, soit Salesforce principalement et Sage;

• S’adapter à une entreprise en croissance, où les besoins évoluent.

Contexte :

• Entreprise en croissance, avec une augmentation des opérations et du volume d’activités administratives;

• Mission visant à soutenir et protéger le secteur agroalimentaire;

• Environnement humain où les employés sont au cœur des priorités;

• Culture axée sur la collaboration, le respect et la flexibilité.

Conditions de travail :

• Poste en télétravail avec possibilité d’hybride si basé·e à Lévis;

• Horaire de jour du lundi au vendredi, environ 40 heures par semaine avec flexibilité;

• Salaire entre 50 000 $ et 60 000 $ selon l’expérience;

• Assurances collectives;

• Équipement fourni incluant ordinateur et cellulaire;

• Vacances selon l’expérience.

Écosystème technologique

• Salesforce

• Sage

• Google Workspace

• Suite Office