Executive assistant

DESCRIPCIÓN GENERAL

La asistente ejecutiva será responsable de proporcionar soporte administrativo al dueño de la compañia. Este rol requiere habilidades excepcionales de organización, comunicación y resolución de problemas, así como un alto nivel de confidencialidad y servicio al cliente. La persona seleccionada garantizará el manejo eficiente de la agenda, la coordinación de proyectos y la ejecución de tareas clave para el logro de los objetivos organizacionales.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Se pueden hacer ajustes razonables para permitir que las personas con discapacidad realicen las funciones esenciales.

1. Planificar, organizar y gestionar la agenda diaria del ejecutivo, incluyendo reuniones, eventos y viajes.
2. Coordinar y confirmar citas, reuniones y compromisos
3. Supervisar itinerarios de viaje, reservaciones y documentación necesaria para desplazamientos nacionales e internacionales.
4. Revisar y responder cuando se le requiera correos electrónicos, cartas y otros documentos oficiales.
5. Preparar reportes, presentaciones y minutas de reuniones con información clave y de calidad.
6. Gestionar y archivar documentos digitales para asegurar su accesibilidad, seguridad y orden.
7. Consolidar y monitorear gastos, incluyendo la conciliación de informes de viáticos y presupuestos asignados.
8. Coordinar con proveedores para compras y servicios, cuando se le requiera
9. Apoyar en la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos estratégicos, asegurando el cumplimiento de plazos
10. Manejar información confidencial de manera profesional, asegurando la privacidad y el cumplimiento de políticas internas
11. Representar a su jefe inmediato en situaciones donde no pueda estar presente, asegurando que se mantenga una comunicación clara y efectiva.
12. Mantener actualizados contactos clave, bases de datos y directorios del ejecutivo.

NOTAS:

1. 1. La gerencia puede pedirle que realice otros servicios acordes a su rol.
2. 2. Esta descripción de servicios profesionales es un resumen de las funciones típicas del rol, no es una lista exacta de posibles deberes del rol.
3. 3. Esta descripción de servicios está sujeta a revisión.

COMPETENCIAS

• Dominio intermedio de herramientas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y software de gestión de agendas.
• Excelentes habilidades de organización
• Habilidades de comunicación verbal y escrita
• Capacidad para trabajar bajo presión
• Autonomía y gestión del tiempo
• Manejo profesional de información confidencial.

REQUISITOS

• Título profesional en administración de empresas, comunicación, o contabilidad (deseable)
• Bilingüe (inglés)
• Experiencia mínima de 3 años en posiciones similares.

AMBIENTE DE TRABAJO

• La posición es completamente remota, con requerimientos de conectividad estable a internet y disponibilidad para trabajar desde un espacio adecuado y libre de distracciones.
• Se requiere disponibilidad para asistir virtualmente a reuniones, coordinar tareas con equipos internacionales y responder a solicitudes en tiempo real, según surja la necesidad.

DEMANDAS FÍSICAS

• Capacidad para trabajar durante períodos prolongados frente a una computadora, incluyendo el uso intensivo de herramientas digitales de comunicación y gestión.

Disponibilidad para gestionar horarios flexibles en caso de reuniones en diferentes zonas horarias o emergencias organizacionales