Offer summary

Qualifications:

Bac +2 or equivalent, such as in Small Business Management., Previous experience in a similar administrative or reception role., Good oral and written communication skills., Proficiency in Word, Excel, and digital tools like Canva..

Key responsibilities:

Manage the school's reception, including answering calls and greeting visitors.

Handle administrative tasks such as managing mail, emails, and school information displays.

Monitor and report on student absences, ensuring data accuracy and communication with relevant teams.

Assist in maintaining the school's premises and logistical support for events.

Job description

Nous recherchons notre Assistant accueil F/H pour rejoindre notre école, située à Rennes, dans le cadre d’un CDD de 4 mois , à pourvoir dès début décembre 2024.

Vos missions :

1/ Accueil :

Gérer le standard téléphonique (réception des appels, réponses sur un 1er niveau d'information, transfert des appels vers les services concernés, relève et traitement des messages vocaux etc.)
Accueillir les visiteurs et les étudiants/ salariés en formation et personnel de l'Ecole et réorienter si nécessaire vers les services concernés
Veiller au suivi du matériel pédagogique (prêt de matériel vidéo contre caution, gestion des multiprises, emprunt de chargeur, etc.)
Gérer le courrier postal (affranchissement, envoi du courrier, relations avec les services postaux), le distribuer aux personnes concernées et veiller sur les équipements dédiés
Gérer le courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse ...)
Afficher les informations de l’école sur les tableaux et signalétiques concernés
Aider au rayonnement, à la notoriété et à l’image de l’établissement auprès des partenaires, acteurs économiques, et d’une manière générale auprès des tiers

2/ Gestion et suivi des absences de nos étudiants

Editer les feuilles d’émargement quotidiennes et les mettre à disposition des enseignants
Vérifier les absences quotidiennes dans notre logiciel de gestion pour s’assurer de leur recevabilité
Signaler les éléments nécessaires aux équipes de la scolarité (absences injustifiées, incidents, …)
Réaliser un reporting aux services de la scolarité et aux conseillers en formation

3/ Tenue des locaux

Réaliser les demandes d’intervention nécessaires en cas d’urgence (porte du bâtiment bloquée, sanitaires bouchés, etc.) et remonter tous les incidents à l’Office manager
Veiller à la bonne réalisation des prestations de ménage, d’entretien et réparation des locaux
Veiller à la tenue des différents registres (registre de sécurité, registre des visiteurs extérieurs) et à l’identification des visiteurs extérieurs
Participer à la mise en place logistique de certains évènements (préparation des salles d’examen, gestion des repas lors des réunions d’équipe, accueil des entreprises extérieures, etc.)

4/ Reporting

Utiliser les logiciels à disposition et mettre à jour les données
Respecter les procédures internes et participer activement à toute démarche d'amélioration de la qualité
Réaliser les reporting demandés par la direction ou le responsable de service

Profil recherché :

Titulaire d’un Bac + 2, de formation Gestion de la PME par exemple, vous avez une première expérience sur un poste similaire.

Compétences recherchées :