Personal Assistant & Office Management

Siamo alla ricerca di un/una Personal Assistant dinamico/a e proattivo/a che supporti l’Amministratore Delegato nelle attività quotidiane, gestendo in modo efficiente il suo calendario, le comunicazioni e le priorità.

La figura avrà inoltre responsabilità di Office Management, garantendo l’organizzazione e il buon funzionamento degli uffici.

IL TUO RUOLO IN SIXT

Nel ruolo di Personal Assistant sarai responsabile di: 

• Gestione agenda e pianificazione impegni: organizzazione e coordinamento dell’agenda dell’Amministratore Delegato, inclusa la programmazione di riunioni, appuntamenti, conferenze e viaggi di lavoro, con attenzione al dettaglio e alla gestione delle priorità strategiche

• Preparazione documenti e presentazioni: redazione e revisioni di report, documenti ufficiali e presentazioni, adattati alle esigenze e al pubblico di riferimento

• Coordinamento con team interni ed esterni: facilitazione del flusso di informazioni tra l’Amministratore Delegato e i vari dipartimenti aziendali, oltre alla gestione dei rapporti con clienti, partner e fornitori esterni

• Organizzazione eventi e meeting: supporto nella pianificazione e gestione di incontri di lavoro, conferenze e eventi aziendali, curando tutti gli aspetti logistici e organizzativi

• Gestione informazioni riservate: mantenimento della massima discrezione e riservatezza nella gestione di informazioni sensibili e documentazione confidenziale

Nel ruolo di Office Management sarai responsabile di: 

• Gestione forniture e materiali di consumo: monitoraggio e approvvigionamento puntuale di materiali per l’ufficio (cancelleria, dispositivi, prodotti per la pulizia), negoziazione con fornitori e ricerca di soluzioni ottimali in termini di qualità e costi

• Coordinamento con fornitori di servizi esterni: gestione dei rapporti con società di pulizie, manutenzione, sicurezza, catering e altri servizi di supporto, garantendo la puntualità e la qualità degli interventi

• Organizzazione e supervisione degli spazi di lavoro: cura degli ambienti, ottimizzazione degli spazi comuni, gestione di eventuali esigenze di ristrutturazione o miglioramento degli uffici

• Gestione fatture: verifica dei costi e gestione fatture relative ai servizi relativi alla sede centrale tramite gestionale interno

• Gestione della corrispondenza: gestione della posta in entrata e uscita, inclusa il corretto smistamento della posta cartacea e digitale, con particolare attenzione alla gestione della posta elettronica certificata (PEC) per garantire la conformità legale e la tempestività delle comunicazioni ufficiali

LE TUE COMPETENZE CONTANO

• Esperienza: hai una comprovata esperienza pregressa nel ruolo, in aziende strutturate ed internazionali

• Organizzazione e gestione del tempo: hai ottime capacità di pianificare e coordinare, gestendo la quotidianità e le scadenze e il rispetto delle priorità strategiche. 

• Comunicazione efficace: hai ottime doti comunicative, sia scritte che orali, per gestire in modo professionale ed efficace le comunicazioni interne ed esterne, nazionali e internazionali. 

• Competenze linguistiche: sei fluente in inglese, sia in forma scritta che parlata

• Conoscenze informatiche: hai una conoscenza avanzata dei sistemi MS Office e degli strumenti per la programmazione di organizzazione (Outlook, calendar sharing, etc.)

• Collaborazione e coordinamento interfunzionale: hai ottime capacità relazionali e Attitudine a lavorare in sinergia con diversi dipartimenti aziendali e interlocutori esterni per facilitare il flusso di informazioni e supportare processi decisionali efficaci.

COSA OFFRIAMO

• Compenso Competitivo Ricevi uno stipendio mensile attraente, con tredicesima e quattordicesima mensilità
• Attrezzatura & Smartworking Goditi la flessibilità dello smartworking (sei giorni al mese), con un laptop e un telefono forniti per garantire la massima efficienza lavorativa
• Indennità Pasto Beneficia di un ticket restaurant giornaliera di 8 € per ogni giorno lavorato
• Salute, Fitness & Benessere Assicurazione sanitaria completa, accesso gratuito a una palestra e una cucina completamente attrezzata a tua disposizione
• Formazione & Crescita Professionale Partecipa a corsi di formazione aziendali con aggiornamenti regolari ed esplora opportunità di crescita sia verticali che orizzontali
• Benefici Esclusivi per i Dipendenti Approfitta di sconti per familiari e amici e tariffe vantaggiose sui servizi

La selezione è rivolta ad entrambi i sessi secondo quanto previsto dal D.Lgs 198/2006 

Chi siamo:

Siamo un fornitore di servizi di mobilità leader a livello mondiale con un fatturato di 4,00 miliardi di euro e circa 9.000 dipendenti in tutto il mondo. La nostra piattaforma di mobilità ONE riunisce i nostri prodotti SIXT rent (noleggio auto), SIXT share (car sharing), SIXT ride (servizi taxi e chauffeur) e SIXT+ (auto abbonamento), offrendo ai nostri clienti accesso alla nostra flotta di 350.000 veicoli, ai servizi di 4.000 partner di cooperazione e a circa 5 milioni di conducenti in tutto il mondo. Insieme ai nostri partner in franchising, siamo presenti in oltre 110 paesi con 2.000 stazioni di noleggio. In SIXT, la massima priorità è un'esperienza cliente di altissimo livello e un servizio clienti eccellente. Puntiamo sul vero spirito imprenditoriale e sulla stabilità a lungo termine, orientando la nostra strategia aziendale con lungimiranza. Inizia con noi e candidati subito!