R258152 Coordinateur ou Coordonnatrice des Opérations, Cameron Stewart (contrat de 12 mois), Bilingue / Bilingual Operations Coordinator, Cameron Stewart (12 Month Contract)

Principales Fonctions et Responsabilités:

• Coordonner les projets avec les fournisseurs de services (c.-à-d. imprimeurs, partenaires responsables de la création, partenaires responsables de l’exécution) afin d’assurer la satisfaction des clients à l’égard du service de cartes et de livraison.
• Assurer la liaison avec le partenaire responsable de l’arbitrage pour la mise en place des programmes et la production de rapports.
• Participer aux réunions avec les clients, au besoin.
• Élaborer des calendriers de travail pour les initiatives liées au programme de cartes.
• Assurer la liaison entre CSL et le client pour la production du matériel.
• Collaborer aux processus d’examen et d’approbation des clients (c.-à-d. PromoMats ZincMaps, Veeva Vault) et aux soumissions au Conseil consultatif de publicité pharmaceutique
• Collaborer avec l’équipe de direction de CSL, le service marketing d’Innomar et des organismes externes afin d’élaborer des promotions et du matériel promotionnel visant à augmenter l’adoption de la carte et le taux de retour.
• Élaborer des documents de marketing destinés aux clients afin d’appuyer les programmes de cartes (messages par télécopieur destinés aux PS, scénarios d’appel, aides détaillées, brochures).
• Relecture des documents avant leur impression/livraison.
• Agir en tant que personne-ressource pour les ajouts au portail de rapports de CSL.
• Responsable du portail d’administration RxHelp et de la maintenance du site RxHelp, des ajouts au programme et au logo, de la coordination des mises à jour et des modifications du site avec le service informatique d’Innomar.
• Coordonner la préparation et la livraison de la carte RxHelp et d’autres documents aux clients.
• Coordonner la livraison des documents aux représentants commerciaux des clients.
• Collaborer avec notre entreprise partenaire responsable de l’arbitrage afin de garantir la disponibilité d’un inventaire suffisant pour toutes les commandes.
• Établir et entretenir des relations solides avec les principaux clients et partenaires.
• Interagir avec le service financier et les clients sur les questions relatives à la facturation et aux bons de commande.
• Gérer toutes les traductions en français des documents du programme.
• Soutenir l’élaboration des demandes d’appel d’offres et assurer la liaison avec le personnel interne (DNA) au besoin pour présenter les propositions aux clients.
• Agir à titre de personne-ressource pour la formation des clients sur les EI/PV (annuelle pour tous les clients), remplir et soumettre les rapports d’événements indésirables.
• Envoyer des rapports mensuels sur les programmes aux clients.
• Maintenir constamment une image de marque exceptionnelle auprès des clients clés et des partenaires commerciaux stratégiques.
• Travailler en étroite collaboration avec le reste de l’équipe de CSL afin de recueillir les rétroactions des clients sur leurs exigences et leurs besoins opérationnels.
• Collaborer avec l’équipe de CSL pour résoudre des problèmes ou des enjeux liés à aux activités de l’entreprise.
• Fournir un service de soutien avant et après la vente, garantissant une satisfaction optimale des clients et maximisant les avantages
• commerciaux.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs afin d’obtenir et de négocier des devis pour les services créatifs et l’imprimerie.
• Fournir de l’assistance et du soutien à la préparation des propositions (révision et correction des textes rédigés par d’autres membres de l’équipe de CSL)
• Assurer la liaison avec les responsables de compte afin de maintenir un niveau maximal de soutien aux clients. • Être la personne-ressource pour les questions techniques, les PS et les demandes des patients (par le biais de : questions@rxhelp.ca).
• Gérer diverses tâches administratives pour l’équipe de CSL (c.-à-d. envois Fedex, demandes d’envoi de courrier, etc.)

 Primary Duties and Responsibilities:

• Coordinates projects with service providers (i.e. printers, creative partner, fulfillment partner) to ensure client satisfaction with card service and delivery 
• Liaises with adjudication partner on program set-ups and reporting 
• Participates in client meetings, as required 
• Develops work back schedules for card program initiatives 
• Acts as liaison between CSL and the client on material production 
• Assists with client reviews and approval processes (i.e. PromoMats ZincMaps, Veeva Vault) and Pharmaceutical Advertising Advisory Board (PAAB) submissions 
• Works with CSL leadership team, Innomar Marketing, and outside agencies to develop promotions and promotional materials to increase card uptake and return on investment 
• Develops client marketing materials to support card programs (HCP faxes, call scripts, detail aids, brochures) 
• Proof-reads materials prior to print production/delivery 
• Acts as point person for CSL Reporting Portal additions 
• Responsible for RxHelp Admin portal and RxHelp site maintenance, program and logo additions, coordinating site updates and changes with Innomar IT 
• Coordinates the preparation and delivery of RxHelp card and other materials to customers 

• Coordinates delivery of materials to client sales reps 
• Works with our adjudication partner company to ensure adequate inventory is available for all fulfillment 
• Develops and maintains strong relationships with major customers and partners 
• Interacts with Finance and clients on invoicing and Purchase Order issues 
• Manages all French translations for program materials. 
• Supports the development of RFP requests and liaises with internal staff (NBD) as needed to deliver client proposals 
• Acts as point person on client AE/PV training (annual for all clients), completes and submits Adverse Event Reports 
• Sends monthly program reports to clients 
• Consistently maintains high corporate profile with key customers and strategic business partners 
• Works closely with the rest of the CSL team to gather feedback from customers on requirements and business needs 
• Works with the CSL Team to resolve complex business issues or concerns 
• Provides pre and post-sales support service, ensuring optimum customer satisfaction and maximizing business benefits 
• Interfaces with suppliers to attain and negotiate quotes for creative and printing services 
• Provides assistance and support with the preparation of proposals (reviews and edits copy written by other members of the CSL team) 
• Liaises with the Account leads to maintain maximum levels of account support 
• Acts as a point of contact for technical queries, HCP and patient inquiries (through questions@rxhelp.ca) 
• Handles various administrative tasks for the CSL team (i.e. Fedex shipments, rep mailing requests,  
• Other related activities as assigned.