Assistant Administratif Scolarité & Vie étudiante F/H

Nous recherchons notre Assistant Administratif Scolarité & Vie étudiante F/H pour rejoindre notre Ecole, Penninghen, dans le cadre d’un CDI à pourvoir rapidement.

Penninghen forme plus de 800 étudiants chaque année dont les diplômes sont unanimement reconnus et recherchés par les professionnels tant en architecture intérieure, en communication qu’en direction artistique.

Vous rejoindrez l’équipe de Débora, au service de scolarité, vous aurez pour missions :

1.    Interface entre les étudiants, les parents, l'équipe pédagogique, et la direction pour la mise en œuvre opérationnelle de la pédagogie : 

-    Accueil et suivi des étudiants et des intervenants tout au long du cursus : relation directe pour traiter les travaux rendus en retard, les justifications d’absence…
-    Information et conseil en orientation scolaire et professionnelle : contribuer à la formation des étudiants et les accompagner dans leur projet personnel, scolaire et professionnel ;
-    Compléter et suivre les dossiers administratifs des étudiants ; 
-    Gestion des examens et des passages ; 
-    Contribution à la satisfaction des étudiant.es ;
-    Constitution de dossiers administratifs à destination des élèves et de leurs familles, (certificats de scolarité, de radiation, formulaires divers…) ;

2.    Assister la direction de la vie étudiante dans les tâches administratives et logistiques quotidiennes : 

-    Suivre et réaliser les modifications de planning horaires des enseignants (outil dragon) et les formalités pédagogiques liées au recrutement des nouveaux enseignants ; 
-    Référent administratif des échanges (Erasmus+, Cumulus) ; 
-    Réponse aux demandes et transmission d’informations ;
-    Préparation des documents liés au concours blanc : sujet, feuille de notes du jury, collecte des notes ; 
-    Préparation logistique (salles, fournitures, reprographie des sujets)
-    Collecte et saisie des notes d’examen ou en contrôle continu ; 
-    Préparation et mise à disposition des feuilles d’émargement ;
-    Aide à la planification des cours et tests

3.    Missions administratives :

-    Assistance au chef d'établissement dans l'organisation et l'animation de la vie de l'établissement ;
-    Gestion du courrier entrant/sortant ;
-    Gestion des présentations PowerPoint, Word Français/Anglais ;
-    Gestion des relations administratives internes ;
-    Gestion du matériel pédagogique et des fournitures ;
-    Rédaction et mise en forme de documents ;
-    Relecture et correction des supports et documents institutionnels et administratifs ;
-    Gestion de la commande des cartes étudiants (back up) ;
-    Contribuer aux travaux de secrétariat, (courrier, enquêtes, téléphone, tenue des effectifs, saisie ou mise à jour de la base « élèves »…, notations) ;

4.    Événementiel/Communication :

-    Contribuer au suivi et à la planification des évènements pédagogiques tels que les voyages (réservation des hôtels…) ;
-    Gestion de la logistique (réservation des salles, gestion des plateaux repas) ;
-    Participe à l’organisation des diplômes et jurys de diplôme ;
-    Préparation et soutien dans l’organisation des évènements pédagogiques (comités pédagogiques, conseils de classe, réunions de rentrée, jurys, cérémonies de remise des diplômes, JPO…etc.).

Le Service de la scolarité est constitué de 2 personnes, vous travaillez avec la direction de l'établissement et l'ensemble des membres de la communauté éducative. Chaque personne a un objectif commun servir aux mieux nos étudiants et nos enseignants pour assurer une scolarité de qualité et un cadre de travail agréable. Vous aurez à cœur d’aider nos jeunes à grandir et les accompagner jusqu’à leur premier emploi.

Profil recherché :
Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique. 

Vous serez amené à faire quelques jeux cognitifs pour nous assurer que notre culture d’entreprise match avec vos valeurs et vos envies !

De formation Bac +2 minimum, de type Assistant.e de direction, vous disposez d'une expérience d'au moins 2 ans en qualité d’assistant.e administratif.ve/scolarité, idéalement dans le secteur de l'enseignement supérieur. 

Compétences recherchées :
-    Maîtrise d’outils ou de logiciels liés à l’activité pédagogique,  
-    Capacité de planification 
-    Capacité à gérer les priorités et à s’adapter ; 
-    Capacité à planifier et à gérer des agendas ;
-    Maitrise du pack office ;
-    Maitrise écrite du français
-    L’anglait courant serait un réel plus

Qualités personnelles : 
-    Sens du service client ;
-    Excellentes qualités humaines et relationnelles, diplomatie ;
-    Rigueur et souplesse 
-    Excellente communication orale, empathie ;
-    Esprit d’équipe
-    Capacité organisationnelle et autonomie 

Salaire : entre 29 000€ et 30 000€ bruts annuels fixe 
Statut : Non cadre
Adresse : 31 RUE DU DRAGON 75006 PARIS
Accès : SAINT SULPICE/SEVRES BABYLONE
Horaires : 39h/semaine lundi au jeudi (10h-19h) – (10h-18h le vendredi)
Avantages :  Mutuelle ; Ticket Restaurant ; Remboursement Transport