Spécialiste en documentation de gouvernance (Bilingue) - Contrat

Job Description

À propos de BGIS

BGIS est un chef de file de la prestation de services immobiliers et de services personnalisés de gestion des installations. Grâce à notre équipe combinée de plus de 6 500 personnes à l’échelle mondiale, nous encourageons sans cesse l’innovation par l’intermédiaire des services que nous offrons, tout en cherchant activement de nouvelles occasions qui stimuleront la créativité pour les entreprises de nos clients. Nous gérons des portefeuilles clients comptant plus de 320 millions de pieds carrés de superficie dans plus de 30 000 emplacements en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient, en Australie et en Asie.

Vous trouverez des renseignements supplémentaires au www.bgis.com/fr

SOMMAIRE

Le spécialiste en documentation de gouvernance est responsable de fournir un soutien opérationnel au sein du service de gouvernance et de rapports des comptes en ce qui concerne la gestion globale des documents et des dossiers, et d’assurer leur préparation en cas d’audit. Cela comprend 1) la surveillance et la tenue à jour des obligations et des livrables contractuels, 2) la gestion de l’accès au système, 3) la préparation des documents appuyant l’administration des réunions sur la gouvernance, la mesure du rendement en matière de niveau de service, l’amélioration continue, et soutenir le développement d’occasions de création de valeur (innovation) pour le compte.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Développement individuel/des comptes

Chez BGIS, notre culture est fondée sur trois éléments fondamentaux :

• Nous nous soucions profondément les uns des autres, mais aussi de nos clients, de nos partenaires et de nos communautés.
• Les équipes hautement performantes qui vont au-delà des attentes pour fournir des services exceptionnels — INTÉGRITÉ — RESPONSABILITÉ — RÉACTIVITÉ — INITIATIVE — VISIBILITÉ — MOTIVATION — INTÉGRATION sont des qualités essentielles pour obtenir un rendement élevé
• Un engagement inébranlable envers le développement durable, dans lequel nous faisons tout en mettant l’accent sur la préservation de notre Terre
  
  
  

La gouvernance des comptes et tous les rôles à l’appui de la gouvernance sont au cœur de notre succès. Les rôles de gouvernance sont axés sur toutes les exigences contractuelles de BGIS et facilitent toutes les activités de soutien aux comptes et à l’entreprise requises pour répondre à nos obligations contractuelles. Tous les rôles de gouvernance doivent avoir une compréhension approfondie et détaillée des diverses sections de l’entente-cadre des services avec le compte, de l’énoncé des travaux et des échéanciers qui régissent les attentes et les obligations de BGIS. Pour réussir, il doit établir des relations constructives avec le client et avec tous les membres de l’équipe de prestation de services.

Le titulaire de ce poste travaillera en collaboration avec tous les principaux services de BGIS pour assurer le plein soutien de toutes les activités et jouer un rôle clé dans notre approche INTÉGRÉE en matière de gouvernance des contrats.

Notre engagement envers les facteurs ESG, les communautés que nous servons et notre Terre

Environnement, énergie, diversité et durabilité

Le titulaire de ce poste aura l’occasion de travailler en collaboration avec diverses équipes pour se renseigner sur les programmes et les initiatives ESG qui peuvent vous aider à servir le client. Nous encourageons la participation à des événements communautaires et la mise en œuvre/exécution de programmes clés au sein des comptes clients, le cas échéant.

Occasions de perfectionnement :

Chez BGIS, nous avons à cœur le perfectionnement de nos membres d’équipe, en leur offrant des occasions d’acquérir de l’expérience et de grandir dans divers rôles. La succès au sein de ce poste offre aux membres d’équipe l’occasion d’explorer divers rôles, dont les suivants : responsable opérationnel de compte, des rôles au sein du bureau de la gestion des installations de soutien aux comptes et des rôles de gestion de projet pour diriger et exécuter les projets

Gouvernance

• Gestion stratégique des compteset planification des activités — Participer au processus de gestion des comptes, y compris le soutien administratif pour l’élaboration et la tenue à jour du plan de compte et du plan d’affaires à court et à long terme. Soutenir la gestion et faciliter le cycle annuel de planification des activités avec la direction et la gestion des comptes.
• Gouvernance — Collaborer avec la direction et la gestion des comptes pour soutenir la gouvernance des comptes. Cela comprend la collecte, la mise à jour et la présentation mensuelle des informations sur la gouvernance, ainsi que la surveillance de la carte de score de la gouvernance et des mesures de rendement connexes, des IRC et des indicateurs. Diriger l’élaboration de tous les ordres du jour des réunions clés de gouvernance et des dossiers de présentation, rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions sur la gouvernance et tenir à jour un registre des problèmes/mesures pour toutes les réunions sur la gouvernance des principaux comptes. Collaborer avec les membres de l’équipe responsable des comptes pour régler les problèmes/prendre des mesures.
• Gouvernance et rendement organisationnel — Soutenir l’élaboration et la gestion du processus de gouvernance et de rendement des comptes, y compris les documents, le tableau de bord, la feuille de route, l’échéancier et la communication.
• Gestion des documents — Gérer la gestion de l’accès à tous les systèmes, y compris organiser la demande, la suppression des accès et la validation de la liste des utilisateurs du compte. Élaborer, tenir à jour et faire respecter le cadre de gestion des documents, qui comprend la gestion des dossiers/sous-dossiers des systèmes des comptes et des systèmes internes de BGIS. Faciliter les ajouts et les changements avec la personne-ressource du client et effectuer des contrôles pour vérifier le respect du cadre élaboré. Charger les livrables de gouvernance dans les systèmes de comptes et respecter les engagements internes, au besoin.
• ISO — Soutenir les audits des équipes responsables des comptes et du développement de produits pour assurer la conformité avec les processus établis et les obligations de prestation de services. Participer à l’identification de solutions pour mettre en œuvre les modifications de processus pour les comptes et le développement de produits, et collaborer avec les équipes des comptes et du développement de produits pour mettre en œuvre les modifications. Soutenir la gestion des processus opérationnels des services.
  
  
  

Initiatives stratégiques et d’amélioration des processus

• Élaboration de la stratégie — Soutenir le responsable de compte avec les initiatives stratégiques en maintenant une liste des initiatives liée au compte et en faisant le suivi de la réalisation de l’analyse de la valeur, en recommandant des solutions et en élaborant des plans pour atteindre les résultats souhaités. Surveiller l’exécution des plans d’initiatives stratégiques pour garantir une exécution adéquate et l’atteinte des résultats souhaités.
• Innovation — Soutenir les initiatives d’innovation, notamment en se tenant au fait des pratiques et tendances de l’industrie, en effectuant des analyses et en faisant preuve d’innovation pour élaborer et recommander des solutions hors de l’ordinaire.
• Profils de poste/Organigrammes — Gérer le répertoire des profils de poste pour le compte. Agir comme point de contact unique pour tenir à jour un organigramme complet et exact des comptes. Collaborer avec les gestionnaires pour s’assurer que les profils de poste actuels sont disponibles et à jour.
  
  
  

Formation

• Formation — Participer à toutes les séances de formation nécessaires et se tenir au courant des lignes directrices de Solutions en milieu de travail/BGIS en matière d’identité visuelle et d’image de marque.
• Intégration — Gérer le processus d’intégration des employés liés au compte, la formation et le matériel de soutien, y compris l’élaboration et la livraison du matériel.
• Réunions liée au compte/assemblées ouvertes — Aider le responsable de compte à organiser des réunions/assemblées ouvertes liées au compte, y compris la préparation du matériel de réunion, l’établissement du calendrier et la logistique des réunions en personne.
  
  
  

Rapports et analyses

• Mesures du renseignement d’entreprises — Soutenir l’équipe d’analyse et de production de rapports du renseignement d’entreprise dans l’élaboration/identification des mesures du renseignement d’entreprise. Collaborer avec les membres d’équipe appropriés, les gestionnaires et la direction pour déterminer les besoins en matière de données aux fins de consolidation dans le tableau de bord et la présentation.
• Examens d’activité — Livrer les rapports en respectant les critères d’analyse, ainsi que générer des rapports et des analyses en vue des examens trimestriels du compte.
• Résultats en matière de rendement — Compiler, surveiller et rendre compte des résultats en matière de rendement en soutien des réunions de gouvernance du compte.
  
  
  

Communication proactive et suivi d’incident :

• Maintenir des voies de communication claires et dynamiques avec toutes les parties concernées.
• Assurer des processus de suivi d’incident proactifs pour relever les défis contractuels.
• Fournir des mises à jour en temps opportun sur le statut contractuel, les projets et la résolution des problèmes.
• Favoriser la transparence et un dialogue ouvert pour faciliter une prise de décision efficace.
  
  
  

Programme de stage

• Soutenir et gérer les programmes de stage pour le compte.
  
  
  

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Diplôme d’études collégiales ou formation équivalente minimum.
• D’un à cinq ans d’expérience en analyse stratégique, en analyse des activités ou en amélioration continue
• Sens des affaires exceptionnel.
• Excellente capacité d’analyse stratégique et d’analyse des activités
• Faire preuve de créativité et de vision, et être en mesure de sortir des sentiers battus.
• Capacités exceptionnelles en matière de résolution de problèmes, de recherche de solutions et de perfectionnement.
• Excellentes aptitudes en organisation et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Aptitude à influencer et à persuader sans user d’autorité.
• Aptitudes exceptionnelles en service à la clientèle.
• Aptitudes exceptionnelles en relations interpersonnelles.
• Aptitudes exceptionnelles en communication orale et écrite.
• Aptitudes collaboratives exceptionnelles.
  
  
  

Chez BGIS, nous pensons que la diversité et l'inclusion sont des facteurs commerciaux essentiels, de sorte que nous ne perdons jamais de vue leur importance, car elles font partie intégrante de notre organisation. Nous nous engageons à maintenir un processus de recrutement sans obstacles en offrant des chances égales d'emploi par le biais du recrutement et du maintien en poste de personnes de toutes origines. Nous reconnaissons que la promotion de la diversité est une composante essentielle de notre poursuite continue de la réussite organisationnelle !

BGIS est un employeur qui respecte l'égalité des chances et nous vous invitons à postuler pour un poste chez nous ! Si vous avez besoin d'un accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez nous contacter à askHR. En cas de demande d'accommodement, nous discuterons avec le candidat en question et fournirons, ou ferons en sorte de fournir, un accommodement approprié d'une manière qui tiendra compte des besoins d'accessibilité du candidat en fonction de son handicap.