Offer summary

Qualifications:

Completed training as an administrative assistant or a comparable qualification., Ideally, professional experience in secretarial work and organizational processes., Very good knowledge of MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and the ability to use these efficiently., Excellent communication skills and a friendly, professional demeanor..

Key responsabilities:

Coordination of telephone and appointment management.

Management of email correspondence and document management.

Planning and overseeing meetings as well as welcoming guests.

Preparation of meeting materials and creation of presentations and reports.

Job description

Sie sind eine engagierte, stressresistente Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und sicherem Auftreten? Sie schätzen die Arbeit im Team und haben Freude daran, Ihre Kommunikationsstärke und Sekretariatserfahrung für unsere lebendige Stadtverwaltung einzusetzen? Dann werden Sie Teil des Teams der Stadt Linz! Als Office-Manager*in am Magistrat Linz erwarten Sie vielseitige Aufgaben, bei denen Ihre Talente im Mittelpunkt stehen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – egal, ob Sie als Neueinsteiger*in frische Ideen mitbringen oder als erfahrene Fachkraft Ihr Wissen einbringen möchten.

Meine Lebensstadt. Mein Job. #lebensstadtlinz

Ihre Aufgaben

Koordination von Telefon- und Terminmanagement
Verwaltung des Mailverkehrs und Dokumentenmanagement
Planung und Betreuung von Meetings sowie Empfang von Gästen
Vorbereitung von Besprechungsunterlagen
Erstellung von Präsentationen und Berichten
Kommunikations- und Informationsmanagement
Mitarbeit bei der Organisation von Veranstaltungen
Protokollführung und Dokumentation

Ihr Profil

abgeschlossene Ausbildung Verwaltungsassistent*in oder eine vergleichbare Qualifikation
idealerweise Berufserfahrung im Sekretariat und sicherem Umgang in organisatorischen Abläufen
sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und die Fähigkeit, diese routiniert und effizient einzusetzen
ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, professionelles Auftreten
Teamgeist, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
selbstständige, strukturierte Arbeitsweise und ein ausgeprägtes Organisationstalent

Deutschkenntnisse

sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Wir bieten entsprechend des Aufgabenbereichs folgende Benefits

abwechslungsreiche Tätigkeit in einem sicheren und teamorientierten Arbeitsumfeld
flexible Arbeitszeiten durch ein modernes Gleitzeitmodell
bestmögliche Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben (z.B. Kinderbetreuungsangebot)
Homeoffice-Möglichkeit (abhängig vom Arbeitsplatz und Art der Tätigkeit)
spannende Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem großen, dynamischen Unternehmen
innovative Aus- und Weiterbildungsangebote (u.a. Bildungsprogramm, Besuch von Fachseminaren, Kongressen usw.)
betriebliche Sozialleistungen wie z.B. Essenszuschuss oder spezielle Zuschüsse für Familien
abwechslungsreiche Sport- und Freizeitangebote im Sportverein Magistrat Linz (SVM)
umfassende Angebote der betrieblichen Gesundheitsförderung „Am PULS“ (z.B. Fitnesskurse, Gesundheitszirkel)
CLEAR Mitarbeiter*innenberatung
Gleichberechtigung und Chancengleichheit

Auswahlverfahren

Vorstellungsgespräche

Bitte Übermitteln Sie Folgende Bewerbungsunterlagen

Lebenslauf
Abschlusszeugnis

Ihre Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn die Unterlagen vollständig sind.

Bei Rückfragen können Sie sich gerne an Frau Mag. Bettina Gumpenberger, Tel.: 0732 7070-1004, wenden.

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