Project Coordinator (I-IDEAS), Office of Equity and Access - Temporary Full Time (1.0) (until March 31, 2025) / Coordonnateur de projet, Bureau I-IDEES – post temporaire à temps plein (1,0) (jusqu'au 31 mars 2025)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

The Office of I-IDEAS (Indigeneity, Inclusion, Diversity, Equity, Access and Social Justice) is responsible for creating and implementing strategies and actions that result in greater recognition and support of equitable outcomes and positive experiences for all patients, families, staff, medical staff, learners and volunteers. The Office functions as a hub of continual learning, engagement and innovation to advance widespread behavioural and system-level change to create a sustainable and diverse workforce and improve the quality of experience and care at CHEO.

POSITION SUMMARY:

The Project Coordinator contributes to the research, development, implementation and evaluation of resources, and coordinates activities related to advancing Indigeneity, inclusion, diversity, equity, access, and social justice (I-IDEAS) at CHEO. This includes time focused on researching and developing tools and resources, as well as consulting with internal and external partners to ensure projects and recommendations from various committees are implemented. The incumbent will have proven knowledge and experience in researching, writing and project management/coordination activities, and working in collaboration with various partners.

JOB DESCRIPTION

• Supports and advances the understanding of I-IDEAS through the development and implementation of processes and projects.
• Acts as the key contact for personnel from various advisory committees and working groups connected with CHEO.
• Clarifies, updates and documents roles/responsibilities and tracks action plans for various committees and working groups
• Raises awareness about CHEO’s commitment to I-IDEAS, the work of the Office, and broader trends related to health equity and workforce representation.
• Liaises with internal and external stakeholders to identify and define project requirements, scope, and objectives
• Determines the information and communications needed by the stakeholders and ensures information is available in a timely manner
• Coordinates project schedules, workplans, minutes and other resources and information
• Breaks projects into doable actions and set timeframes
• Monitors project progress and handles any issues that arise, with support from Supervisor as required
• Creates and maintains comprehensive project documentation, plans and reports
• Researches information, data, tools, facts, and trends to support document development and reporting
• Informs supervisor of areas of concern, issues, trends, and successes in committees and working groups
• Brings creative problem solving and deep value for respectful relations and equitable processes
• Performs work in accordance with the provisions of the Occupational Health and Safety Act and Regulations and all CHEO corporate/departmental policies and procedures related to Occupational Health and Safety.
• Performs other related duties as required.
   

QUALIFICATIONS
 

• Criminal Record Check (Level 1) (Essential)
• Minimum of a two-year Diploma in Project Management or Administration (Essential)
  • Experience and formal training combined with demonstrated performance and ability may substitute for stipulated academic/experience requirements
• Additional Training: A certification in project management, and EDII (Equity, Diversity, Inclusion, and Indigeneity) (Preferred)
• Minimum of three years in project coordination and/or administrative roles (Essential)
• Experience in advancing equity, diversity, inclusion, and indigeneity in professional or community settings (Essential)
• Experience in facilitation, managing, and documenting meetings (Essential)
• Ability to gather, monitor and analyze data (Preferred)
• Demonstrated ability in
  • Computer and word processing skills
  • Advanced skills using the MS Office suite
  • PowerPoint presentations
• Demonstrated accuracy and attention to detail (Essential)
• Flexible approach to work demands (Essential)
• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities (Essential)
• Self-directed with advanced ability to plan, organize and prioritize (Essential)
• Strong communication skills – both orally and in writing (Essential)
• Working knowledge of applicable occupational health and safety legislation; general knowledge of corporate/departmental policies and procedures related to health and safety (Essential)
• Bilingualism – French/English (Preferred)
   

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third-party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Le Bureau des I‑IDEES (indigénéité, inclusion, diversité, équité, exemption d’obstacles et justice sociale) est chargé de créer et de mettre en œuvre des stratégies et des mesures qui se traduisent par une reconnaissance et un soutien accrus de résultats équitables et d’expériences positives pour la patientèle, les familles, les membres du personnel, le personnel médical, les apprenantes et apprenants et les bénévoles. Le Bureau agit à titre de carrefour d’apprentissage continu, de mobilisation et d’innovation pour faire progresser le changement comportemental et systémique à grande échelle afin de créer un effectif durable et diversifié et d’améliorer la qualité de l’expérience et des soins au CHEO.

RÉSUMÉ DU POSTE

Le coordonnateur ou la coordonnatrice de projet contribue à la recherche, à l’élaboration, à la mise en œuvre et à l’évaluation des ressources, et coordonne les activités liées à l’avancement de l’autochtonie, de l’inclusion, de la diversité, de l’équité, de l’accès et de la justice sociale (A-IDEAS) à CHEO. Il ou elle consacre son temps à la recherche et à l’élaboration d’outils et de ressources, ainsi qu’à la consultation de partenaires internes et externes pour assurer la mise en œuvre des projets et des recommandations des différents comités. Le titulaire du poste aura des connaissances et une expérience manifestes dans les activités de recherche, de rédaction et de gestion ou de coordination de projets, ainsi que dans le travail de collaboration avec divers partenaires.
 

DESCRIPTION DU TRAVAIL

• Soutenir et faire progresser la compréhension de l’A-IDEAS par l’élaboration et la mise en œuvre de processus et de projets.
• Agir en tant que contact clé pour le personnel des divers comités consultatifs et groupes de travail liés à CHEO.
• Clarifier, mettre à jour et documenter les rôles et les responsabilités et suivre les plans d’action des divers comités et groupes de travail.
• Sensibiliser les gens à l’engagement de CHEO envers l’A-IDEAS, au travail du Bureau et aux tendances plus générales liées à l’équité en matière de santé et à la représentation de la main-d’œuvre.
• Assurer la liaison avec les intervenants internes et externes pour déterminer et définir les exigences, la portée et les objectifs du projet.
• Recenser les informations et les communications dont ont besoin les intervenants et veiller à ce que les informations soient disponibles en temps voulu.
• Coordonner les calendriers de projet, les plans de travail, les procès-verbaux et les autres ressources et informations.
• Décomposer les projets en actions réalisables et fixer des délais.
• Suivre l’avancement du projet et traiter les problèmes qui se posent, avec l’aide du superviseur si nécessaire.
• Créer et tenir à jour une documentation, des plans et des rapports complets sur les projets.
• Rechercher des informations, des données, des outils, des faits et des tendances pour soutenir l’élaboration de documents et de rapports.
• Informer le superviseur des sujets de préoccupation, des problèmes, des tendances et des réussites au sein des comités et des groupes de travail.
• Apporter une solution créative aux problèmes et une valorisation profonde pour des relations respectueuses et des processus équitables.
• Effectuer le travail conformément aux dispositions de la Loi sur la santé et la sécurité au travail et de son règlement d’application, ainsi qu’à toutes les politiques et procédures de l’entreprise et des services de CHEO en matière de santé et de sécurité au travail.
• Effectuer d’autres tâches connexes au besoin.

QUALIFICATIONS
 

• Vérification du casier judiciaire (niveau 1) (Essential)
• Diplôme de deux ans au minimum en gestion de projet ou en administration (Essential)
  • L’expérience et la formation formelle combinées à des performances et à des capacités avérées peuvent se substituer aux exigences didactiques et expérimentales stipulées.
• Formation supplémentaire : Une certification en gestion de projet et EDIA (équité, diversité, inclusion et autochtonie) (Préférable)
• Minimum de trois ans d’expérience dans la coordination de projets ou dans des fonctions administratives.
• Expérience de la promotion de l’équité, de la diversité, de l’inclusion et de l’autochtonie dans des contextes professionnels ou communautaires (Essential)
• Une expérience de l’animation, de la gestion, et de la documentation de réunions (Essential)
• L’expérience et la formation formelle combinées à des performances et à des capacités avérées peuvent se substituer aux exigences didactiques et expérimentales stipulées (Essential)
• La capacité à recueillir, à contrôler et à analyser des données (Préférable)
• Compétences manifestes dans les domaines suivants :
  • Informatique et traitement de texte
  • Compétences avancées dans l’utilisation de la suite MS Office
  • Présentations PowerPoint
• Précision et souci du détail manifestes (Essential)
• Approche flexible des exigences du travail (Essential)
• Initiative manifeste et capacité à ajuster les priorités (Essential)
• Autonomie avec une capacité avancée à planifier, organiser et établir des priorités (Essential)
• Solides compétences en communication – tant à l’oral qu’à l’écrit (Essential)
• Connaissance pratique de la législation applicable en matière de santé et de sécurité au travail; connaissance générale des politiques et procédures de l’entreprise et du service en matière de santé et de sécurité (Essential)
• Bilinguisme – français – anglais (Préférable)

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.