Junior Executive Support [part time]

AI REV to firma świadcząca usługi konsultingowe. Nasi Eksperci z zakresu AI zapewniają najnowocześniejsze doradztwo i realizację projektów dla klientów korporacyjnych. Kieruje nami przekonanie, że technologia może uczynić świat lepszym miejscem, a sztuczna inteligencja jest potężnym narzędziem pomagającym ludziom w osiąganiu ich celów. Współpracujemy z największymi korporacjami i startupami, które chcą wykorzystać sztuczną inteligencję do automatyzacji procesów biznesowych i ulepszania swoich produktów.

Poszukujemy dobrze zorganizowanego i skrupulatnego Asystenta/Asystentki Zarządu do wsparcia naszego zespołu, głównie naszego Managing Partner, w hybrydowej roli menedżera biura i asystenta osobistego. Poszukujemy osoby do pracy na niepełny wymiar czasu, dostosowanej do zapotrzebowania. Jest to idealna oferta dla osób szukających dodatkowego zajęcia, które można dopasować do swojego harmonogramu. Oferujemy elastyczne godziny pracy, która obejmuje wykonywanie różnych zadań administracyjnych na poziomie zarządczym, zapewniając płynne funkcjonowanie codziennych operacji biznesowych oraz utrzymanie wysokiego poziomu profesjonalizmu w kontaktach z innymi. Idealny kandydat powinien biegle posługiwać się językiem angielskim na poziomie biznesowym (poziom C1) i mieszkać w Warszawie. Współpraca rozpocznie się od 3-miesięcznego okresu próbnego. Jeśli obie strony będą zadowolone z współpracy, chcielibyśmy przedłużyć angaż.

Oferujemy

• Wynagrodzenie: 32-40 zł/h brutto;
• Zatrudnienie w oparciu o Umowę Zlecenie lub B2B;
• Pracę hybrydową (w większości jednak praca zdalna).
  
  

Obowiązki

Zarządzanie Harmonogramem

• Zarządzanie kalendarzem: planowanie spotkań poprzez koordynację z zewnętrznymi i wewnętrznymi interesariuszami, rezerwacja terminów, odwoływanie/przesuwanie spotkań oraz aktualizacja kalendarza zgodnie z ustalonymi zasadami;
• Wysyłanie zaproszeń na spotkania wraz ze wszystkimi niezbędnymi informacjami;
• Wysyłanie przypomnień, informowanie interesariuszy o wszelkich zmianach;
• Optymalizacja czasu poprzez ustalanie odpowiednich przerw, czasu na podróże i przygotowania, uwzględniając preferencje i styl pracy zarządu.
  
  

Wsparcie w Planowaniu Podróży i Wydarzeń

• Koordynowanie podróży, w tym lotów, zakwaterowania i transportu (krajowych i międzynarodowych);
• Monitorowanie zmian w planach podróży i wprowadzanie niezbędnych korekt;
• Organizacja miejsc spotkań, lunchów/kolacji;
• Wykonywanie telefonów po angielsku do restauracji, hoteli (np. rezerwacja stolika w restauracji w Nowym Jorku);
• Organizacja miejsca i cateringu na wydarzenia/eventy.
  
  

Wsparcie w Komunikacji

• Wsparcie w komunikacji e-mailowej i telefonicznej dla zarządu;
• Obsługa korespondencji i dotrzymywanie poufności informacji.
  
  

Inne Wsparcie Biznesowe

• Przypominanie managerom poszczególnych działów o przygotowaniu planu strategicznego na kolejny kwartał, analizie wyników;
• Przypominanie i wspieranie zarządu w organizacji urodzin i wydarzeń dla pracowników.
  
  

Wsparcie Managing Partner w Życiu Osobistym

• Załatwianie osobistych spraw;
• Poszukiwanie usług i produktów;
• Odbieranie i zarządzanie pocztą lub przesyłkami, w tym organizowanie dostaw;
• Wsparcie w zakresie zakupu leków.
  
  

Wymagania

• Doświadczenie w administracji biurowej;
• Silne umiejętności komunikacyjne w mowie i piśmie w języku angielskim na poziomie C1 według skali CEFR lub równoważnym;
• Dokładność i precyzyjność;
• Lokalizacja: Warszawa, najlepiej blisko centrum;
• Preferowana dostępność w godzinach 12:00-20:00;
• Wysoki poziom profesjonalizmu oraz cierpliwości w kontaktach z zewnętrznymi stronami i zarządem;
• Podstawowa znajomość operacji biznesowych i sprzedażowych;
• Umiejętność skutecznego priorytetyzowania zadań i zarządzania wieloma obowiązkami jednocześnie;
• Proaktywność, dyplomacja i asertywność w rozwiązywaniu problemów;
• Znajomość narzędzi: Google, MS Office (Word, Excel, Power Point), Canva;
• Znajomość narzędzi marketingowych również mile widziana: Google Analytics, FB Advertising Manager itp..