Compensation Pay Range:
$43.08-$50.70
Job Description:
Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.
To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received.
RÉSUMÉ DU POSTE
The Project Coordinator coordinates the planning and progress of procurement activities across the hospital, to ensure a balanced intake of work and achievement of key milestones. The Project Coordinator will be responsible for working with key stakeholders to develop project plans. The incumbent will have demonstrated experience in project management and coordination, excellent communication (both verbal and written) and presentation and networking skills.
This position is a remote work-from-home position, subject to change at CHEO’s discretion.
RESPONSABILITÉS
- Liaise with various Hospital departments to support procurement requirements of projects, convening stakeholders to understand scope and objectives of the procurement, including project timelines.
- Assist Purchasing Managers in the creation of an annual procurement plan.
- Manage contract renewals, extensions, and other related document deadlines, ensuring Purchasing Managers and applicable stakeholders are notified sufficiently in advance of options to make educated decisions on how to proceed.
- Manage collection of contract documents, including insurance, WSIB, vaccination certifications and security background checks, as required.
- Coordinate execution of contracts, extensions, and related documents on behalf of Purchasing Managers with third party vendors.
- Prepare and coordinate execution and submission of Letters of Commitment for Group Purchasing Organization undertakings.
- Prepare analysis and summary of results of clinical evaluations for Group Purchasing Organization contract activities.
- Coordinate vendor scorecard process with stakeholders, gathering ongoing feedback on current vendor contract performance.
- Coordinate various tasks and activities associated with Procurement and Materials Management activities, as directed by the Director or Procurement Operations Manager.
- Track all project related expenses against the approved budget. Report on project variances on a routine basis.
- Provides regular updates to the Procurement management team on the status of ongoing and upcoming procurement activities, including overall project status, reasons for delays to key milestones, procurement status and other related and relevant criteria.
- Performs other related duties as assigned
QUALIFICATIONS
- Criminal Record Check (Essential)
- University Undergraduate Degree (B.A.) or related field or other appropriate combinations of education and experience, along with the demonstrated knowledge, skills and abilities to perform the duties of the position may be considered in lieu of stated education and experience (Essential)
- Procurement tendering and contract management experience (3-5 years) (Essential)
- High degree of interpersonal skills and partnership development experience (Essential)
- Demonstrated ability to work in a multi-disciplinary environment (Essential)
- Excellent interpersonal and professional communication with internal and external colleagues and stakeholders (Essential)
- Strengths in public speaking and giving demonstrations (Preferred)
- Demonstrated ability to work in a multi-disciplinary environment (Essential)
- Excellent organizational skills (Essential)
- Excellent MS Office Skills (Essential)
- Bilingualism (English/French) (Preferred)
Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process. This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.
CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.
Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.
Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le coordonnateur de projet coordonne la planification et l’avancement des activités d’approvisionnement dans l’ensemble de l’hôpital, afin d’assurer un apport équilibré en termes de travail et la réalisation des jalons clés. Le coordonnateur de projet sera chargé de travailler avec les principaux intervenants à l’élaboration de plans de projet. Le titulaire du poste aura fait preuve d’expérience dans la gestion et la coordination de projets, d’une excellente communication (verbale et écrite) et de compétences en présentation et en réseautage.
Ce poste est admissible au télétravail à domicile. Cette spécificité est sujette à modification à la discrétion de CHEO.
RESPONSABILITÉS
- Assurer la liaison avec divers services hospitaliers pour appuyer les besoins en approvisionnement des projets, réunir les intervenants pour comprendre la portée et les objectifs de l’approvisionnement, y compris les échéanciers de projet.
- Aider les gestionnaires d’achats à élaborer un plan d’approvisionnement annuel.
- Gérer les renouvellements de contrat, les prolongations de contrat et les autres échéances de documents connexes, en veillant à ce que les gestionnaires d’achats et les intervenants concernés soient informés des options suffisamment à l’avance pour prendre des décisions éclairées sur la façon de procéder.
- Gérer la collecte des contrats, y compris les assurances, la CSPAAT, les certificats de vaccination et les vérifications des antécédents en matière de sécurité, si nécessaire.
- Coordonner l’exécution des contrats, les prolongations et les documents connexes pour le compte des gestionnaires d’achats avec des fournisseurs tiers.
- Préparer et coordonner l’exécution et la soumission de lettres d’engagement pour les initiatives de l’organisme d’achats collectifs.
- Préparer l’analyse et le sommaire des résultats des évaluations cliniques pour les activités contractuelles de l’organisme d’achats collectifs.
- Coordonner le processus du tableau de bord du fournisseur avec les intervenants, en recueillant des commentaires continus sur le rendement actuel du contrat du fournisseur.
- Coordonner diverses tâches et activités associées aux activités d’approvisionnement et de gestion du matériel, selon les directives du directeur ou du gestionnaire des opérations d’approvisionnement.
- Assurer le suivi de toutes les dépenses liées au projet, en fonction du budget approuvé. Rendre régulièrement compte des écarts.
- Fournir des mises à jour régulières à l’équipe de gestion de l’approvisionnement sur l’état des activités d’approvisionnement en cours et à venir, y compris l’état général du projet, les raisons des retards dans les jalons clés, l’état des achats et d’autres critères pertinents.
- Effectuer toute autre tâche assignée.
QUALIFICATIONS
- Vérification du casier judiciaire (Essentiel)
- Diplôme universitaire de premier cycle (B.A.) ou dans un domaine connexe ou autres combinaisons d’enseignement appropriées et l’expérience, et des connaissances, compétences et aptitudes démontrées pour exercer les fonctions du poste peuvent être prises en compte au lieu de la formation et de l’expérience déclarées (Essential)
- Expérience en passation de marchés d’approvisionnement et en gestion de contrats (3 à 5 ans) (Essentiel)
- Haut niveau de compétences interpersonnelles et expérience du développement de partenariats (Essentiel)
- Aptitude démontrée à travailler dans un environnement pluridisciplinaire (Essentiel)
- Excellente communication interpersonnelle et professionnelle avec les collègues internes et externes et les intervenants (Essentiel)
- Compétence avérée en art de parler en public et de faire des démonstrations (Préférable)
- Aptitude démontrée à travailler dans un environnement pluridisciplinaire (Essentiel)
- Excellentes compétences en organisation (Essentiel)
- Excellentes compétences en MS Office (Essentiel)
- Bilinguisme (anglais/français) (Préférable)
À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet. Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.
CHEO valorise la diversité et est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès. Nous nous sommes engagés à fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commençant par le processus d’embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifiés.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.
Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec celles qui seront convoquées à une entrevue.
La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.
CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.
CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.
Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.
We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.
Job Posting End Date (if applicable):
September 20, 2024
