Grants Support Coordinator - Full-time, Temporary (1 year contract)/ Coordonnateur ou coordonnatrice du soutien aux subventions — Temps plein, contrat temporaire (d’un an)

Mitacs is looking for a fully bilingual Grants Support Coordinator to provide programming support to our various clients both internal and external. Responsible for front-line help support, you participate in triage, assist with application entry, and daily grants support tasks, such as application eligibility reviews, outcome letters. The ideal candidate must be able to communicate in a professional manner, possess a customer-oriented focus, and have strong problem-solving skills. This position will be a remote work-from home position and reports to the Team Lead, Pre-Approval in the Grant Management department.

KEY RESPONSIBILITIES

Customer service:

• Provide exceptional customer service by fostering a welcoming, positive, attentive, and proactive relationship with the team
• Using knowledge and tools available perform the triage and assignments in the shared grants inbox
•  Processing extension requests and other project change requests as assigned

Administration:

• Assist in maintaining the department’s SharePoint site and publishing the weekly blog post
• Assist the team with the application intake and data entry, as well as other daily pre-approval tasks such as the IC Review and outcome letters, revised proposals and follow ups on incomplete applications
• Ensure accuracy of data captured in our systems and logging of all required documents and information
• Other tasks as required to support department goals

REQUIRED SKILLS AND EXPERIENCE

• The ideal candidate would have post-secondary education
• Fluent in both written and spoken French and English with highly professional communication skills (written and oral).Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada.
• Technological savvy and curiosity, with an interest in learning and testing new software and applications
• Strong analytical and problem-solving skills, self-motivated, and able to work independently
• Highly developed interpersonal skills with a passion for customer service and helping others
• High proficiency with the Microsoft Office suite of products (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Self-motivated, able to work independently and in a team environment and balance the needs of a number of individuals
• Proven office management and administrative experience handling a wide range of duties
• Excellent time management skills and ability to multitask and prioritize work

Hiring Range: $47,360 - $56,240

Salary Range: $47,360 - $65,120

Hiring and Salary Range Transparency 

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.

-------------------------------------------------------------------------------

Mitacs est à la recherche d’une coordinatrice ou d’un coordinateur du soutien aux subventions parfaitement bilingue afin d’apporter un soutien dans le cadre de nos programmes à l’ensemble de notre clientèle interne et externe. Responsable de l’assistance de première ligne, la personne retenue participe au triage et aide à la saisie des demandes et aux tâches quotidiennes de soutien aux subventions, comme l’évaluation de l’admissibilité des demandes et la production des lettres de résultat. Idéalement, la personne retenue doit être capable de communiquer de manière professionnelle et d’adopter une approche centrée sur la clientèle. Elle a aussi de solides compétences en résolution de problèmes. Il s’agit d’un poste à distance relevant de la gestionnaire, Pré-approbation au sein de l’équipe de gestion des subventions.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Service à la clientèle :

• Fournir un service à la clientèle exceptionnel en favorisant une relation accueillante, positive, attentive et proactive avec l’équipe.
• En utilisant les connaissances et les outils déjà en place, effectuer le triage et les affectations dans la boîte de réception partagée des subventions.
• Traiter les demandes d’extension et d’autres demandes de changement de projet, selon les besoins.

Administration :

• Aider à la maintenance du site SharePoint du service et à la publication du blogue hebdomadaire.
• Aider l’équipe à la réception des demandes et à la saisie des données, ainsi qu’à d’autres tâches quotidiennes de pré-approbation comme l’évaluation administrative des demandes selon les critères d’admissibilité, la production des lettres de résultat et des propositions révisées, ainsi que le suivi des demandes incomplètes.
• Veiller à l’exactitude des données saisies dans nos systèmes et à l’enregistrement de tous les documents et renseignements requis.
• Effectuer d’autres tâches au besoin pour contribuer à l’atteinte des objectifs du service.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE REQUISES

• La personne candidate idéale doit être titulaire d’un diplôme d’enseignement postsecondaire.
• Maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, avec des compétences de communication hautement professionnelles (écrites et orales).La maîtrise de l’anglais parlé et écrit est requise pour ce poste, car vous interagirez avec des collègues, de la clientèle et des parties prenantes partout au Canada.
• Connaissances technologiques et curiosité, avec un intérêt pour l’apprentissage et le test de nouveaux logiciels.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes, esprit d’initiative et capacité à travailler de manière indépendante.
• Compétences relationnelles très développées avec une passion pour le service à la clientèle et l’entraide.
• Grande maîtrise de la suite de produits Microsoft Office (SharePoint, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Esprit d’initiative, capacité à travailler de manière indépendante dans un environnement d’équipe et capacité de répondre aux besoins de chaque personne d’un groupe de manière équilibrée.
• Expérience avérée de la gestion de bureau et de l’administration dans le cadre d’un large éventail de tâches.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités.

Échelle d’embauche : 47 360$ - 56 240$

Échelle salariale : 47 360$ - 65 120$

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs: Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.