Spécialiste, Gestion des programmes / Specialist, Programs Management

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Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. 

Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web : https://www.mitacs.ca/fr-ca/carrieres/

Spécialiste, Gestion des programmes 

 
Le ou la spécialiste, Gestion des programmes et des compétences est responsable d’assurer la réussite des stagiaires, des chercheurs et chercheuses et des participant·es aux programmes de compétences pour toutes les offres relatives aux programmes et aux compétences de Mitacs. Relevant de la gestionnaire, Gestion des programmes, la personne titulaire de ce poste participe à la mise en œuvre de programmes de grande qualité tout en favorisant la réussite des participant·es. Elle apporte un soutien global aux stagiaires et aux participant·es en trouvant des solutions aux problèmes, en fournissant un service exceptionnel et en garantissant une expérience sans faille. Cette personne collabore avec les unités opérationnelles pour planifier et exécuter les cycles des programmes, y compris les appels, les campagnes, les calendriers et les changements en cours de programme, tout en gérant les systèmes et les outils pour atteindre les objectifs du programme de manière efficace.

Le ou la spécialiste cultive une expertise des politiques, des règles et des critères d’admissibilité des programmes de Mitacs et aide les autres unités opérationnelles à bien gérer les requêtes, à rendre des décisions sur les demandes d’exception et à cerner les domaines d’amélioration. Le ou la spécialiste veille à résoudre rapidement et efficacement les problèmes des participant·es et de la clientèle, tout en améliorant continuellement la prestation du programme.

Principales responsabilités :  

Concrétiser le mandat du service Innovation de programmes et de services dans les domaines suivants :

• Superviser la mise en œuvre de changements aux programmes et aux offres relatives aux compétences fondés sur des données probantes ainsi que les initiatives interfonctionnelles pour rehausser l’expérience des participant·es, simplifier les opérations et produire les résultats souhaités des programmes.
• Collaborer avec différentes équipes pour concevoir et mettre en œuvre des plans de programmes, comme les calendriers, les processus de demande et les changements en cours de programme et, en parallèle, tenir à jour une documentation exacte et accessible sur les programmes.
• Faciliter les relations avec la clientèle en donnant en temps utile des réponses de grande qualité aux requêtes et en résolvant de manière proactive les problèmes tout en veillant au respect des protocoles établis et des normes de communication.
• Soutenir la gestion des problèmes en faisant le suivi et l’analyse des tendances, en atténuant les risques et en collaborant avec les autres équipes pour résoudre les problèmes présentant un risque de niveau faible à moyen, et assurer une communication standardisée et la formation des équipes opérationnelles.
• Produire des offres percutantes en matière de compétences, assurer la gestion de la logistique des ateliers et mettre en œuvre la stratégie en matière de compétences de Mitacs pour soutenir la croissance professionnelle des participant·es.
• Épauler l’équipe de direction à rendre compte des progrès réalisés pour atteindre les objectifs annuels du plan opérationnel.

Tâches spécifiques : 

• Offrir une mise en œuvre fluide des programmes grâce à un contenu clair et accessible (guides, manuels, formulaires) et à une communication efficace avec les parties prenantes internes et externes.
• Soutenir les changements et les améliorations des programmes pour améliorer l’expérience des participant·es et de la clientèle et atteindre les résultats souhaités (par exemple, les plafonds de prestation et les arrangements virtuels).
• Mettre en œuvre des plans, des calendriers et des campagnes de programmes en collaboration avec l’équipe Marketing et d’autres unités opérationnelles.
• Mettre à jour les ressources sur les règles et les processus des programmes, et assurer la cohérence des communications et des documents.
• Gérer les opérations des programmes, y compris la réception des candidatures, le recrutement des mentor·es, la logistique des cohortes et les communications avec les parties prenantes, de la candidature à l’achèvement.
• Collaborer avec l’équipe des TI et d’autres services pour mettre à jour les systèmes, contrôler les données et mettre en œuvre des améliorations continues à l’aide de tableaux de bord et d’analyses.
• Soutenir les partenariats en matière de compétences et organiser des ateliers en ligne et en personne pour renforcer les compétences professionnelles des stagiaires et des chercheurs et chercheuses en matière d’innovation.
• Servir de personne-ressource en ce qui concerne les règles et les processus des programmes, et assurer la cohérence des communications et des documents.
• Vous pourriez devoir aller au bureau occasionnellement, en fonction des besoins.

Qualifications exigées :  

• Minimum de deux (2) ans d’expérience dans un poste en lien avec le service.  
• Expérience de la prestation de services à la clientèle et connaissance des approches et des mesures de la qualité du service.

• Solide entregent et excellentes compétences en communication.   

• Capacité avérée à collaborer avec un vaste éventail de parties prenantes dans un domaine complexe en vue d’atteindre des objectifs communs.    

• Diplôme universitaire (diplôme d’études supérieures fortement privilégié).   

Connaissances souhaitées :

• Capacité avérée à collaborer avec une série de parties prenantes dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Excellentes compétences interpersonnelles, sensibilité culturelle et capacité avérée à travailler avec un large éventail de personnes et à les inspirer.
• Personne motivée à l’esprit d’initiative et qui est à l’aise de travailler de manière autonome, à distance, ainsi qu’en équipe.
•  Connaissances et compétences avérées en principes de gestion de projets pour soutenir les projets.   
• Capacité à s’adapter et à répondre facilement à des priorités changeantes et à ajuster les étapes et les objectifs pour maintenir l’élan.
• Connaissance des objectifs de politique publique du gouvernement canadien dans le domaine de l’innovation ainsi que de l’attraction et du développement de talents. 
• La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.
• Expérience de travail dans le secteur de l’innovation et une familiarité avec les organisations postsecondaires et gouvernementales, un atout.      

Atouts

• Bilinguisme (français et anglais)

Échelle d’embauche : $52,160 - $61,940

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

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Do you want to be part of our innovative and entrepreneurial team?

Do you thrive in an entrepreneurial environment and enjoy working in a team atmosphere? Are you an “outside the box” thinker who strives to implement continuous improvements? Do you take a strategic approach to your work? Do you enjoy working in a fast-paced culture where your opinions are valued and respected?

Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people. 

To get a better understanding of Mitacs and read more about our values please visit our website

Specialist, Programs Management 

 
The Specialist, Programs and Skills Management is responsible for ensuring the success of interns, fellows, and skills participants across all Mitacs programming and skills offerings. Reporting to the Manager of Program Management, this role plays a role in delivering high-quality programming while fostering participant success. Specialists provide comprehensive support to interns and participants by addressing issues, delivering exceptional service, and ensuring seamless experiences. They collaborate across business units to plan and execute program cycles, including calls, campaigns, schedules, and in-program changes, while managing systems and tools to meet program objectives effectively.

Specialists maintain expertise in Mitacs program policies, rules, and eligibility criteria, supporting other business units in navigating queries, rendering decisions on exception requests, and identifying areas for improvements. Specialists ensure timely and effective resolutions to participant and client concerns while continuously driving improvements in program delivery.

Key Responsibilities:

Fulfil the mandate of the Programs & Service Innovation Department in the following areas:

• Oversee the implementation and delivery of program and skills changes informed by data and cross-functional initiatives to enhance participant experiences, streamline operations, and achieve program outcomes.
• Collaborate across teams to develop and execute program plans, including schedules, application processes, and in-program changes, while maintaining accurate and accessible program documentation.
• Facilitate client and customer relations by providing timely, high-quality responses to inquiries and proactively resolving issues, ensuring adherence to established protocols and communication standards.
• Support issues management by tracking and analyzing trends, mitigating risks, and collaborating with other teams to resolve low-to-medium-risk issues while ensuring standardized communication and training for operational teams.
• Deliver impactful skills offerings, workshop logistics management, and the implementation of the Mitacs Skills Strategy to support professional growth for participants.
• Support leadership in reporting progress toward annual operational plan goals.

Specific Duties: 

• Provide seamless program delivery through clear, accessible content (guides, handbooks, forms) and effective communication with internal and external stakeholders.
• Support program changes and enhancements to improve participant/client experiences and achieve outcomes (e.g., delivery caps, virtual accommodations).
• Implement program plans, schedules, and campaigns in collaboration with marketing and other business units.
• Update resources for program rules and processes, ensuring consistency across communication and materials.
• Run program operations, including application intake, mentor recruitment, cohort logistics, and stakeholder communications from application to completion.
• Collaborate with IT and other teams to update systems, monitor data, and implement continuous improvements using dashboards and analytics.
• Support skills partnerships and deliver online and in-person workshops to build professional innovation skills for interns and fellows
• Serve as a knowledge resource for program rules and processes, ensuring consistency across communications and materials.
• May be required to come into the office occasionally, as needed

Required Qualifications

• Minimum two (2) years experience in a service-oriented role  
• Experience in providing customer service, and familiarity with service quality approaches and metrics
• Strong interpersonal skills, including excellent communication skills   
• Proven ability to work collaboratively across a range of stakeholders in a complex field of work to achieve common goals
• A university degree (graduate degree strongly preferred)

Desired Knowledge:

• Proven ability to work collaboratively across a range of stakeholders in a fast-paced and dynamic environment
• Excellent interpersonal skills, cultural sensitivity, and a demonstrated ability to work with and inspire a wide range of people
• A motivated self-starter who takes initiative and is comfortable working autonomously, remotely, as well as in a team setting
• Demonstrated project management skills/ principles to support projects
  
• Ability to easily adapt and respond to changing priorities and adjust milestones and targets to maintain forward momentum
• Knowledge of the Canadian government’s public policy goals in innovation and talent attraction/development
• Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada
• Work experience within the innovation sector and familiarity with academic and government organizations is an asset

Nice to Have:

• Bilingual in French and English

Hiring Range: $52,160 - $61,940

Hiring and Salary Range Transparency 

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.