Agent ou agente de gestion des études

Numéro d'offre

15503

Période d'affichage

Du 12-02-2025 au 25-02-2025

Lieu de travail

Faculté de médecine

Vice-décanat aux études médicales postdoctorales

Pavillon Ferdinand-Vandry

Ville de Québec

Statut/Admissibilité

Poste régulier syndiqué

Ouvert à tous

Détails du poste

Classe 12

Taux horaire 26.93$ à 33.10$

Salaire annuel 49 180.37$ à 60 448.21$

Numéro de poste 69938

Régime d'emploi 35 heures/semaine

Horaire Temps plein, horaire variable

Du lundi au vendredi de 8h30 à 12h et 13h30 à 17h

L'horaire est variable, cependant, une permanence est à assurer en alternance

La personne salariée peut, avec l’accord de son supérieur immédiat, effectuer du travail à distance.

Budget Fonctionnement

Description de fonction

Rôle principal

Le rôle principal et habituel consiste à réaliser différents travaux administratifs reliés à la gestion des études et d’en assurer les suivis.

Attributions caractéristiques

• Réalise, assure le traitement et le suivi des activités administratives propres aux études, notamment l’admission, l’inscription, le cheminement et la diplomation, dans le respect des règlements et des procédures en vigueur. Réfère aux ressources appropriées les dossiers qui ne peuvent être traités selon les normes établies.
• Accueille la clientèle, transmet des informations et des explications sur les activités administratives de la gestion des études, sur leur dossier et sur les politiques, règlements et normes en vigueur les encadrant. Effectue les recherches nécessaires dans les circonstances.
• Veille à la constitution du dossier étudiant et s’assure qu’il contient les pièces et les renseignements requis pour l’analyse, notamment pour le processus d’admission, le tient à jour et en assure le suivi. Consigne les décisions et les informations nécessaires le cas échéant.
• Prépare des tableaux, extrait des listes, compile des statistiques ou tout autre information relative à son travail et les présente sous forme appropriée.
• Collabore à la mise à jour de tout matériel et contenu diffusant de l’information sur les programmes d’études et de leurs activités. Participe à l’organisation et à la réalisation d’activités d’information sur les études.
• Effectue des tâches générales de nature administrative bureau telles que le suivi de correspondance, la gestion documentaire, l’organisation de rencontres et l’assemblage de documents.
• Conformément aux consignes, vérifie, complète et signe certains formulaires et en assure le suivi.
  
  

Note

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Qualifications requises

Scolarité D.E.P. dans un champ de spécialisation appropriée

Expérience Cinq (5) années d’expérience pertinente dont une (1) année ferme en gestion des études ou avoir effectué les activités d’apprentissage déterminées à cette fin.

Autres Suite Office

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante

• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
  
  

À titre d'information

Autres logiciels utilisés Banner, Constellio, GIS

Le Vice-décanat aux études médicales postdoctorales (VDEMP) est un secteur où transitent un grand nombre d’étudiants diplômés d’un doctorat de médecine, lesquels doivent suivre une formation médicale postdoctorale à l’intérieur de l’un des 50 programmes de formation de la Faculté. Durant toute leur formation, les résidents (étudiants) en médecine doivent notamment effectuer des stages dans les différents milieux d’enseignement de l’Université Laval, en vue de l’obtention de leur droit de pratique

La personne qui occupe cette fonction assume un ensemble de tâches reliées à la gestion des études des dossiers des résidents (étudiants). Son principal rôle est d’assister les directions des programmes de résidence du vice-décanat.

Principales tâches

• Offre un support aux directions de programmes et aux conseillères à la gestion des études dans l’organisation et la planification des différents processus en lien avec la gestion des études;
• Effectue les opérations propres à la gestion des études pour les programmes dont elle a la charge, mais collabore aussi aux autres programmes du VDEMP pour des tâches telles que le suivi des stages, les modifications de stages, le suivi du dossier de l’étudiant, le cheminement, le suivi des fiches d’évaluation, la diplomation, etc.;
• Collabore au suivi des dossiers des résidents (étudiants), pour leur cheminement scolaire, les stages et les exigences du programme;
• Fait le suivi des dossiers électroniques des résidents et l’archivage;
• Fait la planification (ordre du jour, convocation et préparation de documents) et le suivi (procès-verbal et autres) des différents comités des programmes sous sa charge;
• Collabore à la logistique des activités académiques;
• Maintient à jour les bases de données pertinentes aux programmes;
• Assure un rôle de support au niveau de l’organisation, de la planification des différents examens ou activités d’enseignement;
• Etc.
  
  

Candidatures

Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre un curriculum vitae récent.

Pour information, contactez Camille Beaumont

camille.beaumont@vrrh.ulaval.ca

Valorisant la diversité, l'Université Laval invite toutes les personnes qualifiées à présenter leur candidature, en particulier les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées. La priorité sera toutefois accordée aux personnes ayant le statut de citoyen canadien ou de résident permanent.