Responsable Administratif ADV H/F

Septeo, éditeur de logiciels de référence en Europe, est un groupe qui grandit vite. Qui se transforme. En 10 ans, nous sommes devenus un des leaders européens de la tech, une référence dans l’édition de logiciels. Cette évolution, c’est le fruit d’un collectif. Le résultat d’un travail d’équipes déterminées, audacieuses et engagées. Des équipes qui travaillent main dans la main, dans la simplicité, la convivialité & la confiance.

Animés par des valeurs communes, chez Septeo, on est ensemble, on fait ensemble et on transforme ensemble.

Et les résultats sont là : aujourd’hui, nous sommes le 8ème plus grand éditeur de logiciels en France au classement Truffle 100 et 9ème au FW500. Notre ambition ne s’arrête pas là. Nous souhaitons devenir incontournable en Europe. Que Septeo soit sur toutes les lèvres.

Nous sommes déjà présents, derrière chaque moment de vie, grâce aux logiciels que nous développons, mis à la disposition de millions de femmes et d’hommes : un achat immobilier, un mariage, une création d’entreprise, un voyage... C’est une sacrée responsabilité finalement. C’est la nôtre. Et peut-être bientôt la vôtre.

Prêt(e) à faire partie de l’aventure ?

Septeo recrute un(e) Responsable Administratif(ve) ADV en CDI, sur Mauguio pour notre Pôle Hospitality.

Vos principales responsabilités incluront :

1. Management et coordination d'une équipe

• Encadrer et accompagner une équipe de 7 collaborateurs dans la gestion des tâches administratives et commerciales,
• Développer et encourager la montée en compétences des membres de votre équipe pour assurer une productivité optimale,
• Assurer une communication fluide entre les différents services (service clients, Commerce, comptabilité) pour une gestion efficace des projets transversaux.

2. Gestion administrative contractuelle

• Prendre en charge le processus d’administration des commandes (One Shot et abonnements) dans notre outils interne jusqu’à la validation des offres commerciales,
• Gérer les contrats clients, de l’établissement à la résiliation, en respectant les procédures internes et des clauses contractuelles en vigueur,
• Travailler en collaboration avec les services Facturation/Back Office Client/ Encaissement et Recouvrement (ticketing) afin de sécuriser et formaliser les processus,
• Communiquer avec les clients pour les informer et les accompagner dans chaque étape de la vie de leur contrat.

3. Préparation des éléments de facturation

• Rassembler les données nécessaires au calcul des consommations pour leur facturation ultérieures,
• Analyser les états de consommations et s’assurer de leur cohérence avec les contrats clients,
• Mettre à jour et maintenir les bases de données internes et les fichiers de suivi pour garantir la qualité et l’exactitude des informations traitées,
• Collaborer avec l'équipe financière pour fournir les éléments consolidés dans les délais impartis.

4. Traitement des RFA auprès des clients

• Assurer le traitement et le suivi des Remises de Fin d’Année (RFA) pour nos clients, en analysant les demandes et en appliquant les ajustements nécessaires,
• Contrôler la conformité des montants de RFA en fonction des politiques de l’entreprise,
• Garantir la communication et le suivi des opérations de RFA auprès des clients concernés.

5. Validation de la facturation avec notre filiale Espagnole

• Valider les facturations des opérations en lien avec l’Espagne, en coopération avec les équipes locales,
• Vérifier la conformité et l'exactitude des documents et montants de facturation,
• Assurer un suivi rigoureux et régulier pour garantir l’intégrité de la facturation dans le respect des règles de chaque pays.

Et si c’était vous ?

Fort(e) de plusieurs années d’expérience en management d’équipes administratives (si possible sur plusieurs localisations), vous justifiez d’une expérience réussie en management d’équipe.

Vous maitrisez les outils bureautiques tels que Word, Excel, Outlook etc. Des compétences en gestion sont indispensables et la capacité à piloter la refonte des processus de travail est nécessaire. Votre communication, votre leadership et votre capacité d’adaptation feront la différence.

Si vous êtes un(e) professionnel(le) engagé(e), rigoureux(se) et orienté(e) résultats, et que vous souhaitez intégrer une équipe dynamique où la collaboration et la réactivité sont essentielles, alors ce poste est fait pour vous !

Rejoindre Septeo, c’est aussi :

• Grandir et s’épanouir grâce à un parcours de formation personnalisé, des opportunités de mobilité interne et la possibilité de s’auto-former via notre plateforme Udemy 
• Vivre une aventure humaine, échanger et partager autour d’évènements thématisés (afterworks, sport, RSE, séminaires, etc.) 🎉 
• Rejoindre un collectif qui prend soin des autres et s’engage en faveur de l’égalité des chances, la diversité et l’inclusion

Un process de recrutement en 3 étapes :

1. Un premier échange téléphonique avec un(e) chargé(e) de recrutement pour vous présenter le poste et ses missions, en savoir plus sur vous. 
2. Un second entretien avec un double objectif : vous présenter notre groupe et ses valeurs, mais aussi connaitre vos motivations et l'adéquation de votre projet professionnel avec le poste proposé.
3. Enfin un dernier entretien sera l’occasion de rencontrer votre futur(e) manager, faire un focus métier et valider l’ensemble de vos compétences. 

Vous faites quoi lundi ?