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Director of Business Operations (all genders)

fully flexible
Remote: 
Full Remote
Contract: 
Full time
Experience: 
Expert & Leadership (>10 years)
Work from: 
Germany

Offer summary

Qualifications:

8-10 years in leadership role., Experience in business operations or project management., Knowledge of agile methodologies., Fluent in German and English (C1)..

Key responsabilities:

  • Develop and manage the Business Operations team.
  • Optimize company processes and implement project management frameworks.
Primal State Performance GmbH logo
Primal State Performance GmbH SME https://primal-state.de/
11 - 50 Employees
About Primal State Performance GmbH
Wir haben es uns zur Mission gemacht, Menschen zu mehr Energie im Alltag zu verhelfen. Das schaffen wir jeden Tag durch mit unseren Online-Kursen und durch natürliche Lebensmittel und Nahrungsergänzungen verändern wir unsere Gesellschaft jeden Tag ein wenig mehr. Sei dabei!
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Job description

Was ist Glow25?
Hey! Wir sind Glow25 – ein junges, stark wachsendes Beauty & Well Aging Unternehmen aus Berlin. Unsere Mission ist es, Glow-Momente zu schaffen und unsere Kund:innen zu empowern ihre Schönheit und ihr volles Potenzial zu entfalten.

Wir sind vielleicht etwas voreingenommen, aber wir finden, dass es wirklich Spaß macht, mit uns zu arbeiten. Wir sind ein remote-first-Team (unsere Teammitglieder arbeiten derzeit über ganz Deutschland verteilt), dem es wichtig ist, trotz der räumlichen Distanz tiefe Bindungen zueinander aufzubauen und vor allem viel Spaß bei der Arbeit zu haben.

Und jetzt kommst du ins Spiel! Wir wachsen weiter stark und suchen emphatische, smarte, resiliente und werte getriebene Kolleg:innen, die uns mit ihrem Wissen und ihrer ganz eigenen Persönlichkeit unterstützen, denn wir haben Großes vor und möchten, dass auch du dein Bestes geben kannst!
Das sind unsere aktuellen Herausforderungen und perspektivischen Ziele:
Um unser dynamisches Wachstum voranzutreiben und unsere operativen Abläufe auf ein neues Level zu bringen, suchen wir eine visionäre und erfahrene Führungspersönlichkeit für die Rolle des Director of Business Operations.
In diesem Bereich brauchen wir Deine Unterstützung:
Strategische Entwicklung des Business Operations Teams:
  • Du entwickelst das Business Operations Team strategisch weiter.
  • Du baust ein interdisziplinäres, agiles Team auf und leitest es, um operative Prozesse zu unterstützen und zu optimieren.
  • Du identifizierst die benötigten Rollen und Kompetenzen für den Teamaufbau und unterstützt aktiv bei Recruiting und Onboarding.
  • Du definierst und setzt eine klare Strategie für die langfristige Entwicklung des Business Operations Departments um, mit Fokus auf Skalierbarkeit und Effizienz.
Optimierung der Unternehmensprozesse:
  • Du entwickelst und moderierst strategische Workshop-Formate.
  • Du konzipierst und leitest langfristige Jahres- und Quartalsworkshops sowie Strategieworkshops (z. B. zu Brand, Portfolio, Marketing) und agierst als Accountability Partner.
  • Du stellst sicher, dass eine strategische Gesamtperspektive gewahrt bleibt, die auf die langfristigen Unternehmensziele ausgerichtet ist, ohne dich in operativen Details zu verlieren.
Strategische Architektur und Zielausrichtung:
  • Du übernimmst die Verantwortung für die Entwicklung unternehmensweiter Frameworks (z. B. OKRs) zur Umsetzung von kurz-, mittel- und langfristigen Zielen.
  • Du förderst einen Rahmen, der strategisches Alignment und effiziente Zielerreichung ermöglicht.
  • Du analysierst und optimierst bestehende Prozesse und identifizierst sowie eliminierst Engpässe und Ineffizienzen.
  • Du führst standardisierte Prozesse und Workflows ein und überwachst diese, um die Produktivität zu steigern.
Einführung eines Projektmanagement-Frameworks & Strategisches Workforce Planning:
  • Du führst ein einheitliches Projektmanagement- und Workforce-Planning-System ein und entwickelst dazu passende Templates.
  • Du organisierst und führst vierteljährliche Workshops durch, um strategische Projekte zu erarbeiten und zu priorisieren.
  • Du stellst die kontinuierliche Abstimmung zwischen strategischen und operativen Initiativen sicher.
Datenanalyse, Reporting und Entscheidungsfindung:
  • Du implementierst und überwachst KPIs, um den Fortschritt und die Performance von Projekten zu messen.
  • Du erstellst regelmäßige, datenbasierte Berichte für die Geschäftsführung und leitest daraus konkrete Handlungsempfehlungen ab.
  • Du führst Risikoanalysen und Performance-Management durch, um die Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sicherzustellen.
Agiles und interdisziplinäres Arbeiten:
  • Du arbeitest eng mit Finance, Infrastruktur und anderen Abteilungen zusammen, um eine ganzheitliche Optimierung von Tools und Prozessen zu gewährleisten.
  • Du berätst und schulst Projektleiter zu effizienten Projektmanagementmethoden.
Du bringst folgende Erfahrungen mit:
  • Du bringst mindestens 8-10 Jahre Erfahrung in einer leitenden Funktion im Bereich Business Operations oder Projektmanagement mit, idealerweise in einem Scale-up- oder E-Commerce-Umfeld.
  • Du hast nachweisbare Erfahrung im Aufbau und in der Leitung interdisziplinärer Teams und bist in der Lage, eine klare Vision zu entwickeln und erfolgreich umzusetzen.
  • Du hast praktische Erfahrung in der Anwendung und Implementierung agiler Arbeitsweisen (z. B. Scrum, Kanban).
  • Du überzeugst durch eine hohe Problemlösungskompetenz und die Fähigkeit, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
  • Du bist vertraut mit Projektmanagement-Tools und Automatisierungstechnologien und hast Erfahrung in der Implementierung von Systemen zur Prozessoptimierung.
  • Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1) in Wort und Schrift.
Das sind Charakterzüge, die Dich beschreiben:
  • Du bist ein echter Allrounder und passt dich blitzschnell an dynamische Umgebungen an.
  • Analytisch denken und Probleme lösen? Das ist genau dein Ding.
  • Kommunikation liegt dir im Blut – du findest immer die richtigen Worte.
  • Du denkst unternehmerisch und kannst langfristige Strategien zur Effizienzsteigerung entwickeln.
  • Du verfügst über exzellente Fähigkeiten in Verhandlung, Präsentation und Stakeholder-Management.
  • Proaktiv und lösungsorientiert? Du wartest nicht, bis jemand fragt – du packst an. Außerdem zeichnest du dich durch ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein aus.
  • Dein Auftreten ist selbstbewusst und verbindlich, du sorgst für Klarheit und Vertrauen.
Darauf kannst du dich freuen:
  • Flexible Arbeitszeiten und Stundenerfassung.
  • Unbegrenzter Zugriff auf topaktuelle Kurse zu Tech, Business, Leadership und mentalem/körperlichem Wohlbefinden durch deinen Udemy Account.
  • Topnotch Equipment, welches wir über Grover mieten und ganz bequem zu dir nach Hause liefern lassen.
  • Einen satten Rabatt von 40% auf unser ganzes Sortiment im Shop.
  • 30 Tage Urlaub + die Möglichkeit, bis zu 10 Tage unbezahlten Urlaub zu nehmen – denn manchmal braucht man eine kleine Auszeit.
  • Eine betriebliche Krankenversicherung, die eine Erstattung von Zusatzleistungen im Wert von 600 Euro pro Jahr umfasst (z.B. für Sehhilfen, Zahnreinigung etc.).
  • Glow Card: Mit deiner Prepaid-Kreditkarte kannst du bei ausgewählten Anbietern in deiner Region shoppen. Jeden Monat erhältst du dafür 50€. Das macht einen Bonus von 600€ im Jahr!
  • Nach bestandener Probezeit bieten wir dir eine betriebliche Altersvorsorge mit einem jährlichen Zuschuss von mindestens 600€ an. Und jetzt kommt’s: Solltest du zusätzlich dazu selbst in die Vorsorge einzahlen, gibt’s nochmal 20 % obendrauf.
  • Wir wollen ja nicht angeben, aber wir finden, unser Kununu-Score kann sich sehen lassen. Wir lieben es, dass unsere Mitarbeitenden so happy bei uns sind und finden, das kann man auch teilen!
Yay! Du hast es bis hierher geschafft!
Wenn du jetzt immer noch liest, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass wir ein Match sind. 

Eine Sache liegt uns aber noch auf dem Herzen: Trau dich! 
Vor allem als Frau, oder als jemand einer unterrepräsentierten Bevölkerungsgruppe. Auch wenn du nicht überall einen Haken setzen kannst, möchten wir dich ermutigen, dich trotzdem zu bewerben. Wir glauben, dass eine bunte Vielfalt von Perspektiven und Erfahrungen ein Team stärker macht - und je stärker unser Team ist, desto besser erreichen wir unsere Mission, Menschen zu mehr Energie im Alltag zu verhelfen.
Auf diese Stelle bewerben

Required profile

Experience

Level of experience: Expert & Leadership (>10 years)
Spoken language(s):
Polish
Check out the description to know which languages are mandatory.

Hard Skills

Agile MethodologyProject ManagementBusiness OperationsData AnalysisStrategic ManagementProcess OptimizationRisk ManagementKPI ManagementStakeholder ManagementProject Management SoftwareIndustrial AutomationE-Commerce

Other Skills

  • Presentations
  • Problem Solving
  • Accountability
  • Communication
  • Negotiation
  • Analytical Thinking
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