Payroll Specialist // Spécialiste de la paie - Part Time

Payroll Specialist

Longbow Advantage is an end-to-end warehousing strategy company that leverages real-time data to manage people, processes, and warehouses through The Rebus® Platform, and WMS consulting services purpose-built to expand and enhance warehouse technologies.

We take a holistic approach to warehousing strategy, understanding that technology is only one piece in the solution process. Our warehouse experts work with customers to understand challenges and goals, developing a recommendation that’s aligned to the customer’s business objectives and supply chain initiatives.

What to expect

The Payroll Specialist holds the crucial responsibility of meticulously processing payroll and associated duties within the organization with precision and efficiency. This role is pivotal in guaranteeing that employees receive accurate and punctual compensation, demanding a keen eye for detail, a deep understanding of payroll regulations, and exceptional organizational abilities.

• This is a Part-Time position based in Montreal, reporting to the Controller. 
• This role is hybrid in the Montreal office, one day a week. 
• 24 hours average weekly!

Once you join our team, you will…

• Process Payroll
  • Calculate and process payroll for employees on a bi-weekly schedule
  • Verify time and attendance records, including overtime and time-off requests
  • Review and process payroll adjustments, such as bonuses, commissions and deductions
  • Ensure accurate tax withholdings and deductions based on federal and state regulations
  • Calculate and process 401(k) and RPDB contributions accurately, in compliance with established company policies and regulatory guidelines.
  • Verify and reconcile contribution amounts to ensure consistency with employee elections and salary data.

• Maintain Data
  • Maintain accurate and confidential payroll records
  • Update employee payroll information as needed (e.g. changes in tax status, direct deposit, or personal information).
  • Ensure data accuracy and integrity within the payroll system and harmonization with the human capital management system

• Work on compliance
  • Stay up-to-date with federal, provincial and state payroll tax laws and regulations.
  • File payroll tax forms and reports, for both Canadian and American jurisdictions, including W-2s and 1099s, in a timely manner.
  • Assist with year-end payroll activities, including reconciliation and reporting.

• Create reports
  • Prepare and distribute payroll reports to management as required
  • Prepare payroll related journal entries for Accounting
  • Generate ad-hoc reports for analysis and auditing purposes
  • Stay up-to-date with IRS and other regulatory changes related to 401(k) and RPDB plans.

• Support employees
  • Address payroll-related inquiries and issues from employees promptly and professionally
  • Assist with resolving discrepancies or errors in paychecks or tax withholdings
  • Provide guidance to employees on payroll-related matters

• Improve processes
  • Identify opportunities for process improvements in payroll procedures and systems
  • Collaborate with the Director of Finances to implement enhancements and streamline payroll processes

Skills & Experience

• Bachelor's degree in Accounting, Finance, or related field preferred.
• Proven experience as a Payroll Specialist or similar role.
• Strong knowledge of payroll principles, regulations, and tax laws.
• Proficiency in payroll software and HRIS systems.
• Exceptional attention to detail and accuracy.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Ability to handle sensitive and confidential information with discretion.
• Strong organizational and time-management skills.
• Certification in payroll processing (e.g., Payroll Compliance Practitioner (PCP), Certified Payroll Manager (CPM)) preferred.

Why Join Longbow?

• Work/life balance
• Competitive Salary
• Work from Home

Longbow Advantage is an equal opportunity employer, and all qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin, disability status, protected veteran status, or any other characteristic protected by law.

We are not able to assist with relocation or work permit applications for this role.

All your information will be kept confidential according to EEO guidelines.

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Spécialiste de la paie

Longbow Advantage est une société de stratégie d'entreposage de bout en bout qui exploite les données en temps réel pour gérer les personnes, les processus et les entrepôts grâce à la plateforme Rebus® et aux services de conseil WMS conçus pour développer et améliorer les technologies d'entreposage.

Nous adoptons une approche holistique de la stratégie d'entreposage, comprenant que la technologie n'est qu'un élément du processus de solution. Nos experts en entrepôt travaillent avec les clients pour comprendre les défis et les objectifs, en développant une recommandation qui est alignée sur les objectifs commerciaux du client et les initiatives de la chaîne d'approvisionnement.

À quoi s’attendre?

Le spécialiste de la paie a la responsabilité cruciale de traiter méticuleusement la paie et les tâches associées au sein de l'organisation avec précision et efficacité. Ce rôle est essentiel pour garantir que les employés reçoivent une rémunération exacte et ponctuelle, ce qui exige un sens aigu du détail, une compréhension approfondie des règles de paie et des capacités d'organisation exceptionnelles.

Il s'agit d'un poste à temps partiel basé à Montréal, qui relève du contrôleur. 

Une fois que vous aurez rejoint notre équipe, vous allez...

• Effectuer la paye

o Calculer et traiter les salaires des employés toutes les deux semaines.

o Vérifier les relevés de temps et de présence, y compris les heures supplémentaires et les demandes de congés.

o Examiner et traiter les ajustements de la paie, tels que les primes, les commissions et les déductions.

o Veiller à l'exactitude des retenues fiscales et des déductions en fonction des réglementations fédérales et nationales.

o Calculer et traiter avec précision les cotisations aux régimes 401(k) et RPDB, dans le respect des politiques de l'entreprise et des directives réglementaires.

o Vérifier et rapprocher les montants des cotisations afin d'assurer la cohérence avec les choix des employés et les données salariales.

• Maintenir des données

o Maintenir des registres de paie précis et confidentiels

o Mettre à jour les informations relatives à la paie des employés en fonction des besoins (par exemple, modification du statut fiscal, du dépôt direct ou des informations personnelles).

o Assurer l'exactitude et l'intégrité des données dans le système de paie et l'harmonisation avec le système de gestion du capital humain.

• Travailler sur la conformité

o Se tenir au courant des lois et réglementations fédérales, provinciales et nationales en matière d'impôt sur les salaires.

o Remplir en temps utile les formulaires et rapports relatifs aux charges sociales, tant pour les juridictions canadiennes qu'américaines, y compris les W-2 et les 1099.

o Participer aux activités de paie de fin d'année, y compris le rapprochement et les rapports.

• Créer des rapports

o Préparer et distribuer les rapports de paie à la direction selon les besoins.

o Préparer les écritures comptables liées à la paie pour la comptabilité

o Générer des rapports ad hoc à des fins d'analyse et d'audit.

o Se tenir au courant des modifications apportées par l'IRS et d'autres réglementations relatives aux plans 401(k) et RPDB.

• Supporter les employés

o Répondre rapidement et de manière professionnelle aux demandes de renseignements et aux problèmes liés à la paie des employés.

o Aider à résoudre les divergences ou les erreurs dans les chèques de paie ou les retenues d'impôts.

o Fournir des conseils aux employés sur les questions liées à la paie

• Améliorer les processus

o Identifier les possibilités d'amélioration des procédures et des systèmes de paie

o Collaborer avec le directeur des finances pour mettre en œuvre des améliorations et rationaliser les processus de paie.

Compétence et experience

• Baccalauréat en comptabilité, en finance ou dans un domaine connexe de préférence.
• Expérience confirmée en tant que spécialiste de la paie ou dans une fonction similaire.
• Solide connaissance des principes de la paie, de la réglementation et de la législation fiscale.
• Maîtrise des logiciels de paie et des systèmes SIRH.
• Souci exceptionnel du détail et de la précision.
• Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles avec discrétion.
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps.
• Certification dans le domaine du traitement de la paie (par exemple, Payroll Compliance Practitioner (PCP), Certified Payroll Manager (CPM)) de préférence.

Pourquoi rejoindre Longbow?

• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée
• Salaire compétitif
• Travail à domicile

Longbow Advantage est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances, et tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans considération de race, de couleur, de religion, de sexe, d'orientation sexuelle, d'identité de genre, d'origine nationale, de statut de handicapé, de statut de vétéran protégé, ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Nous ne sommes pas en mesure d'aider les candidats à se reloger ou à obtenir un permis de travail pour ce poste.

Toutes vos informations resteront confidentielles conformément aux lignes directrices de l'EEO.