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Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain.
Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web : https://www.mitacs.ca/fr-ca/carrieres/
Spécialiste bilingue de la gestion des subventions
Service Prestation des services, équipe Administration des demandes et de l'octroi
Sommaire du poste
Relevant du chef ou de la cheffe d’équipe, Administration des subventions de recherche, la personne titulaire de ce poste est responsable de coordonner l’administration des subventions de recherche, de leur approbation jusqu’à l’achèvement du projet.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Administration
Assurer un niveau de qualité élevé et une attention exceptionnelle à l’égard de la clientèle tout au long du cycle de vie de l’administration des demandes et de l'octroi de tous les projets en :
- examinant et en enregistrant tous les documents et informations requis pour confirmer l’admissibilité de la subvention jusqu’à son achèvement;
- paramétrant la facturation pour les contributions du partenaire et en coordonnant le traitement en temps opportun auprès du service des finances;
- gérant les changements du projet et les propositions révisées pour vérifier l’admissibilité des changements à la demande de la clientèle et des parties prenantes externes;
- préparant et en passant en revue les lettres d’octroi, puis en les révisant ou en les approuvant, en traitant les lettres de demande de changement au projet et d’annulation de projet;
- appliquant le financement du partenaire, en obtenant et en révisant les documents internationaux complémentaires, en confirmant les dates de début, en traitant les documents des nouvelles personnes stagiaires;
- effectuant le suivi avec les personnes participantes pour nommer des stagiaires pour les unités, en appliquant les politiques de date de début et de fin et en répondant aux questions des personnes participantes au projet;
- donnant des conseils et en offrant son aide aux parties prenantes externes en ce qui concerne l’administration de leur dossier de subvention et en répondant aux requêtes relatives aux programmes;
- s’assurant de la remise des fonds à l’établissement d’enseignement dans les délais;
- rédigeant divers types de correspondance s’adressant aux demandeuses et demandeurs/établissements d’enseignement aux différents stades des stages;
- effectuant l’entrée de données, le classement électronique et l’archivage de données;
- collaborant avec l’équipe de service et de soutien à la clientèle pour garantir une progression harmonieuse des tâches par l’entremise de flux de travail partagés;
- maintenant les niveaux de service et les délais d’exécution pour des tâches spécifiques telles que définies dans les indicateurs de performance clés de notre service.
- communiquant efficacement avec les bureaux administratifs de différents établissements d’enseignement, professeur·es superviseur·es, stagiaires et organisations partenaires. Proposant des solutions aux défis qui surgissent.
Soutien offert au sein du service
- Travailler en étroite collaboration avec d’autres membres du service Prestation des services ainsi que des membres d’autres services (p. ex. Finances, Développement des affaires) pour veiller à ce que les changements de procédures et l’atténuation des risques soient documentés et abordés pour faciliter une prestation et un traitement harmonieux des subventions.
- Épauler les membres de l’équipe et les encadrer dans un environnement de collaboration.
- Participer, ad hoc, aux initiatives du service pour soutenir d’autres équipes, programmes, services ou d’autres initiatives stratégiques en lien avec notre déploiement de la stratégie.
- Autres tâches, au besoin.
Rapports et conformité
- S’assurer de la conformité aux ententes de financement et aux guides de programme.
- Appuyer la coordination et la collecte de données pour divers rapports régionaux pertinents aux bailleurs de fonds.
- Veiller à l’exactitude des données saisies dans nos systèmes.
- Présenter des rapports précis et fournis à temps.
- Collaborer étroitement avec le service Finances pour veiller à ce que la répartition du financement soit adéquate.
- Réviser les ententes de recherche et les propositions pour s’assurer de leur conformité avec les politiques et les procédures propres au programme en question.
Compétences et expérience
- Éducation postsecondaire ou expérience de travail équivalente.
- Expérience dans un poste en administration ou dans un environnement académique, souhaitée.
- Expérience antérieure en résolution de problèmes indépendante et axée sur la clientèle.
- Solides compétences en communication (écrite et orale), en français et en anglais.
- Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à mener de front plusieurs tâches; souci du détail et précision indispensables.
- Expérience en travail interfonctionnel avec plusieurs équipes et à différents niveaux dans une organisation.
- Expérience de niveau intermédiaire à avancé avec la suite logicielle Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, tableaux croisés dynamiques).
- Motivation intrinsèque et capacité à effectuer des tâches et à assumer des responsabilités de manière autonome.
- Solides compétences relationnelles et en résolution de conflits et capacité à contribuer à une culture positive d’équipe et organisationnelle.
- La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada
Échelle d’embauche : 55 420 $ - 61 940 $
Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale
Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.
L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.
Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.
L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.
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