Vendor Manager / Gestionnaire de fournisseurs (Canada)

Description

The Vendor Manager (VM) is responsible for establishing and managing project supplier and vendor scope, timelines, and costs for awarded opportunities throughout the project life cycle, including the execution of work orders and change orders. Additionally, the VM will ensure ongoing operational and financial oversight, and risk and issue management of vendors. The Vendor Manager acts as the project main point of contact vendors and is a client-facing member of the team who works in close collaboration with the global project team to ensure the quality delivery of vendor services.

This role is perfect for you if you:

• Have at least 3 years of experience in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry.
• Are a nimble learner, agile and creative team member
• Are a good communicator and fair conflict manager

More specifically, the Vendor Manager will:

• Oversee and manage study specific vendors throughout the project life cycle (i.e., start-up, conduct, and closeout).
• Review vendor contracts and ensure study requirements are captured and represented in the vendor contractual documentation. Manage and monitor vendor contract compliance; prepare change order for out-of-scope services (renewal, prolongation of agreement, new services) for ongoing studies.
•  Manage and control vendor project budget, scope, and timelines in partnership with the PM. 
•  Collaborate with Innovaderm SMEs to ensure clarity of specifications for vendors.
•  Develop and maintain the project Vendor Management Plan, in collaboration with relevant stakeholders.
• Analyze discrepancies between planned and actual results and participate in the development of corrective actions to be taken as needed.
• Lead project-specific vendor meetings, attend, and participate in internal and client facing project meetings. 
• Manage the quality of work done by vendors, and support vendor performance assessments.
• Perform ongoing risk management activities, work with relevant business units to facilitate issue resolution with vendors.
•  Oversee and manage vendor project specific non-conformance and CAPAs, consult with Quality Assurance as needed.
•  Resolve vendor, project team, and sponsor complaints and escalations.
• Maintain service controls by applying lessons learned and vendor performance assessments to ensure vendors meet the Project standards.
•  Review, manage and verify vendor invoices to ensure billing is appropriate based on the terms of the WO/CO of each project.
• Manage vendor technological systems that track the shipment, inventory, and supply of project materials and/or data.
• Collect, review and analyze project specific KPIs as applicable.
• Ensure appropriateness and timeliness of filing of applicable vendor-related documents in study eTMF.

Other VMO Responsibilities:

• Participates in functional and/or corporate initiatives and special projects, as assigned.
• May participate in business development opportunities (e.g. strategy meetings, bid defense meetings).
• May participate in identification and assessment of new vendors for qualification.
• VMO team member back-up for planned and unplanned absences, as assigned.

Requirements

IDEAL PROFILE

Education



• Bachelor degree in science or relevant field of study

 Experience

• At least 3 years of Experience in clinical research and in the biotechnology, pharmaceutical, and/or CRO industry.
• Project management experience. PMP Certification is an asset.
• Good knowledge of good clinical practices, and applicable Health Canada, Food and Drug Administration (FDA) regulations/guidelines as well as European Union (EU) pharmaceutical legislation for the Clinical Trials Regulation (CTR).
•  Dermatology, aesthetics, and/or rheumatology experience is an asset. 

 Skills and knowledge

• Communication: Excellent verbal and written communication skills. Must be able to communicate effectively and understand stakeholder motivations and emotions. Service focus to Sponsor, Sites and Patients stakeholders.
• Management: Highly organized and detail-oriented with effective project planning and time management skills. Quick learner, good adaptability and versatile. Proven competency in fast-paced and matrix environment.
• Networking: Demonstrates an aptitude for connecting with others and building relationships with team members and stakeholders. 
• Negotiation: Negotiation and conflict management skills, appropriately assertive to advocate fairly for Innovaderm and Client best interests.
• Risk Management: Ability to identify, mitigate or control threats to the project.
• Technical and digital aptitude: Use of business platforms to capture business intelligence.
•  Data management & analytics: Problem solver with a strong analytical mindset. Ability to gather, clean and interpret data, including KPIs.  

Our company

The work environment

At Innovaderm, you will work with brilliant and driven colleagues. Our values are collaboration, innovation, reliability, and responsiveness. We offer a stimulating work environment and attractive advancement opportunities. 

In this position, you will be eligible for the following perks: 

• Flexible work schedule
• Permanent full-time position
• Complete benefits (medical, dental, vision, RRSP, vacation, personal days, virtual medical clinic, public transportation rebates, social activities)
• Ongoing learning and development

Work location 

The successful candidate for this position is given the option to work from home anywhere in Canada, or from our headquarters in Montreal (in accordance with company policies and public health directives).

Occasional visits to our Montreal headquarters may be required or encouraged.  

About Innovaderm 

Innovaderm is a contract research organization (CRO) specialized in dermatology. Since its beginnings in 2000, our organization has benefited from a solid reputation for the quality of its research and services exceeding the expectations of its clients. Based in Montreal, Innovaderm continues to grow and expand in North America and Europe. 

Innovaderm is committed to providing equitable treatment and equal opportunity to all individuals. As such, Innovaderm will provide accommodations throughout the recruitment and selection process to applicants with disabilities, upon request.

Innovaderm only accepts applicants who can legally work in Canada.

Description - Fr

Le gestionnaire de fournisseurs (GF) est responsable d'établir et de gérer les fournisseurs impliqués dans les projets, incluant leur cahier des charges, échéanciers et coûts tout au long du cycle de vie du projet, y compris l'exécution des contrats et leurs amendements. De plus, le GF veillera à la supervision continue des aspects opérationnels et financiers, ainsi qu'à la gestion des risques et des problèmes reliés aux fournisseurs. Le gestionnaire de fournisseurs agit comme le principal point de contact pour les fournisseurs au sein de l’équipe projet et travaille en étroite collaboration avec le client et l'équipe de projet pour garantir qualité des services des fournisseurs. 

Ce poste sera parfait pour vous si :

• Vous avez au moins 3 ans d'expérience en recherche clinique et dans l'industrie biotechnologique, pharmaceutique et/ou CRO.
• Vous êtes un membre d'équipe créatif, flexible et agile, toujours avide d'apprendre.
• Vous êtes un bon communicateur et vous savez gérer les conflits de manière équitable.

Plus spécifiquement, le gestionnaire de fournisseurs aura les responsabilités suivantes :

• Superviser et gérer les fournisseurs spécifiques à chaque étude tout au long du cycle de vie du projet (c'est-à-dire, démarrage, conduite et clôture).
•  Examiner les contrats des fournisseurs et s'assurer que les exigences de l'étude sont prises en compte et représentées dans la documentation contractuelle des fournisseurs. Gérer et surveiller la conformité aux contrats des fournisseurs ; préparer des ordres de changement pour les services hors champ (renouvellement, prolongation de l'accord, nouveaux services) pour les études en cours.
•  Gérer et contrôler le budget, la portée et les échéanciers du projet des fournisseurs en partenariat avec le gestionnaire de projet.
•  Collaborer avec les experts d'Innovaderm pour garantir la clarté des spécifications pour les fournisseurs.
•  Développer et maintenir le plan de gestion des fournisseurs du projet, en collaboration avec les parties prenantes concernées.
• Analyser les écarts entre les résultats planifiés et réels et participer à l'élaboration des actions correctives à prendre si nécessaire.
•  Diriger les réunions spécifiques aux fournisseurs du projet, participer aux réunions internes et client.
• Gérer la qualité du travail effectué par les fournisseurs et soutenir les évaluations de la performance des fournisseurs.
•  Effectuer les activités de gestion continue des risques, travailler avec les unités concernées pour faciliter la résolution des problèmes avec les fournisseurs.
• Superviser et gérer les non-conformités spécifiques au projet des fournisseurs ainsi que les actions correctives et de prévention, consulter l’équipe de qualité si nécessaire.
• Résoudre les plaintes et escalades des fournisseurs, de l'équipe projet et du sponsor.
• Maintenir des contrôles de service en appliquant les leçons apprises et les évaluations de la performance des fournisseurs pour garantir que ces derniers respectent les normes du projet.
• Examiner, gérer et vérifier les factures des fournisseurs pour s'assurer que la facturation est appropriée en fonction des termes des bons de travail (WO) / ordres de changement (CO) de chaque projet.
• Gérer les systèmes technologiques des fournisseurs pour le suivi de l'expédition, l'inventaire et l'approvisionnement en matériaux et/ou données du projet.
• Collecter, examiner et analyser les indicateurs de performance spécifiques au projet, le cas échéant.
• Assurer l'adéquation et la ponctualité du dépôt des documents liés aux fournisseurs applicables dans le dossier d'archivage électronique (eTMF) de l'étude.

Autres responsabilités au sein du Bureau de Gestion des Fournisseurs (VMO):

• Participe aux initiatives fonctionnelles et/ou corporatives ainsi qu'aux projets spéciaux qui lui sont assignés.
• Peut participer aux opportunités de développement commercial (par exemple, réunions de stratégie, réunions de défense d'offres).
• Peut participer à l'identification et à l'évaluation de nouveaux fournisseurs pour leur qualification.
• Remplaçant membre de l'équipe VMO en cas d'absences planifiées ou non planifiées, selon les instructions.

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ

Éducation 

• Baccalauréat en sciences ou dans un domaine d'études pertinent.

Expérience 

• Au moins 3 ans d'expérience en recherche clinique et dans l'industrie de la biotechnologie, pharmaceutique et/ou des CRO.
• Expérience en gestion de projet. La certification PMP est un atout.
• Bonne connaissance des bonnes pratiques cliniques et des réglementations/orientations applicables de Santé Canada, de la Food and Drug Administration (FDA) ainsi que de la législation pharmaceutique de l'Union européenne pour le Règlement sur les essais cliniques (CTR).
• Une expérience en dermatologie, en esthétique et/ou en rhumatologie est un atout. 

Aptitudes et connaissances

• Communication : Excellentes compétences en communication verbale et écrite. Doit être capable de communiquer efficacement et de comprendre les motivations et émotions des parties prenantes. Orienté service envers les parties prenantes Sponsor, Sites et Patients.
• Gestion : Très organisé et soucieux des détails, avec des compétences efficaces en planification de projet et en gestion du temps. Apprentissage rapide, bonne adaptabilité et polyvalence. Compétence avérée dans un environnement à rythme rapide et matriciel.
• Réseautage : Démontre une aptitude à se connecter avec les autres et à construire des relations avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.
• Négociation : Compétences en négociation et en gestion des conflits, assertivité appropriée pour défendre équitablement les intérêts d'Innovaderm et du Client.
• Gestion des risques : Capacité à identifier, atténuer ou contrôler les menaces pesant sur le projet.
• Aptitude technique et numérique : Utilisation des plateformes commerciales pour recueillir des informations commerciales.
• Gestion et analyse des données : Résolution de problèmes avec un esprit analytique fort. Capacité à recueillir, nettoyer et interpréter les données, y compris les KPI.  

Notre entreprise

NOTRE ENTREPRISE

L’environnement de travail

Chez Innovaderm, vous travaillerez avec des collaborateurs compétents et dynamiques. Nos valeurs sont la collaboration, l’innovation, la fiabilité et la réactivité. Nous offrons un environnement de travail stimulant et des possibilités d’avancement intéressantes.

Dans ce poste, vous bénéficierez des conditions suivantes :

• Flexibilité sur l’horaire
• Poste permanent à temps plein
• Gamme d’avantages sociaux (assurances médicales, dentaire, vision, régime de retraite, vacances, journées personnelles, clinique médicale virtuelle, rabais sur le transport en commun, activités sociales)
• Formation et développement continu

Lieu de travail

La personne embauchée aura l’option de travailler à partir de n’importe quelle ville au Canada, ou à partir de notre bureau à Montréal (tout en suivant les politiques de la compagnie ainsi que les directives de la santé publique.

Des visites occasionnelles à notre bureau chef pourraient être requises ou encouragées.  

À propos d’Innovaderm

Innovaderm est une entreprise de recherche clinique contractuelle (CRO) spécialisée en dermatologie. Depuis ses débuts en 2000, notre entreprise à taille humaine bénéficie d’une solide réputation autant pour la qualité de la recherche effectuée que pour la qualité des soins offerts, dépassant les attentes de ses clients. Basé à Montréal, Innovaderm continue aujourd’hui sa croissance en Amérique du Nord et en Europe. 

Innovaderm s’engage à assurer une approche équitable ainsi que des opportunités équivalentes pour tous les candidats. À ce titre, Innovaderm fournira sur demande des accommodations aux candidats ayant un handicap, et ce, à travers toutes les étapes du processus de recrutement, si demandé.

Innovaderm accepte uniquement les candidats pouvant légalement travailler au Canada.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.