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Assistante de direction F/H

72% Flex
Remote: 
Full Remote
Experience: 
Junior (1-2 years)
Work from: 

Offer summary

Qualifications:

Secretarial techniques training, Excellent spelling and organization skills, Ability to anticipate and memorize information, Strong interpersonal skills and proactivity, Knowledge of hospital or AP-HP institution sector.

Key responsabilities:

  • Manage director's schedule and meetings
  • Coordinate meeting logistics and prepare documents
  • Handle correspondence and archives
  • Assist in recruitment processes and HR tasks
  • Support research-related activities
Greater Paris University Hospitals - AP-HP logo
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10001 Employees
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Job description

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Your missions

Le groupement hospitalier universitaire APHP. Centre - Université Paris Cité regroupe les Hôpitaux de Cochin - Port Royal, Hôtel Dieu, l'Hôpital Européen George Pompidou (HEGP), Corentin Celton, Vaugirard, Broca et l'Hôpital Necker-Enfants Malades. Il dispose de près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l'ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant.

Avec ses 1400 projets de recherche en cours, 3700 publications scientifiques annuelles, 260 brevets actifs et 6 instituts de recherche implantés sur les sites hospitaliers du GHU et rattachés à la même université, le groupe hospitalier APHP.Centre se positionne comme un acteur majeur de la recherche clinique.

La direction de la stratégie et de la recherche réunit autour de la directrice :

  • Une assistante de direction
  • Une adjointe chargée du projet médical, des conventions et des autorisations
  • Une plateforme d'expertise maladies rares, avec 1 responsable, 1 chargé de projet et de communication, 1 chargé de la fiche maladies rares, 1 contrôleur de gestion
  • Une cellule Recherche et Innovation (CERI) pilotée par 1 responsable administratif et financier qui encadre 4 adjoints/référents de site en lien direct avec les investigateurs), 2 chargés de mission (dont 1 sur Easydore) , 2 gestionnaires RH, 5 gestionnaires commandes, 5 correspondants de recherche clinique ou chargés de facturation.

Missions permanentes :

  • Gestion du planning de la directrice et de ses adjoints : agenda, rendez-vous, réunions
  • Organisation des réunions : réservation de salles de réunion, logistique (matériel informatique, visio, restauration etc...), anticipation des ordres du jour, collecte et envoi des présentations, liste des participants/excusés, etc.
  • Préparation de dossiers
  • Mise en forme des courriers ou de documents (excel/power-point/word)
  • Accueil téléphonique et physique
  • Gestion du courrier : récupération et dépôt du courrier auprès du vaguemestre, dispatching à l'équipe

Missions recherche :

  • Pilotage de la boite mail générique " Cellule Recherche " et transmission des courriels aux agents concernés
  • Organisation du circuit de signature des " Site Suitability"
  • Gestion de l'organisation des archives de la cellule recherche (tenue d'un index des dossiers, d'un plan d'archives). Identification des dossiers d'archives à supprimer, des dossiers à externaliser et des dossiers à garder en archives vivantes
  • D'autres missions peuvent être confiées en fonction de l'actualité

Missions RH :

  • Organiser l'accueil des nouveaux arrivants de la direction (gestion des habilitations informatiques notamment)
  • Lors des recrutements, aider au suivi des candidatures, et organiser les rendez-vous
  • Gérer les formations
  • Saisir les congés dans Gestime de la directrice, de ses adjoints et de l'ensemble de l'équipe de la direction de la stratégie et de la recherche

Savoir faire requis :

  • Formation aux techniques de secrétariat : rédaction, classement, organisation
  • Excellente orthographe
  • Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
  • Capacité à anticiper et à mémoriser des informations de domaines différents, curiosité d'esprit
  • Très bonnes qualités relationnelles
  • Réactivité, dynamisme, esprit d'initiative
  • Connaissance du secteur public hospitalier et/ou de l'institution AP-HP

Connaissances associées :

  • Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
  • Maîtrise de la messagerie Outlook : gestion des agendas et des courriels
  • Application Doodle pour l'organisation des réunions, et des applications Skype, Zoom, Teams.
  • Logiciel Gestime
  • Logiciel SAP pour effectuer les commandes 21929532-55584

Required profile

Experience

Level of experience: Junior (1-2 years)
Spoken language(s):
French
Check out the description to know which languages are mandatory.

Soft Skills

  • Problem Solving
  • verbal-communication-skills
  • Teamwork
  • social-skills

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