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Clinic Operations Scaling Lead (m/w/d)

extra holidays - fully flexible
Remote: 
Full Remote
Contract: 
Full time
Salary: 
4 - 4K yearly
Experience: 
Senior (5-10 years)
Work from: 
Germany

Offer summary

Qualifications:

Min. 2 years experience in structured environments, Project leadership experience is a plus.

Key responsabilities:

  • Implement efficient processes in veterinary clinics
  • Analyze, develop and document process standards
  • Conduct audits and trainings in clinics
filu logo
filu Veterinary Startup https://www.filu.vet/
11 - 50 Employees
About filu
Filu builds technology-enabled veterinary practices for the new generation of pet owners and vets. Our mission is a better experience of personalised and convenient holistic care. Co-founded by a veterinarian, we think doctor-forward and address the structural problems of veterinary medicine. By leveraging technology, we create new ways of working for veterinarians, resulting in less administrative work and more flexible working models.
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Job description

Intro
Bist du bereit, eine Schlüsselrolle in der Zukunft der Tiermedizin zu übernehmen und die Skalierung unserer innovativen filu Tierarztpraxen voranzutreiben? Wir suchen einen engagierten und visionären Clinic Operations Lead (m/w/d), der unsere Praxen durch innovative Prozessgestaltung und effiziente Abläufe auf das nächste Level bringt. Aktuell führen wir zwei Tierarztpraxen in München, eröffnen im August 2024 in Düsseldorf sowie ab Herbst 2024 in Köln und Hamburg. 

Deine zentrale Aufgabe: führe die filu Tierarztpraxen in die Skalierung, indem du Prozesse schaffst, die eine “wow” Experience für alle Beteiligten bieten und gleichzeitig die Praxis-Performance steigern. Als Sparring Partner für unser C-Level/Gründerteam und das Praxis-Leadership Team bist du maßgeblich an der Gestaltung und Implementierung neuer Praxisprozesse beteiligt und demnach am Erfolg unseres Angebots! 

Klingt spannend? 
Dann lies weiter und bewirb dich noch heute – dein CV genügt uns für den ersten Eindruck!
Dein persönlicher Verantwortungsbereich
  • Deine zentrale Aufgabe: führe die filu Tierarztpraxen in die Skalierung, indem du (innovative) Prozesse in unseren Tierarztpraxen schaffst, die für die Beteiligten eine “wow” Experience sind und gleichzeitig die Praxis-Performance erhöhen. Du bist essentieller Sparring Partner für das C-Level/Gründerteam sowie dem Praxis-Leadership Team, wenn es um Praxisprozesse geht. 

  • Dazu gehört:
    • Analysiere unsere bestehenden Prozesse auf ihre Effizienz, Struktur und User Experience
    • Entwickle Prozessinitiativen für eine höhere Effizienz und einfachere Abläufe und teste diese in den filu Tierarztpraxen
    • Definiere und schule Prozessstandards (SOPs) in den filu Tierarztpraxen
    • Stelle durch eine zentrale Dokumentation die Transparenz und Verständlichkeit aller Prozesse sicher
    • Führe regelmäßige Audits in den Praxen durch
    • Organisiere und führe Schulungen über die Prozesse in den Praxen durch, zusammen mit dem Praxis-Leadership Team
    • Bereite unsere Praxen auf Erfüllung medizinischer Standards zur Erreichung von Zertifizierungen (z.B. ISO, DVG und GVP) vor
    • Bringe dich ein! Sei kreativ und hands-on, wenn es darum geht, unsere Operations & Scaling Aktivitäten auf das nächste Level zu heben 
Wenn wir dich backen könnten, bringst du bestenfalls Folgendes mit:
Grundsätzlich: Drive! Motivation & Interesse für Optimierung im medizinischen Umfeld!

Hintergrund:
  • Min. ≥ 2 Jahre Erfahrung in einem Umfeld, in dem Struktur, schnelle Auffassungsgabe, klare Kommunikation und Hands-On Mentalität gefordert sind (z.B. Startups, Strategie-Beratungen)
  • Großes Plus: Erfahrung in der Leitung von Projekten zur Prozessverbesserung und Operational Excellence
  • Kein "Medical Operations" Background notwendig
  • Regelmäßige Reisebereitschaft in unsere Praxen in Deutschland

Skills:
  • Ownership für den eigenen Bereich und die Fähigkeit, (eigene) Missstände klar anzusprechen
  • Sehr gute Struktur in Wort und Schrift 
  • Schnelle Auffassungsgabe (von Prozessen)
  • Fähigkeit, komplexe Sachverhalte effektiv zu analysieren, sowie einfach darzustellen & zu kommunizieren
  • Klare und empathische Kommunikationsweise 
  • Versiertheit in einer Reihe von digitalen Tools wie Google Sheets, Excel, Notion, Miro, etc. 
Warum filu?
SEI TEIL UNSERER HERDE
  • Ein sympathisches und werteorientiertes Gründerteam, das gemeinsam mit Dir die Tiermedizin neu definieren möchte
  • Dein Wohlbefinden liegt uns am Herzen und wir arbeiten zusammen auf Augenhöhe
  • Ein kollegiales Team von Menschen, die unsere Grundwerte leben und Dir den Rücken stärken
NIMM EINFLUSS
  • Teile den Fokus auf evidenzbasierte, exzellente allgemeinmedizinische Versorgung, sowie die einzigartige Möglichkeit, die Vision einer innovativen und modernen Tierarztpraxis mitzugestalten
  • Eigenverantwortliche Arbeit in Rücksprache mit Kollegen des Praxis- und Gründerteams
  • Nutze die Chance, die Patientenversorgung jeden Tag zu optimieren und die Tiermedizin in das 21. Jahrhundert zu bringen
NUTZE FLEXIBILITÄT
  • Flexible Arbeitsmodelle (Home Office-Möglichkeiten)
  • Flexible Arbeitszeiten
GENIESSE WERTSCHÄTZUNG
  • 28 Tage Urlaub + 2 Tage für soziale Projekte
  • Attraktive und überdurchschnittliche Vergütung sowie hilfreiche Benefits
  • VESP Anteile 
  • Zusätzliches Budget für Dein mentales und körperliches Wohlbefinden
Filu bietet allen, die für uns arbeiten, und allen, die sich um eine Stelle in unserem Team bewerben, Chancengleichheit, unabhängig von Geschlecht, Geschlechtsidentität, Geschlechtsausdruck, Alter, Rasse, religiösem Bekenntnis, Hautfarbe, nationaler Herkunft, Abstammung, Schwangerschaft, körperlicher oder geistiger Behinderung, medizinischem Zustand, genetischer Information, Familienstand, sexueller Orientierung, Vergangenheit oder anderen Gesichtspunkten, die durch Bundes-, Landes- oder lokale Gesetze geschützt sind.

Wenn Du es bis hierher geschafft hast, bist Du wahrscheinlich auf der Suche nach etwas anderem als dem, was es bereits gibt. Treffen wir uns!
Bewerbungsprozess
  1. filu Vorstellung + Culture Fit I | 40 Min. Video Call | Team Expansion & Strategy Lead
  2. Case Interview | 90 Min. vor Ort in München oder Video Call | COO/Co-Founder
  3. Praxisführung + Culture Fit II | 60 Min. vor Ort | CEO/Co-Founder + Praxis-Manager 
Art der Stelle
Der Clinic Operations Scaling Lead (m/w/d) trägt wesentlich zur Skalierung der filu Tierarztpraxen bei, indem er einheitliche, effiziente und einfache Prozesse über alle filu Tierarztpraxen implementiert. Durch seine Arbeit wird nicht nur die Patientenversorgung und die Team-Experience verbessert, sondern auch der Geschäftserfolg der Praxen sichergestellt.
Apply for this job
Über uns
filu ist Vorreiter für intelligente Veterinärmedizin in Deutschland – wir gestalten die Tierarztpraxis auf eine innovative, personalisierte und bequeme Art, um so eine bessere Erfahrung für Haustiere, Tierhalter:innen und Tiermediziner:innen zu schaffen.

Required profile

Experience

Level of experience: Senior (5-10 years)
Industry :
Veterinary
Spoken language(s):
German
Check out the description to know which languages are mandatory.

Hard Skills

Change ManagementOperational ExcellenceProject ManagementProcess DesignAudit ManagementStandard Operating ProcedureInternal DocumentationPatient PreparationTraining Programs ManagementOperational EfficiencyUser Experience (UX)Process Improvement

Other Skills

  • Self-Motivation
  • Communication
  • Analytical Thinking
  • Empathy
Are you interested?

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