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Coordonnateur.trice au service à la clientèle

72% Flex
Remote: 
Full Remote
Contract: 
Salary: 
67 - 67K yearly
Experience: 
Mid-level (2-5 years)
Work from: 

Offer summary

Qualifications:

College diploma or relevant training, Minimum 3 years experience in administration, customer service or coordination, Fluency in spoken and written English required, Familiarity with CRM software and project management tools, Ability to prioritize tasks for profitability and customer service.

Key responsabilities:

  • Coordinate training activities and events with clients and internal teams
  • Manage requests for information and support community satisfaction
  • Prepare annual calendars, coordinate marketing initiatives and maintain effective communication between departments
  • Maintain impeccable document filing and support client activities
  • Handle multiple projects simultaneously with tight deadlines and unforeseen challenges
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Halotalent - Recrutement numérique & technos RH

Job description

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Your missions

Nous sommes à la recherche d'un.e Coordinateur.trice du service à la clientèle pour rejoindre Nova Global, une entreprise basée au Québec et spécialisée dans le développement personnel et professionnel. Depuis 2006, Nova Global offre des outils psychométriques, des formations et des services-conseils dans plus de 14 pays, aidant ainsi les organisations à optimiser leur efficacité. En tant que coordonnateur.trice du service à la clientèle, vous serez responsable de la gestion des activités de formation et des événements, en assurant un suivi rigoureux avec les clients et en collaborant étroitement avec les équipes internes. Vous jouerez un rôle essentiel dans la satisfaction des clients et la réussite des projets en garantissant une communication fluide et une organisation impeccable.



SUPPORT AUX VENTES

Vous assurez la coordination des mandats liés aux services vendus et offrez un support dans la gestion des projets internes :

  • Saisir les données récoltées au sein de divers événements dans le CRM et le logiciel de gestion de projets.

  • Préparer, rédiger, vérifier, éditer et regrouper divers documents.

  • Offrir un support dans la coordination de certains projets internes.

  • Coordonner les mandats liés aux services vendus (certifications, formations, ateliers) et leur assignation aux expert.es externes.

  • Envoyer des questionnaires NOVA aux clients et gérer les communications avec les formateurs.trices.



SERVICE CLIENT

Vous gérez les demandes d'informations courantes et soutenez la communauté NOVA en assurant la satisfaction et la fidélisation des clients :

  • Gérer et filtrer les demandes d’informations courantes adressées aux départements des ventes et du service client.

  • Soutenir et accompagner la communauté NOVA sur le LMS et les boutiques en ligne au besoin.

  • Commander, envoyer et suivre les fournitures de matériel pédagogique et promotionnel à la communauté.

  • Devenir le binôme de la Responsable relation client dans l’exécution de ses tâches au service client.



ADMINISTRATION

Vous préparez les calendriers annuels et coordonnez les initiatives marketing en assurant une communication efficace entre les départements :

  • Préparer des calendriers annuels (rdv mensuels, workshops, certifications etc.) en collaboration avec le département formation.

  • Créer, coordonner et rédiger des infolettres dans le CRM pour souligner les événements et promotions en cours.

  • Mettre à jour, implanter, déployer le matériel pédagogique sur le LMS et certains textes du site Web.

  • Récolter les fiches, profils et articles de blog de la communauté NOVA pour le site Web.

  • Assurer une communication fluide et une collaboration hors-pair avec la direction et les ressources des départements de ventes, formation et relation client.

  • Maintenir un classement impeccable des documents dans le Sharepoint.




Compétences recherchées :

  • Communication orale

  • Sens des responsabilités

  • Diplomatie

  • Polyvalence

  • Autonomie

  • Sens de l’organisation

  • Gestion du stress

  • Écoute


Requis (expérience et qualification, langue) :

  • Connaissance et intérêt pour la mission Nova, certification à obtenir si non déjà certifié.

  • Diplôme collégial ou formation dans un domaine pertinent.

  • Minimum de 3 ans d'expérience en administration, service à la clientèle, ou coordination.

  • Bonne connaissance de l’anglais oral et écrit (il peut y avoir des clients anglophones).

  • Être en mesure de se déplacer au besoin.

  • Bonne connaissance des logiciels de gestion de projets (CRM).

  • Aisance avec la technologie.



Défis du poste :

  • Gérer plusieurs projets à la fois avec des délais serrés et imprévus fréquents.

  • Faire preuve de courtoisie, patience, efficacité, et rigueur.

  • S'adapter rapidement et être flexible.

  • Prioriser les tâches pour maximiser la rentabilité et le service client.

  • Développer et entretenir des relations interpersonnelles saines.

  • Identifier les domaines d'amélioration et développer des meilleures pratiques.



Réalisations récentes :

  • Présentation réussie d'un diagnostic organisationnel en janvier.

  • Organisation et coordination de congrès et salons à grande échelle.



Conditions de travail :

  • Télétravail avec présence requise lors des événements d'équipe annuels.

  • 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

  • Salaire compétitif de 30$/h à 34$/h, soit environ 58 240$/an (32$/h), selon expérience.

  • 4 semaines de vacances dès la première année.

  • Budget de formation annuel.

  • Prime cellulaire/internet mensuelle.

  • Matériel informatique fourni.




Écosystème technologique et systèmes informatiques utilisés :

  • Utilisation du Portail Nova.

  • Système de gestion de l'apprentissage (LMS) pour les formations en ligne.

  • Gestion et mises à jour de deux sites web via WordPress, navigation dans le back-end.

  • Gestion des relations clients avec Hubspot (CRM).

  • Coordination et suivi des projets avec Asana.

  • Utilisation de la suite Office pour diverses tâches administratives et de communication.


Required profile

Experience

Level of experience: Mid-level (2-5 years)
Spoken language(s):
French
Check out the description to know which languages are mandatory.

Soft Skills

  • verbal-communication-skills
  • calmness-under-pressure
  • Detail-Oriented
  • Organizational Skills
  • administrative-functions
  • microsoft-office
  • physical-flexibility