Offer summary

Qualifications:

Experience in bookkeeping or accounting is preferred., Strong organizational skills and attention to detail are essential., Proficiency in using accounting software and managing customer data is required., Good communication skills for customer interaction are necessary..

Key responsibilities:

Manage customer data and invoicing in the accounting system.

Ensure proper documentation and management of relevant contracts and authorizations.

Create and send invoices, monitor payment receipts, and set up automatic sending rules.

Communicate with customers regarding inquiries about invoices or bookings.

Job description

Die Discover DX GmbH ist eine auf lokales SEO spezialisierte Agentur mit Sitz in Berlin. Unter der Marke "BookedoutDentist" unterstützen wir Zahnarztpraxen im deutschsprachigen Raum dabei, im Internet sichtbarer zu werden und dadurch mehr neue Patienten zu gewinnen.

Um weiter zu wachsen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und zuverlässige Person, die uns als Assistenz v. a. im Bereich vorbereitende Buchhaltung und Rechnungsstellung unterstützt. Der Umfang beträgt zu Beginn ca. 7-10 Stunden/Woche und kann im Laufe der Zusammenarbeit erhöht werden, mit der Übernahme von weiteren Assistenzaufgaben.

Die Arbeitszeiten sind flexibel im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten (zwischen 08:00 und 18:00 Uhr), idealerweise kannst du uns jedoch an 5 Tagen die Woche für jeweils ca. 1-2 Stunden unterstützen. Mindestens solltest du an 3 Tagen/Woche (Mo., Mi., Fr.) verfügbar sein.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Deine Aufgaben

Kundendaten- und Rechnungsverwaltung: Anlage und Pflege der Kundendaten in unserem System und in unserem Rechnungsprogramm unter Berücksichtigung spezifischer Leistungszeiträume und Zahlungsmodalitäten.
Dokumentenmanagement: Ordnungsgemäße Ablage und Verwaltung relevanter Dokumente wie Verträgen und Einzugsermächtigungen.
Rechnungserstellung und -verfolgung: Erstellung und Versand von Rechnungen, Einrichtung von Regeln für den automatischen Versand, Überwachung von Zahlungseingängen.
Kundenbetreuung: Beantwortung von Kundenanfragen zu Rechnungen oder Buchungen; Kommunikation mit Kunden bei Unklarheiten oder unvollständigen Daten.
Datenpflege und -aktualisierung: Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Kundendaten und Vertragskonditionen in unserer Abrechnungssoftware.
Team-Kommunikation: Regelmäßiger Austausch mit dem Sales- und Operations-Team, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Allgemeine Assistenzaufgaben: Je nach Bedarf weitere Unterstützung der Geschäftsführung.

Mittelfristige Entwicklungsmöglichkeiten:

Prozessmanagement: Dokumentation und stetige Optimierung der bestehenden Prozesse.
Prozessautomatisierung: Identifizierung von Möglichkeiten zur Automatisierung von Abläufen zur Steigerung der Effizienz.

Wir bieten:

Eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Team
Ein offenes und wertschätzendes Arbeitsklima, das Vielfalt und Chancengleichheit fördert
Flexible Arbeitszeiten und Arbeit im Home Office von (fast) jedem Standort aus
Gezielte Einarbeitung und individuelle Förderung deiner Fähigkeiten
Langfristige Perspektiven und Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens
Leistungsgerechte Vergütung

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