Office Manager at Spacewell

Ben jij een organisatietalent die houdt van structuur, aanpakken én mensen helpen? Word jij blij van een kantoor dat tot in de puntjes geregeld is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Wij zoeken een proactieve en gestructureerde Office Manager die het dagelijks reilen en zeilen op kantoor organiseert en optimaliseert. Jij zorgt ervoor dat alles klopt – van goed gevulde koffiemachines tot perfect geplande vergaderingen – zodat collega’s zich kunnen richten op hun werk.

Kantoorbeheer & Faciliteiten

• Je coördineert schoonmaak en catering, en houdt het kantoor, keuken en vergaderruimtes representatief.
• Je zorgt voor goed werkende koffiemachines, een schone vaatwasser en een schone keuken.
• Je onderhoudt contact met de pandbeheerder en voert klein onderhoud zelf uit.
• Je verzorgt de postverwerking, het voorraadbeheer van kantoorartikelen en boodschappen.
• Je ontvangt gasten, cursisten en klanten met een glimlach.
• Je bent BHV’er (of bereid dat te worden).

Wagenparkbeheer

Je ondersteunt de wagenparkbeheerder met taken zoals;

• Je ondersteunt de wagenparkbeheerder bij het contact met leasemaatschappijen en medewerkers.
• Je helpt bij de administratieve verwerking van het wagenpark (ca. 60 voertuigen).
• Je verzamelt informatie voor offertes en stemt deze af met collega’s.
• Je ondersteunt bij de planning rondom de inname, schouwing en schoonmaak van leaseauto’s.

Algemene ondersteuning

• Je bent het aanspreekpunt voor collega’s met praktische vragen.
• Je regelt externe vergaderruimtes, organiseert events en teamuitjes, en zorgt voor attenties bij ziekte of geboortes.
• Je ondersteunt bij in- en uitstroom van personeel.

Finance ondersteuning

• Je maakt inkooporders aan voor verschillende afdelingen.
• Je verwerkt en keurt facturen, declaraties en creditcardbetalingen goed in Netsuite.
• Je beheert leveranciersgegevens en handelt vragen over facturen af.
• Je hebt affiniteit met financiële processen en bent geïnteresseerd om je hierin te ontwikkelen.

IT-ondersteuning

• Je beheert de uitgifte en inname van laptops en telefoons.
• Je houdt het IT-inventaris up-to-date in ons systeem.
• Je bent contactpersoon voor onze simkaartleverancier en het eerste aanspreekpunt voor IT-zaken op locatie, zoals WiFi en Aircall (telefooncentrale).

Wat neem jij mee?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en minimaal 3 jaar relevante ervaring.
• Je bent georganiseerd, proactief en zelfstandig.
• Je communiceert helder, denkt in oplossingen en schakelt makkelijk tussen taken.
• Je houdt van aanpakken en behoudt rust, ook als het druk is.
• Je beheerst de Engelse taal.
• Je bent in staat om min. 4 dagen aanwezig te zijn op ons kantoor in Arnhem.

Wat bieden wij jou?

Je ontvangt een salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden passend bij jouw ervaring (zoals pensioen), 28 vakantiedagen per jaar en een netto thuiswerkvergoeding van €50,- per maand.