Coordinator, Human Resources/Coordonnateur, Resources Humaines

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Coordinator, Human Resources

Group:              Human Resources

Reports to:       Director, Human Resources

Location:          WADA Headquarters, Montreal, Canada 

Posting deadline: 11 July 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA’s primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

The HR Coordinator plays a central role in supporting the smooth functioning of Human Resources operations at WADA. This position ensures continuity, accuracy, and responsiveness in both internal HR services and broader organizational support. In the absence of this role, critical administrative tasks, communication channels, and financial coordination processes are at risk of being delayed, mishandled, or falling through the cracks—directly impacting employee experience, compliance, and the efficiency of the HR team

KEY RESPONSIBILITIES

• HR Inbox Management
  Manages the HR inbox, responds to employee queries, addresses routine requests, and redirects questions to appropriate HR team members or departments.
  
• HRIS & SharePoint Super User
  Acts as the super user for BambooHR and SharePoint, ensuring all HR documents, templates, and internal resources are updated and accessible.
  
• Data Audits & Confidentiality
  Conducts regular audits to verify data accuracy, ensure confidentiality, and maintain HRIS security, in collaboration with CSS, IT, and the HR team.
  
• HR Communications & Annual Planning
  Maintains the HR department’s annual calendar of internal reminders and collaborates with the Coordinator, Corporate Services and Sustainability to ensure timely contributions to the WADA Community News.
  
• Leadership Report Coordination
  Oversees the production and upkeep of the Leadership Report in collaboration with the HR team.
• HR Financial Administration
  Manages HR-related financial tasks including preparation and tracking of purchase orders and invoices in Business Central (BC), reconciliation of the HRD corporate credit card, and processing of per diem and expense claims. Coordinates closely with the Finance team.
  
• Organizational Charts & Bilingual Title Management
  Ensures organizational charts are kept up to date and posted promptly. Verifies all job titles in both French and English within the HRIS to maintain consistency and compliance.
• Coordinates Onboarding and Offboarding activities
  Coordinates schedules and meetings for new hires while tracking and liaising with IT and Office Operations (CSS) to ensure efficient delivery and retrieval of WADA welcome gifts and IT equipment.
  
• Project and Team Support
  Provides coordination and administrative support on various HR projects and undertakes additional responsibilities as delegated by the HR Director.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Minimum of five (5) years of experience in a Human Resources Coordinator role or in a similar administrative support position;
• Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook), SharePoint, and Microsoft Teams;
• Demonstrated ability to handle sensitive information with the highest level of confidentiality, tact, and discretion;
• Proven initiative, resourcefulness, and ability to work independently with minimal supervision;
• Strong planning, organizational, and problem-solving skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines;
• High level of accuracy and efficiency in completing tasks; able to work well under pressure in a fast-paced environment;
• Exceptional attention to detail, a critical requirement for success in this role;
• Excellent oral and written communication skills in one of the two official languages (English or French), with a strong working knowledge of the other. Ability to translate documents from English to French is required;
  
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness, Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA’s vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.  

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees – current and future – that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Coordonnateur, Resources Humaines

Groupe:      Ressources Humaines

Supérieur:  Directrice, Ressources Humaines

Lieu:            Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

 Date limite de candidature: 11 juillet 2025

QUI SOMMES-NOUS 

L’Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu’agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.  En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l’AMA est de développer, d’harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l’éducation; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Le coordonnateur des ressources humaines joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement des opérations des ressources humaines à l'AMA. Ce poste assure la continuité, la précision et la réactivité des services RH internes et du soutien organisationnel plus large. En l'absence de ce rôle, les tâches administratives essentielles, les canaux de communication et les processus de coordination financière critiques risquent d'être retardés, mal gérés ou négligés, ce qui a un impact direct sur l'expérience des employés, la conformité et l'efficacité de l'équipe des RH.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

• Gestion de la boîte de réception RH
  Gère la boîte de réception RH, répond aux questions des employés, traite les demandes courantes et redirige les questions vers les membres de l'équipe ou les départements appropriés.
• Super utilisateur SIRH & SharePoint
  Agit en tant que super utilisateur pour BambooHR et SharePoint, en veillant à ce que tous les documents, modèles et ressources internes des RH soient mis à jour et accessibles.
• Audits & Confidentialité des données
  Effectue des audits réguliers pour vérifier l'exactitude des données, assurer la confidentialité et maintenir la sécurité du SIRH, en collaboration avec le SCDD, TI et l'équipe RH.
• Communications RH & Planification annuelle
  Tient à jour le calendrier annuel des rappels internes du département RH et collabore avec le coordonnateur, services corporatifs et développement durable afin d'assurer des contributions ponctuelles a l’infolettre communautaire de l'AMA.
• Coordination du rapport de leadership
  Supervise la production et la mise à jour du rapport de leadership en collaboration avec l'équipe RH.
• Administration financière RH
  Gère les tâches financières liées aux ressources humaines, notamment la préparation et le suivi des bons de commande et des factures dans Business Central (BC), la réconciliation de la carte de crédit de la DRH et le traitement des indemnités journalières et des notes de frais. Coordonne étroitement avec l'équipe des finances.
• Organigrammes & Gestion des titres bilingues
  Veille à ce que les organigrammes soient tenus à jour et affichés rapidement. Vérifie tous les titres de postes en français et en anglais dans le SIRH afin de maintenir la cohérence et la conformité.
• Coordonner les activités d'intégration et de départ
  Coordonner les horaires et les réunions pour les nouveaux employés tout en assurant le suivi et la liaison avec l’équipe TI et les services corporatifs (SCDD) pour garantir une livraison et une récupération efficaces des cadeaux de bienvenue de l'AMA et de l'équipement informatique.
• Soutien aux projets et a l'équipe
  Assurer la coordination et le soutien administratif de divers projets RH et assumer d'autres responsabilités déléguées par la directrice des ressources humaines.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un rôle de coordonnateur des ressources humaines ou dans un poste de soutien administratif similaire;
• Maîtrise avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook), de SharePoint et de Microsoft Teams.
• Capacité avérée à traiter des informations sensibles avec le plus haut niveau de confidentialité, de tact et de discrétion;
• Esprit d’initiative, débrouillardise et capacité à travailler de manière indépendante avec un minimum de surveillance;
• Solides compétences en matière de planification, d'organisation et de résolution de problèmes, avec la capacité de gérer des priorités multiples et de respecter les délais;
• Haut niveau de précision et d'efficacité dans l'accomplissement des tâches; capacité à travailler sous pression dans un environnement en évolution rapide;
• Une attention exceptionnelle aux détails, une exigence essentielle pour réussir dans ce rôle;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite dans l'une des deux langues officielles (anglais ou français), avec une solide connaissance pratique de l'autre. La capacité de traduire des documents de l'anglais au français est requise;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d’équipe, esprit d’équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l’AMA : intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.
  

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. 

À propos de nous: Le bureau principal de L’AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l’Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés – actuels et futurs – qui, en tant qu’équipe mondiale, s’efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L’AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.