Coding/Classification Specialist – NACRS CODER – Temporary Full-Time (1.0) (until September 30, 2026)/ Spécialiste en codification/classification– programmation du SNISA – Poste temporaire à temps plein (1,0) (jusqu'à septembre 30, 2026)

Compensation Pay Range:

Job Description:

Please Note: If you are a current CHEO employee with access to Workday, please apply to this posting via the Workday application as an internal applicant using the Jobs Hub.

To successfully apply for this position, please submit your application by 11:59 pm the day before the advertised closing date in the posting to ensure your application is received. 

Ottawa is built on un-ceded Algonquin Anishinabek territory. The peoples of the Algonquin Anishinabek Nation have lived on this territory for millennia and we honour them and this land. Their culture and presence have nurtured and continue to nurture this land. CHEO also honours all First Nations, Inuit and Métis peoples and their valuable past and present contributions to this land.

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to more than 6,500 staff, clinicians, scientists and researchers, as well as volunteers – all of whom work together to help children and youth achieve their best lives. Within its own walls and through partnerships with community providers, CHEO has transformed from a 20th century acute care hospital into a 21st century integrated child and youth health system. Ranked in the top 1% of Canadian hospitals for the digitization of its clinical infrastructure, CHEO combines excellence in clinical care, research, and education to advance seamless care that’s provided where, when, and how it is needed. CHEO’s Research Institute is dedicated to world-class clinical, translational, and basic science research covering a wide range of children’s health concerns. CHEO has been named Canada’s best health-care employer by Forbes in 2024 and 2025 and is ranked second among Canadian hospitals on its list of Canada’s Best Employers for multiple consecutive years. For the 14th consecutive year in a row, the editors of Canada's Top 100 Employers has recognized CHEO as a top employer in the National Capital Region. Every year CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, western Quebec, Nunavut and Northern Ontario.

POSITION SUMMARY

Under the supervision of the Manager of Health Records the NACRS Coder analyses, codes and abstracts Ambulatory Care Visits.   Such encounters include Emergency, Surgical Day Care and Outpatient Clinics visits as per the National Ambulatory Care Reporting Standard (NACRS).

• Quantitatively and qualitatively analyze the treatment record of each Ambulatory visit for completeness and accuracy to ensure that the documentation meets provincial, CIHI, Accreditation and Hospital Requirements.
• Maintain minimum coding output standards as determined by Coding group in consultation with the Manager and the Director, in order to meet hospital and Ministry Reporting deadlines.
• Review the NACRS encounter for the purpose of coding diagnoses, complications, procedures and other required information to satisfy CIHI, MOH and CHEO requirements.
• Extract and summarize pertinent data from the NACRS record and electronically abstract this data for use in the assessment of resource utilization and reporting to MOH.
• Participate in data quality exercises and meetings, the formulation of current coding lists and coding discrepancy identification and resolution.
• Communicate with physicians, nurses and paramedical staff to ensure timely, accurate completion of the record and ensure comprehensive data capture.
• Participate in the development and implementation of departmental policies to ensure data is gathered and tracked efficiently.
• Assist with education of Health Records personnel and instruct and evaluate students’ practice related to NACRS coder position functions

QUALIFICATIONS

• Police Record Check (PRC) (Essential)
• Graduate of an approved Health Information Management program (Essential)
• Certification as a Health Information Management Professional (CHIMA) (Preferred)
• Three years of recent related experience (exp in ICD coding, computerized abstracting and use of related abstracting software report writer tools (Preferred)          
• General computer knowledge (WinRecs, Word, Excel, email exp is an asset) (Essential)
• Attention to detail and the ability to concentrate for long periods of time (Essential)
• Ability to organize and prioritize work according to corporate and program goals (Essential)
• Ability to work effectively in a team environment and individually (Essential)
• Bilingualism (English/French) (Preferred)

*Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU). Please note that this position will be based out of Ottawa. Please note that location may be subject to change at any time at the discretion of the employer. All OPSEU members shall be granted an interview upon passing the pre-screening.  Pre-screening might include testing.

Effective March 29, 2021, CHEO will conduct a more comprehensive pre-screening and evaluation process.  This process may include more varied and multidimensional testing such as a written test, practical exam, or other assessment. All candidates who meet the essential and preferred qualifications may be tested.
 

Bilingualism (French/English) will be validated by a language proficiency assessment conducted by a third party provider. Candidates will be required to meet the minimum linguistic profile prior to the date of hire.    

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

CHEO is committed to providing a safe environment for staff, patients, and visitors. Consistent with that commitment, all applicants must be fully vaccinated against COVID-19 to be considered for any staff or volunteer opportunities. Applicants are also strongly encouraged to receive their COVID-19 booster shots when eligible to protect against the spread of COVID-19. Upon hiring, presentation of government issued documentation confirming full vaccination must be provided, or presentation of supporting documentation of a valid medical contraindication or other reasonable consideration pursuant to the Ontario Human Rights Code.

Veuillez noter : si vous êtes actuellement un employé du CHEO ayant accès à Workday, veuillez postuler à cette offre via l'application Workday en tant que candidat interne.

Veuillez noter : pour postuler avec succès à ce poste, veuillez soumettre votre candidature avant 23 h 59 la veille de la date de clôture annoncée dans l'affichage pour vous assurer que votre candidature est reçue.

Ottawa est bâtie sur un territoire non cédé du peuple anichinabé algonquin. Les Anichinabés vivent sur ce territoire depuis des millénaires. Nous leur rendons hommage, ainsi qu’à ce territoire. Leur culture et leur présence ont enrichi le territoire et continuent de l’enrichir. Le CHEO rend également hommage à l’ensemble des Premières Nations, des Inuit et des Métis, de même qu’à leurs précieuses contributions, passées et présentes, à ce territoire.

CHEO est l'un des rares chefs mondiaux en matière de santé pédiatrique et compte plus de 6 500 employés, cliniciens, scientifiques et chercheurs, ainsi que des bénévoles, qui travaillent tous ensemble pour aider les enfants et les adolescents à mener la meilleure vie possible. Au sein de ses propres murs et grâce à des partenariats avec des fournisseurs communautaires, le CHEO est passé d’un hôpital de soins actifs du 20e siècle à un système de santé intégré du 21e siècle pour enfants et jeunes. Classé dans le premier un pour cent des hôpitaux canadiens pour la numérisation de son infrastructure clinique, le CHEO combine l’excellence dans les soins cliniques, la recherche et l’éducation pour faire progresser les soins sans discontinuité là où ils sont nécessaires, et ce, de manière et aux endroits appropriés. L'Institut de recherche du CHEO se consacre à la recherche clinique, translationnelle et fondamentale de classe mondiale couvrant une vaste gamme de problèmes de santé des enfants. CHEO a été nommé meilleur employeur en soins de santé au Canada par Forbes en 2024 et 2025, et s'est classé deuxième parmi les hôpitaux canadiens sur la liste des meilleurs employeurs au Canada pendant plusieurs années consécutives. Pour la 14ème année consécutive, les rédacteurs du Canada's Top 100 Employers ont reconnu le CHEO comme l’un des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale. Chaque année, le CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l’est de l’Ontario, de l’ouest du Québec, du Nunavut et du nord de l’Ontario.

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Relevant de Gestionnaire, Archives médicales le programmeur ou la programmeuse du SNISA analyse, encode et effectue l’abstraction des consultations en soins ambulatoires. Cela comprend les consultations à la salle d’urgence, aux soins chirurgicaux de jour et aux cliniques externes conformément aux normes du Système national d'information sur les soins ambulatoires (SNISA).

• Mener des analyses quantitatives et qualitatives du dossier de traitement de chaque consultation ambulatoire afin de vérifier s’il est complet et exact conformément aux exigences de la Province, de l’ICIS, des organismes d’agrément et de l’Hôpital.
• Maintenir des normes minimales d’encodage en suivant les déterminations du groupe d’encodage et en consultant la gestionnaire et la directrice, de manière à respecter les délais de production de rapports fixés par l’Hôpital et par le Ministère.
• Examiner le dossier SNISA de la consultation afin d’encoder les diagnostics, les complications, les procédures et autres données requises conformément aux exigences de l’ICIS, du ministère de la Santé et du CHEO.
• Effectuer l’extraction et l’abstraction des données pertinentes du dossier SNISA et produire un sommaire électronique de ces renseignements afin d’évaluer l’utilisation des ressources et de produire les rapports requis par le ministère de la Santé.
• Participer à des activités et à des réunions portant sur la qualité des données, sur l’élaboration de listes de codes à jour et sur la détermination et la résolution des écarts dans les codes.
• Communiquer avec les médecins, les infirmières et le personnel paramédical pour produire des dossiers exacts dans les délais requis et pour veiller à saisir toutes les données nécessaires.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de politiques pour le Service afin que les données soient recueillies et suivies de manière efficace.
• Contribuer à l’éducation du personnel du Service des dossiers médicaux; former les étudiants et évaluer leur rendement en fonction des tâches du poste de programmeur ou programmeuse du SNISA.

QUALIFICATIONS

• Un formulaire de vérification du casier judiciaire (VCJ) (Essentiel)
• Diplôme d’un programme de gestion de l’information sur la santé approuvé (Essentiel)
• Certification en tant que professionnel de la gestion de l’information sur la santé (Préférable)
• Expérience récente de trois ans (particulièrement en code de la CIM, en abstraction informatique et en logiciels de production de rapports à partir d’abstractions) (Préférable)
• Connaissance informatique générale (WinRecs, Word, Excel, courriel constitue des atouts) (Essentiel)
• Attention aux détails et capacité de se concentrer pendant de longues périodes (Essentiel)
• Capacité d’organiser le travail et d’établir des priorités selon les objectifs de l’Hôpital et des programmes (Essentiel)
• Capacité de travailler efficacement individuellement et en équipe (Essentiel)
• Bilinguisme (français et anglais) (Préférable)

*Veuillez noter que vous serez représenté(e) par le Syndicat des employées et employés de la fonction publique de l’Ontario (SEFPO). Veuillez noter que ce poste sera basé à Ottawa. Veuillez noter que l’emplacement pourrait être modifié en tout temps à la discrétion de l’employeur. Tous les membres de OPSEU serront accorder une entrevue après avoir passé la présélection.  La présélection peut comprendre des tests.

À partir du 29 mars 2021, CHEO mènera un processus de présélection et d'évaluation plus complet.  Ce processus peut comprendre des tests plus variés et multidimensionnels tels qu'un test écrit, un examen pratique ou une autre évaluation. Tous les candidats qui satisfont aux qualifications essentielles et préférées peuvent être testés.

La validation du bilinguisme (français-anglais) se fera au moyen d’une évaluation des compétences linguistiques menée par un fournisseur externe. Les candidats devront satisfaire au profil linguistique minimum de leur poste avant la date d’embauche.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines à TalentAcquisition@cheo.on.ca. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation resteront confidentiels et seront traités conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

CHEO s’engage à offrir un environnement sécuritaire au personnel, aux patients et aux visiteurs. Conformément à cet engagement, tous les candidats doivent être entièrement vaccinés contre la COVID-19 pour être considérés comme des candidats pour tout emploi de personnel ou de bénévole. Les candidats sont également fortement encouragés à recevoir leurs doses de rappel contre la COVID-19 lorsqu’ils sont admissibles pour éviter la propagation de COVID-19. Lors de l’embauche, la présentation de documents gouvernementaux confirmant la vaccination complète doit être fournie, ou la présentation de documents justificatifs d’une contre-indication médicale valide ou d’une autre considération raisonnable en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario.

Please note you will be represented by the Ontario Public Service Employees Union (OPSEU).

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at TalentAcquisition@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.