Bajo la supervisión del Gerente General o líder equivalente, es responsable de la administración rutinaria de la oficina, compras, cotizaciones, gestión de proveedores y suministros, además de asegurar el buen estado de las instalaciones administrativas.

Esta es una posicion presencial en las oficinas ubicadas en  Bodega 8A - Av. Los Valles 225, 8D / 9B, 9060000 Pudahuel, Región Metropolitana, Chile

Responsabilidades

Suporte al área de Ventas

• Apoyo con la gestión de agenda, confirmación de reunión y visitas a clientes.

• Coordinación de eventos internos y externos, incluyendo la planeación bajo el lineamiento del BD Manager, cotizaciones con proveedores, invitación a los asistentes y logística del evento.

• Compra y control de stock de los materiales de Marketing como brochures y materiales promocionales.

Compras y Gestión de Proveedores

• Supervisión de la limpieza del facility y áreas administrativas, revisión de plantillas segundo a los procedimientos internos de la compañía, además de gestionar el personal y todos los temas relacionados a la empresa externa de aseo.

• Realizar cotizaciones generales según requerimiento de las áreas y de acuerdo con la política de la empresa.

• Elaboración de Órdenes de Compras y gestionar el registro de nuevos proveedores solicitado por los líderes de áreas.

• Realizar el control local de compras y stock de material general de oficina y cafetería.

• A cargo de la compra anual de uniformes y EPPs y distribución al personal alineado con RRHH.

Coordinaciones:

• Coordinación de Transporte (Bus de Acercamiento) de los empleados de World Courier. Mantener contacto con la empresa externa y las necesidades operativas, así como asegurar que estamos pagando por un precio adecuado por el servicio brindado.

• Apoyo al área de Seguridad e Higiene, gestionando las capacitaciones y simulaciones requeridas, así como la compra de suministros sugeridos por el consultor externo.

• Coordinación de los ingresos y salidas de personal externo. Contacto directo con la administración del condominio para acceder a las instalaciones y realizar solicitudes generales.

• Encargada de gestionar el proveedor de soporte de TI que brindará servicios en las instalaciones de World Courier, así como su asistencia en la oficina, asegurando la actualización continua del inventario de equipos y suministros de informática y celulares.

• Responsable por la asignación de equipos y periféricos a nuevos empleados bajo la solicitud de los gerentes y alineado con el equipo de TI global.

• Alienado con el Facility Supervisor, es responsable por gestionar los arreglos generales, mantenimiento y la coordinación con proveedores (filtro de agua, termos y calefón, ambientadores baños, cielo americano, pinturas, reparación de murallas, puertas, manillas, gasfitería e iluminación)

• Coordinación de los procesos de reciclaje, control, y recepción de información mensual. Coordinación de retiro de Basura.

• Recibir a los visitantes de otras oficinas de World Courier o clientes, proporcionando todo el apoyo necesario durante sus viajes (logística y administrativo).

• Coordina eventos internos (reuniones, capacitaciones, seminarios; almuerzos y cenas de negocios) y celebraciones especiales.

• Responsable de la coordinación y recepción de la entrega de suministros, paquetes, así como organizar la solicitud y servicios requeridos de Motoboy con las distintas áreas.

• Apoyo en actividades generales a la Gerencia General, Finanzas y RRHH, así como proyectos adicionales solicitados por el supervisor directo.

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Educación

• Experiencia de al menos 4 años en cargos similares.

• Graduación o capacitación técnica en el área es considerado un diferencial.

Conocimientos & Habilidades

Capacidad para trabajar de forma autónoma y con múltiples tareas. Sólidas habilidades interpersonales y de comunicación. Ser capaz de tomar iniciativas y resolver problemas cumpliendo con las políticas de la empresa. Habilidades de gestión del tiempo. Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle. Conocimiento avanzado con el paquete de Microsoft Office, incluidos Word, Excel y Outlook. Dominio del inglés es un diferencial.

Ambiente Laboral

Las características del entorno de trabajo descritas aquí son representativas de los encuentros asociados mientras se realizan las funciones esenciales de este trabajo. Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales

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