Offer summary

Qualifications:

Bac+2 minimum in Secretarial Studies, Executive Assistance, or Management Assistance., At least 3 years of experience in technical assistance or project coordination, preferably in an engineering company., Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) is mandatory., Ability to work in a team, demonstrate initiative, and maintain confidentiality. .

Key responsibilities:

Assist the Project Director with organizing meetings, managing agendas, and preparing presentation materials.

Handle logistics for project sites, including ordering office supplies and managing meeting room reservations.

Manage document reception, classification, and archiving for project documentation.

Support team members with processes and best practices related to document management systems.

Job description

Description de l'entreprise

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 20 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier. Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Description du poste

Dans le cadre du projet du métro automatique du Grand Paris Express, Egis assure les missions d'OPCG sur les 3 nouvelles lignes de métro : Ligne 15 Sud, Ligne 16 et Ligne 17 Nord.

Afin de renforcer nos équipes sur ce projet, EGIS recrute un Assistant de Projet.

Vous intervenez avec les interlocuteurs internes et externes pour contribuer au bon déroulement et à la réussite du projet. Vous participez aux missions d'assistanat auprès des équipes projet ainsi qu’en support aux équipes de production.

Vos missions principales, pour le groupement, seront les suivantes :

Assistanat de la Direction de Projet pour l’organisation de réunions/agendas, réservation de salles, diffusion de communications, organisation d’évènements ainsi que la mise en forme de supports de présentation/rendus, …
Accueil des collaborateurs et départs : suivi de commande du matériel informatique, des badges d’accès et des comptes utilisateurs, mise à jour de la liste du personnel, du tableau des congés, des listes de diffusion, …
Gestion des courriers (papier et dématérialisés, suivi et archivage sur la GED), réception des colis,
Utilisation régulière des outils du Groupe Egis (informatique, logistique, Rh…),
Gestion des déplacements : réservations, …
Gestion de la flotte de voitures de service : réservation de voiture sur le plateau projet, …
Gestion de la logistique du plateau projet et des sites chantier : commande et suivi de facturation des fournitures de bureaux, matériel informatiques, EPI, réservations de salles de réunion, demande et suivi de tickets informatiques

En tant que gestionnaire documentaire :

Réception (via courrier, courriel ou Lascom ou Docusign), Suivi, classement et archivage des documents projets .
Classement et archivage sur serveur interne.
Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonnes pratiques concernant utilisation de la GED (interne et projet)

Qualifications

De formation spécialisée en Secrétariat, Assistanat de Direction, Assistant Manager, niveau Bac+2 minimum, vous justifiez de 3 années minimum idéalement acquises en Assistanat technique, coordination de travaux ou société d'ingénierie.

Vous êtes une personne organisée, réactive, fiable et dynamique, rigoureuse, sachant faire preuve d'une certaine adaptabilité et de la souplesse, d'une capacité à prendre de multiples sujets, ainsi que d'une capacité à travailler en équipe.

La maitrise du pack office (Word, Excel, Outlook) est obligatoire.

Les systèmes documentaires utilisés sur les projets sont Lascom et Project Wise : des expériences ou au moins des envies d'apprendre sont requises pour la prise en main rapide du poste.

Vous avez également fait preuve d'esprit d'équipe, d'initiative et d'autonomie au cours de vos précédentes expériences.

Vous savez "rendre compte" tout en assurant la confidentialité des éléments portés à votre connaissance.

Ces missions vous intéressent ? Vous pensez répondre aux critères du poste ? N’hésitez pas… Postulez !

Informations complémentaires

Nous vous proposons :

De construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d’activités, nos métiers mais aussi nos projets

L'opportunité d'intégrer une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et de son engagement dans la transition énergétique, et d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant.

Des avantages grand groupe attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale (intéressement, participation) …

Engagement diversité
Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.

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