Responsable scolarité et planning

Leader mondial de l’éducation et de l’enseignement supérieur privé, Galileo Global Education recrute pour l’une de ses écoles ESG, à Bordeaux, en CDI, un responsable scolarité et planning.

Vous occupez un rôle essentiel dans l'organisation et de la mise en œuvre du calendrier scolaire de votre école. Vous êtes la clé de voute de l’école, vous êtes le garant de la communication et de la qualité des plannings de cours, mais aussi des documents et données transmises aux parties prenantes, qu’ils soient étudiants, parents, enseignants, institutionnels ou services internes du groupe.

Vous êtes également garant de la finalité et de la qualité du parcours étudiant.

Vos principales missions sont :
- Management de l’équipe scolarité et éventuellement des Chargés d’accueil, suivi de la charge de travail et organisation des réunions du service,
- Supervision de l'ensemble du processus lié à la scolarité et à la « vie dans l’école » : celui-ci allant de l'accueil des étudiants, au déploiement humain, logistique et administratif de l'organisation scolaire, y compris en ce qui concerne l’accompagnement des étudiants en situation de handicap et jusqu’à la mise à jour du règlement intérieur et du livret d'accueil, qu’il fait respecter au quotidien,
- Coordonner le calendrier scolaire et participer à l’ensemble des évènements de l’école : Salons, JPO, rentrée, examens, valider la conformité des documents, participer notamment aux conseils de classes, élection des délégués de classes, jurys, réunions de rentrées, conseils de discipline, rattrapages, diffusion des bulletins, cérémonie de remise des diplômes, certifications, lancement de la recherche des stages/alternance, job dating, journée d’accompagnement …,
- Coordonner, en lien avec le Responsable sécurité et le Directeur, à la bonne tenue des salles et à la conformité des éléments de sécurité dans les bâtiments (extincteurs, signalétique…) et organise en interne les exercices de sécurité obligatoires, ainsi que la remontée du personnel devant être formé aux premiers secours (SST) et à la sécurité mentale (PSSM),
- Accompagner l’équipe vers la maitrise des logiciels de planification indispensables à la création et à l’amélioration des emplois du temps, tout en gardant à l’esprit l’optimisation des salles mises à disposition par l’école, afin de minimiser les déplacements intersites,
- Veiller, en lien avec les admissions, à établir les listes fiables d’étudiants inscrits pour la rentrée, puis tout au long de l’année, et participe à  l’ensemble du processus de réinscription,
- Garant du bon suivi de l’assiduité et en ce sens veille également en lien avec l’équipe pédagogique et les relations entreprises, à faire toutes remontées nécessaires dans le but d’anticiper des plans d’actions (décrochage scolaire, difficultés avec l’entreprise accueillante…),
- Veiller au respect des données personnelles dans l’ensemble des processus dont vous avez la charge,
- Etre responsable de l’envoi des informations nécessaires à l’édition des contrats Enseignants (CDI, CDD, prestataires) au service RH et de la remontée des éléments variables de paie de l’équipe administrative et enseignante, et de toutes autres remontées RH/administrative auprès des services concernés.
- Suivre et mettre à jour les dossiers des intervenants vis-à-vis du rectorat et/ou assurer les liaisons académiques (documents obligatoires à récupérer, contrats à jour…),
- Analyse et remontée des réponses aux enquêtes obligatoires : insertion professionnelle, CVEC, SISE, SIFA et enquêtes de placements (suivi alumni),
- Participer aux enquêtes de satisfaction type Médalia/NPS, Mon expérience en cours…
- Peut être en charge du suivi administratif et financier des étudiants et en fonction de l’organisation de l’école et peut être amené à manager un Assistant administratif et financier (saisie des infos en CRM, rejets de prélèvements, recouvrement des sommes auprès des garants, suivi des dossiers contentieux en lien avec le service recouvrement siège, facturation de l’alternance…)

Profil recherché :
Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu’entreprise.    

Titulaire d’un Bac + 3/4 minimum, de formation de type généraliste ou équivalent, vous avez expérience sur un poste similaire d’au moins 3 à 5 ans.

Compétences :
Maîtrise ou connaissance de logiciels de gestion de la planification et du pack office,
La connaissance du secteur de l’enseignement supérieur et de l’alternance est un plus ;
Connaissance des bases de la législation du travail ;
Capacité à gérer les priorités et à s’adapter à des variations du rythme de travail ;
Bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse ;
Savoir faire preuve d’adaptation face aux différents publics et aux diverses situations ;
Compétences managériales (encadrement d’équipes)

Qualités :
Excellentes qualités humaines et relationnelles,
Sens aigu de l’organisation et de la planification,
Rigueur,
Sens du service client,
Adaptabilité et réactivité pour gérer les imprévus,
Diplomatie et fermeté
Discrétion

Salaire : 42 k € brut annuel (fixe + variable), en fonction du profil et de l’expérience.

Statut : Cadre

Adresse : 20 quai Lawton, Bordeaux

Avantages : Mutuelle, tickets restaurant, 50% transports, prime de participation, prime mobilité douce, CSE, 6 semaines de congés payés…

Process de recrutement : Vous serez amené.e à réaliser un jeu cognitif et ce afin de nous assurer que notre culture d’entreprise match avec vos valeurs et vos envies !