Spécialiste bilingue de la gestion des subventions / Bilingual Grant Management Specialist

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Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d’un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d’enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l’écosystème d’innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d’innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d’affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d’enseignement du Canada et de l’étranger, nous soutenons l’avènement d’une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain. 

Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web : https://www.mitacs.ca/fr-ca/carrieres/

Spécialiste bilingue de la gestion des subventions   

Service Prestation des services, équipe Administration des demandes et de l'octroi    

Sommaire du poste 
Relevant du chef ou de la cheffe d’équipe, Administration des subventions de recherche, la personne titulaire de ce poste est responsable de coordonner l’administration des subventions de recherche, de leur approbation jusqu’à l’achèvement du projet.  

  
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS  

Administration 
Assurer un niveau de qualité élevé et une attention exceptionnelle à l’égard de la clientèle tout au long du cycle de vie de l’administration des demandes et de l'octroi de tous les projets en : 

• examinant et en enregistrant tous les documents et informations requis pour confirmer l’admissibilité de la subvention jusqu’à son achèvement; 

• paramétrant la facturation pour les contributions du partenaire et en coordonnant le traitement en temps opportun auprès du service des finances; 

• gérant les changements du projet et les propositions révisées pour vérifier l’admissibilité des changements à la demande de la clientèle et des parties prenantes externes; 

• préparant et en passant en revue les lettres d’octroi, puis en les révisant ou en les approuvant, en traitant les lettres de demande de changement au projet et d’annulation de projet;  

• appliquant le financement du partenaire, en obtenant et en révisant les documents internationaux complémentaires, en confirmant les dates de début, en traitant les documents des nouvelles personnes stagiaires;  

• effectuant le suivi avec les personnes participantes pour nommer des stagiaires pour les unités, en appliquant les politiques de date de début et de fin et en répondant aux questions des personnes participantes au projet; 

• donnant des conseils et en offrant son aide aux parties prenantes externes en ce qui concerne l’administration de leur dossier de subvention et en répondant aux requêtes relatives aux programmes;  

• s’assurant de la remise des fonds à l’établissement d’enseignement dans les délais;  

• rédigeant divers types de correspondance s’adressant aux demandeuses et demandeurs/établissements d’enseignement aux différents stades des stages;  

• effectuant l’entrée de données, le classement électronique et l’archivage de données;  

• collaborant avec l’équipe de service et de soutien à la clientèle pour garantir une progression harmonieuse des tâches par l’entremise de flux de travail partagés; 

• maintenant les niveaux de service et les délais d’exécution pour des tâches spécifiques telles que définies dans les indicateurs de performance clés de notre service.  

• communiquant efficacement avec les bureaux administratifs de différents établissements d’enseignement, professeur·es superviseur·es, stagiaires et organisations partenaires. Proposant des solutions aux défis qui surgissent. 

 
Soutien offert au sein du service  

• Travailler en étroite collaboration avec d’autres membres du service Prestation des services ainsi que des membres d’autres services (p. ex. Finances, Développement des affaires) pour veiller à ce que les changements de procédures et l’atténuation des risques soient documentés et abordés pour faciliter une prestation et un traitement harmonieux des subventions.   

• Épauler les membres de l’équipe et les encadrer dans un environnement de collaboration.  

• Participer, ad hoc, aux initiatives du service pour soutenir d’autres équipes, programmes, services ou d’autres initiatives stratégiques en lien avec notre déploiement de la stratégie.  

• Autres tâches, au besoin. 

  
Rapports et conformité  

• S’assurer de la conformité aux ententes de financement et aux guides de programme.  

• Appuyer la coordination et la collecte de données pour divers rapports régionaux pertinents aux bailleurs de fonds.  

• Veiller à l’exactitude des données saisies dans nos systèmes.  

• Présenter des rapports précis et fournis à temps.  

• Collaborer étroitement avec le service Finances pour veiller à ce que la répartition du financement soit adéquate.  

• Réviser les ententes de recherche et les propositions pour s’assurer de leur conformité avec les politiques et les procédures propres au programme en question.  

Compétences et expérience  

• Éducation postsecondaire ou expérience de travail équivalente.   

• Expérience dans un poste en administration ou dans un environnement académique, souhaitée. 

• Expérience antérieure en résolution de problèmes indépendante et axée sur la clientèle.   

• Solides compétences en communication (écrite et orale), en français et en anglais.  

• Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à mener de front plusieurs tâches; souci du détail et précision indispensables.  

• Expérience en travail interfonctionnel avec plusieurs équipes et à différents niveaux dans une organisation.  

• Expérience de niveau intermédiaire à avancé avec la suite logicielle Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, tableaux croisés dynamiques).  

• Motivation intrinsèque et capacité à effectuer des tâches et à assumer des responsabilités de manière autonome.  

• Solides compétences relationnelles et en résolution de conflits et capacité à contribuer à une culture positive d’équipe et organisationnelle.  
• La connaissance de l’anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada 

Échelle d’embauche : 55 420 $ - 61 940 $

Transparence quant aux échelles d’embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l’échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l’échelle d’embauche.

L’échelle salariale est l’échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l’échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l’expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu’un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l’échelle salariale pour ce poste.

L’équité, la diversité et l’inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu’une main-d’œuvre composée d’individus présentant une diversité d’idées, de forces, de champs d’intérêt et d’origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement.

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Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada’s world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students’ on-the-job skills development, and strengthens Canada’s world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments, and academia, we support a new economy using Canada’s most valuable resource – its people. 

To get a better understanding of Mitacs and read the complete job description, please visit our website: https://www.mitacs.ca/careers/

Bilingual Grant Management Specialist   

Service Delivery Department, Application & Award Administration Teams    

Position Summary   
Reporting to the Team Lead, Application & Award Administration, this position is responsible for coordinating the administration of research grant applications and awards from the point of submission through completion of the project.  

  
KEY RESPONSIBILITIES  

Administration  
Maintain a high standard and exceptional client focus throughout the application and grant award administration lifecycle of all projects by: 

• Reviewing and logging all required documentation and ensuring that information is provided to confirm the eligibility of the grant through to completion 

• Setting up invoicing for partner contributions and coordinating timely processing with the Finance department 

• Managing project changes and revised proposals to ensure eligibility of changes upon request by clients/external stakeholders 

• Preparing and reviewing award letters, revising / authorizing award letters, processing project change request and cancellation letters.  

• Applying partner funding, collecting and reviewing supplemental international documentation, confirming start dates, reviewing and processing new intern documents.  

• Following up with participants to name interns to units, enforcing start and end date policies and responding to questions from project participants. 

• Providing guidance and assistance to external stakeholders regarding the administration of their grant file and responding to any inquiries regarding the relevant program.  

• Ensuring timely release of funds to academic institution.  

• Drafting various types of correspondence to applicants/academic institution at various stages of their internship(s).  

• Data entry, electronic filing, and data archiving.  

• Collaborating with the Client Service and Support team to ensure a smooth progression of tasks through shared workflows 

• Maintaining service levels and turnaround times for specific tasks as defined in our departmental key performance indicators  

• Communicating effectively with various academic institution research administrations, academic supervisors, interns and partner organizations, and offer solutions when challenges arise 

Departmental support  

• Work closely with other members of the Service Delivery department, as well as with members of other departments (e.g. Finance, Business Development) to ensure procedural changes and risk mitigations are documented and addressed to facilitate the smooth processing and delivery of grant awards.   

• Provide support and/or mentorship to other members of the team within a collaborative cultural environment  

• Participate, ad hoc, in departmental initiatives to support other teams, programs, departments or strategic initiatives that align with our strategy deployment.  

• Any other duties as required 

Reporting and compliance  

• Ensure compliance with funding agreements and program guides.  

• Assist in coordination and data collection for various relevant regional reports to funding agencies.  

• Ensure accuracy of data captured in our systems  

• Complete timely and accurate reporting.  

• Collaborate closely with the Finance department to ensure appropriate funding allocation is applied.  

• Review research agreements, and proposals to ensure compliance with policies and procedures for the specific program.  

Skills and experience  

• Post-secondary education or equivalent work experience   

• Experience in an administrative position and/or in academic setting is preferred 

• Proven track record of independent, client-centred problem solving   

• Strong communication skills (written and oral) in both French and English.  

• Excellent time management and multi-tasking skills; attention to detail and accuracy are essential.  

• Experience working across teams at various levels within an organization.  

• Intermediate-to-advanced level of experience with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, Pivot Tables).  

• Independently motivated, with the ability to take on and complete tasks and duties without immediate direction  

• Strong interpersonal and conflict resolution skills, with the ability to contribute to a positive team and organizational culture.

Hiring Range: $55,420 - $61,940

Hiring and Salary Range Transparency 

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.